略谈档案馆（室）的发展趋势

高楠

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

略谈档案馆（室）的发展趋势

高楠

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

作为信息社会的重要节点，档案馆（室）在当今社会的地位日益提高，其发展趋势自然引起人们的关注.从当前科技及社会发展步伐看，档案馆（室）正逐步向复合形态发展，这一发展趋势不仅对档案馆（室）的人员、设备提出新的要求，也使馆员素质、思想观念面临挑战.要实现档案馆（室）的跨越式发展，必须要有战略眼光，按科学规律办事，从而跟上历史的发展进程.

档案馆；信息社会；数字化

当前，我国档案事业正处于转型时期，一方面，计算机技术、数字化技术、网络技术大量融入档案馆（室）工作，另一方面是传统档案管理模式仍占有重要地位.我国正处于转型期，经济和技术的底子还恨薄，因此，档案馆（室）的发展模式，应该是复合型的.

1 复合型档案馆（室）是当前和今后的发展趋势

复合型档案馆并不是传统档案馆与数字档案馆内容上的叠加，而是二者的有机结合.复合型档案馆（室）的发展趋势是由以下因素决定的.

第一，不管是档案传统档案形态，还是数字档案形态，都离不开对各类档案的收集、整理、鉴定、保管与利用，离开这些流程，就不能满足社会对档案信息的需求.传统档案馆(室)以保存实体馆藏资料为主，主要纸质形态的档案（也有一定数量的缩微品、视听资料等）；而数字化档案馆（室）主要以数字形式存贮和处理信息，即将档案信息以数字形式储存起来供顾客使用.两种档案馆（室）虽然储存方式有别，但是，基本功能还是大体一致的.

第二，传统档案馆(室)与数字档案馆（室）从本质上讲并没有什么不同.传统档案馆（室）也好，数字档案馆也罢，都是公益性事业，其根本宗旨都是为了满足社会经济、政治、科研、文化发展的需要，满其服务社会性质并没有什么区别.

第三，无论是数字档案馆（室）还是传统档案馆（室），其基本构成都是相同的.传统档案馆（室）也好，数字档案馆也罢，从它们的构成要素来看，离不开档案信息资源、管理者、利用者、技术设备和管理方法等.

由以上三点可知，传统档案馆与数字档案馆是可以兼容的，是互补的.尽管它们的档案载体和技术方法各异，但是二者并不是相互排斥的，传统档案馆丰富的馆藏资源是数字档案馆基础，离开传统档案馆的数字化就会变成空中楼阁；同样，没有数字化技术的支撑，传统档案馆（室）就不能得到最大限度的提升与扩展.二者并不是一加一等于二的关系，二是一加一大于二的关系.

2 建立复合档案馆（室）意义

传统档案形态与数字档案形态虽然截然不同，但二者却不是一加一等于二的关系，把它们有机整合于一体，打造复合型档案馆（室），就能实现二者的共赢，获得叠加效应，这将使档案事业实现跨越式发展，有过去的“丑小丫”变成信息时代的“灰姑娘”，成为知识经济的重要支点.

2.1 优势互补，获得叠加效应

2.1.1 馆藏载体形态互补

传统档案馆（室）的档案存在形态以纸质为主，包括纸质档案，磁性、缩微载体等；数字档案大都以光盘、磁盘、数据库等为主.两者相比，可以说各有优势：对于普通客户来说，在使用上，对传统档案来说无需借助其他技术手段，而且还具有真实性强、可信度高等特点.实体档案使用寿命长，但信息的载有量无法与数字档案相比，且体积、大占用空间多、保管成本很高.数字档案则不同，其优势在于：存储密度高，成本低，但信息载体的寿命有限，信息真实安全度还不理想，有待进一步加强.从存储的角度看，二者的互补性是很强的.

2.2 馆藏信息获取方式的互补

传统档案的获取方式以档案文件的搜集、接收为主，要耗费大量的人力、物力；数字档案资料要通过电子文档的途径进行.比较来看，数字馆藏获取方式要比传统档案信息获取方式更便捷，渠道也更广泛，并且，消耗的人力、物力要小得多.并且二者可以取长补短.

2.3 工作方式上各具特色

在传统档案馆（室），对档案的管理大都以手工方式进行，包括接收、整理、立卷、归纳、保管、编研等.而数字档案馆（室），主要通过计算机进行，通过计算机和网络对档案信息资源进行数字化管理，并通过计算机为使用者提供各种服务.两者在工作方式上差别很大，可以说有天壤之别.这种差别主要是由各自的馆藏的档案载体形态、馆藏方式的差别所决定的.数字档案馆（室）速度快、效率高、数据准确，这大大弥补了传统档案馆手工操作带来的不足，达到了优势互补；而传统档案馆全面、系统、原始性的积累，使馆藏更具原始性和真实性，弥补了数字档案馆缺陷——不稳定性和安全性.

2.4 服务方式各有千秋

传统档案馆（室）的服务方式是阵地式的，十分原始；而数字档案馆则符合信息时代的要求，是在线的、远程的服务，使用者可在万里之外.通过比较可知，数字档案馆（室）的服务方式要比传统档案馆（室）更加多样化，服务手段也更加先进，服务范围也更加广泛.当然，对于那些保密级别很高的档案，数字档案馆也有保密规则.然而有些档案，比如原始性档案，如果用户需要，还是要在传统档案获得.

2.5 对档案人员素质要求不同

在传统档案馆（室），对档案管理者的技术素质要求远比数字档案馆低，无论是搜集还是整理还是服务，大部分都是通过手工完成的.而数字档案馆（室）的档案管理人员则要精通计算机、网络技术，还要熟悉数据库维护技术，他们必须担当起信息利用的导航者(信息服务)、信息资源管理者（对信息、数据库的管理）、信息知识的教育者（指导用户如何使用数据信息）等角色.可见，数字档案馆（室）对档案人员的素质要求要与传统档案馆相比，差别明显，但总体来说，数字档案馆（室）要高出许多.数字档案馆（室）对人员素质的要求是开复合型、一专多能的人才，这是由数字化档案的本性决定的，不然数字化档案就不能正常运行，也满足不了社会的需求.

3 发展数字档案馆（室）不能否认传统档案馆的价值

客观地说，数字档案馆（室）在服务手段、服务质量上的优势是传统档案馆无法比拟的，在提供信息的深度和广度等方面也不是一个档次.但是这并不意味着数字档案馆是传统档案馆的终结者，传统档案馆（室）仍有它不可取代的价值.数字档案馆能够丰富档案馆（室）的内涵，并能够成为传统档案馆的重要补充，并且引领着它的发展方向.二者并不是”零和”关系，而是一种1+1大于2的关系.

第一，数字档案馆(室)并不是一个数据概念，而是一个信息空间，其作用就是存贮各类档案信息，把纸质档案馆藏转化为数字，并以数字的形式存储并在网上传递.可见，数字档案馆是不能与实体形态的馆藏相剥离的.因此，传统档案馆（室）是数字档案馆建设的基础，离开传统档案馆数字档案馆将成为无源之水，无本之木.

第二，与档案传统馆相比，数字档案馆有个信息安全性问题，这是数字档案馆发展过程中很难越过的一个难题.一是黑客问题，黑客的网络入侵是很难防范的，就是网络技术最高的美国，也很难做到万无一失；二是计算机病毒，它无孔不入，破坏力要远远超过虫蛀、各种腐蚀给档案资料带来的危害，能够使某些信息被篡改甚至消失.另外，操作人员的失误和设计漏洞也会使信息丢失或者受损.由此可见，数字化后的档案资料仍需纸质的形式存在.

第三，我国档案事业正处在跨越式发展阶段，纸质经过数字化整合之后已经有了很大提高，档案的存储形式不断向电子数字方式倾斜.但这并不硕数字档案将取代传统档案，无纸化仍是相当长的过程，纸制品文献资料只会增加，永远不会消失.今后，传统档案与数字档案并存并不断整合将成为档案事业发展的主要方向.

4 发展复合档案馆（室）是现在和可预见的将来的不二选择

4.1 更新观念，明确发展复合档案馆的战略目标

计算机、网络以及通信技术的飞速发展，为档案事业的发展提供了新的机遇，使数字档案馆（室）这一冷门一跃成为信息领域探讨的热点，数字档案馆（室）已经成了档案馆界追求的终极目标.要实现这一目标，档案馆（室）更新观念，对馆（室）的发展进行科学定位，既要看到数字档案馆（室）的优势和不足，又要看到传统档案馆（室）的不可替代性，强化二者之间的互补性，明确既重视数字档案馆又兼顾传统档案馆的发展思路，打造适合我国国情的、便捷高效的复合档案馆，为用户提供优质信息服务.

4.2 发展复合档案馆要着眼实际，量力而行

我国地区差异很大，经济发展不平衡，因此耗资巨大的数字档案馆（室）建设要从实际出发，打造自己的特色，切不可盲目建设、一哄而上.要立足本馆（室）的实际，做好基础性工作，整合并优化档案信息资源，为建立复合档案馆（室）打下创造条件.

4.3 努力服务水平，满足复合档案馆的建设需要

复合型档案馆（室）的服务模式有本地和远程服务两种.要提供优质的服务，就要提高服务质量.一是提供真正的个性化服务，让两种馆藏形式充分发挥各自的功能，相互弥补各自的缺陷，这样才能向用户提供快捷、便利的服务.二是资源组织要走标准化之路.不同馆藏资源有不同的管理方法和标准，因此应将两种不同标准整合，以促进优势互补.

G271

A

1673-260X（2014）01-0138-02