EXCEL在小微企业管理应收账款中的运用

【摘要】利用EXCEL可以帮助小微企业对应收账款数据处理、数据分析和辅助决策起作用。在处理庞大数据时，用手工方法统计需要花费大量时间，甚至出现错误，运用EXCEL可以快速、准确的得到计算结果，可以使复杂的工作变得简单，提高工作效率。

【关键词】EXCEL  小微企业  应收账款

一、应收账款定义

应收账款（Receivables）是指企业在正常的经营过程中因销售商品、产品、提供劳务等业务，应向购买单位收取的款项。

应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权。因此，应收账款的确认与收入的确认密切相关。应收账款账户在设置明细账进行核算时可以按购入的不同种类货物和接受劳务的各个单位来分类。会计人员做账时，对收进的存款一般确认为应收账款。

企业持续经营发生的各种资源耗费需要用收回的应收账款来弥补亏空，而收不回来的坏账企业也应采取相应措施，催收所欠账款。当企业面临无法收回所欠账款的情况时，应早做准备，对符合坏账条件的应收账款按规定程序报批审核后，将该账户转为坏账损失科目处理。

二、应收账款处理方式的现状及问题

应收账款管理是企业一项非常重要的工作，在以往手工方式下，这项工作非常繁杂。通过总结企业应收账款管理的流程，能够使用EXCEL快速、高效的完成工作，大大缩短工作流程，简化工作步骤。

目前，大部分小微企业在处理应收账款时还是停留在手工处理阶段，数据处理复杂，浪费时间。还有部分企业购买专业系统软件来进行处理，但是购买系统也存在问题，会存在不适合本公司财务处理的细枝末节，但是要进行自行开发也是困难重重：首先，成本高，投入资金大;其次，系统漏洞多，需要请专人维护系统，人力成本高。因此，使用EXCEL来进行应收账款管理，操作简便，方便管理，而且使用EXCEL能够根据公司情况设置工作表，自行增减项目。但是使用EXCEL处理应收账款，如果基础表格设计不正确，必要项没有设计录入，数据录入后没有进行规范整理，复杂计算还是使用原始手段，没有灵活运用函数简化计算，对数据没有进行分析，总结，那么，对应收账款的处理也没有帮助。因此要根据正确流程来处理应收账款。

处理流程图

三、EXCEL处理应收账款流程

（一）设计基础表格

1.客户基本情况表。根据企业应收账款管理需要，建立如表1所示的客户基本情况表，统计客户公司的基本信息，再根据基本情况表来进行设计后续的应收账款汇总表，账龄分析表。如表1所示中，新建一个表格命名为客户基本情况表，然后在表中新建一个表格，输入客户名称，地址，联系人，电话号码等相关信息。如果在实际的操作过程中，可以根据自己公司的情况进行适当的增加减少项，这张表格的资料填写是否齐全是以后查询客户信息的必要条件。客户信息表将与其他工作表建立关联，减少重复输入工作。

表1 客户基本情况表

2.应收账款汇总表。

应收账款汇总表截图

在EXCEL工作簿中新建工作表命名为应收账款汇总表，第二行输入序号、公司名称、发票号码、开票日期、付款期限、到期日期、应收账款金额、已收金额、未收金额、到期提示等项，项目可以自行设计增减。

3.坏账准备计提比例表。

表2 坏账准备计提比例表

建立一张表格，在表头处输入标题，适当地调整一下行距。然后在表格第二行输入逾期天数和计提比例，接着像表2那样依次输入天数和计提比例。

4.账龄分析表。

账龄分析表截图

新建工作表命名为账龄分析表，表名就是账龄分析表，第二行依次为公司名称、发票号码、到期日期、未收金额、是否到期、过期天数和坏账准备。要在建立表格时候注意的是第二和第三行要分析需不需要进行合并。

（二）整理不规范数据

应收账款汇总表中的数据是根据公司交易所发生的赊销记录进行填写的。在操作过程中需要注意的是单元格格式的设置，像开票日期和到期日期这些都是需要设置日期格式的，因为到期日期=开票日期+付款期限，所以要正确设置单元格格式。选中目标单元格，对单元格格式进行修改，把格式改为“日期”。付款期限加上开票日期就是到期日期，对计算到期日期很关键，且付款期限作为天数，把它设置为大于0的整数。因此，根据这些需求，我们在设置付款期限时可以设置数据有效性。具体操作为：先选中付款期限这一列，然后单击“数据”菜单下的“数据有效性”，有效性条件为允许“整数”，数据“大于”，最小值为“0”。在此基础上还可以设置出错警告，在输入不符合条件的数据时，会弹出提示信息“请输入大于0的整数”。设置数据有效性给在未来操作时对输入正确的付款期限数值提供了保障，在出错时能够及时发现，大大降低了手工输入错误的概率。应收账款金额和已收金额都是手工输入的，但是未收金额是需自行计算，只要设置一个公式就可以完成计算，即未收金额=应收账款金额-已收金额。

账龄分析表中的数据大部分可以引用之前应收账款汇总表中的数据，公司名称、发票号码、到期日期和未收金额都在应收账款汇总表中出现过，对数据进行引用，减少重复输入，减轻工作。公司名称=应收账款汇总表D20，D20是在应收账款汇总表中的单元格地址。

仅仅把数据填写到EXCEL表格中还不行，要对数据进行规范整理。适当美化及删除不需要的行列。拥有规范的应收账款汇总表对之后的数据提取和数据的分析都有着至关重要的作用。可以通过“排序和筛选”，选择“自定义排序”，对公司名称进行升序排序。整理出信息不全的行列，进行完善。还可以套用EXCEL中的表格样式，进行适当调整，可以让表格更加美观。选中表格数据区域，单击“套用表格格式”，选择美观的表格样式，然后再对行列进行适当调整。

（三）使用EXCEL函数计算指标

Excel中为我们提供了很多内置函数，在应收账款数据计算时发挥至关重要的作用，减轻了计算压力。

1.IF函数在Excel中使用频率较高，它可以对值和目标值进行逻辑比较。IF函数内容符合条件，则执行某些操作，否则就执行其他操作。在使用IF函数时往往会使用嵌套（嵌套是指一个公式中一起加入多个函数）。TODAY函数是返回系统当前日期的函数。

“是否到期”的判定可以使用if函数嵌套一个today函数来确定。具体公式为=IF（$D5>TODAY（），“否”，“是”），如果到日期大于系统确定的当前日期，那么函数会返回“否”，如果小于则返回“是”。需要注意的是绝对引用，在公式自动填充过程中，可能会出现问题，所以通过绝对引用把列进行固定。

2.在计算应收账款的过期天数即账龄时，就可以充分利用AND函数。AND函数可以对多个条件进行判断。

应收账款的过期天数与之后计算坏账准备金额有关联。系统日期减去到期日期如果小于0，把未收金额填写到“未逾期”，否则显示空值。如果系统日期减去减去到期日期大于0或者小于30，把金额填写到“30”单元格下，其他三种过期天数情况也是类似填写。G5= =IF（TODAY（）-D5<0，E5，""），H5=IF（AND（TODAY（）-D5>0，TODAY（）-D5<30），E5，""），I5=IF（AND（TODAY（）-D5>30，N5< 60），E5，""），J5=IF（AND（TODAY（）-D5>60，TODAY（）-D5<90），E5，""），K5=IF（（TODAY（）-D5）>90，E5，""）。公式填写之后可以使用自动填充功能，把表格填充好。

3.利用VLOOKUP函数使账龄分析表与之前设置的坏账准备计提比例表挂钩，这样就可以坏账准备计提比例表中自动读取的账期数据。VLOOKUP函数的功能是，搜索首列满足条件的元素，返回单元格的值取决于你col_index_num输入的数字，输入1时，返回 table_array第一列的数值，值为2时，返回table_array第二列的数值，以此类推。

坏账准备计算公式为L5=I5*VLOOKUP（I4，坏账准备计提比例！$A$2：$B$7，2），用账龄分析表中的未收金额乘以坏账计提比例，坏账计提比例通过VLOOKUP函数在坏账准备计提比例表中查找。在使用VLOOKUP函数时要注意需要查找的数值位于查找区域表格中第几列。

（四）数据分析

数据分析在应收账款管理过程中占据很重要的作用，可以给公司经营者提供制定决策有关数据，能够让经营者制定合理的措施以降低经营风险。

1.创建饼图。①打开应收账款汇总表，按照公司名称对应收账款金额进行求和项分类汇总。②Fn+F5定位，对可见单元格进行定位，选中汇总项进行复制，粘贴到空白处。③选中粘贴后的表格，插入饼图，设置数据标签格式，把标签选项中类别名称打勾。

从饼图截图可以看出C公司应收账款金额占所有客户应收账款总额比重最大，D公司占比最小，只有5000。通过饼图，我们可以直观明了的看到各公司所占比重，针对C公司占比最大的情形，要多关注C公司应收账款回收情况，掌握C公司的详细客户信息，对其的偿债能力营运能力和盈利能力也要进行了解，及时制定保障机制，减少因坏账导致的损失。对于D公司这样的情况，可以不用进行重点监督。

饼图截图

2.插入数据透视表。数据透视表是集合了数据排序，筛选分类汇总等常用数据分析方法的优点，可以从不同角度去分析数据。数据透视表通过字段在不同位置的放置，能够得到不同类型的报表。此外，数据透视表也能够解决EXCEL公式计算速度上遇到的瓶颈。对账龄建立数据透视表，可以一目了然的看到哪个公司账龄最长，需要引起重视。①选中数据区域，插入“数据透视表”，放置到新工作表中。②在“选项”中可以启用经典数据透视表布局，这样可以把字段在网格中进行拖动，方便操作。③把“公司名称”、“发票号码”字段放到行标签中，右击“公司名称”，取消分类汇总公司名称。把“过期天数”设置为列标签，右击“过期天数”，单击“创建组”，建立0～90的组合，步长为30。把“未收金额”放入数值区域，作为求和项。④套用表格格式，调整表格。

数据透视表截图

如数据透视表截图所示，我们能够清楚看到各个公司的账龄和未收金额，在此基础上还可以增加一个字段，就是每个公司未收金额的占比。从表中，不难发现31～60天中的未收金额最多，>91天的次之。因此，该公司要加强对长期应收账款的管理，防止出现坏账。

四、总结

EXCEL对管理应收账款带来便利，利用EXCEL在对大型数据处理中所起的作用是不言而喻的。EXCEL的分类汇总功能可以快速地对多级同类数据进行分类统计，数据量多时，用手工方法统计需要花费大量时间，甚至可能出现错误，运用分类汇总功能可以得到准确的计算结果。EXCEL函数可以进行各种复杂的数学运算和逻辑运算，运用EXCEL函数可以使繁琐的工作变得简单，大大提高了工作效率。如果只利用工作表的简单功能，编制类似账龄分析表表格也需要耗费大量时间，利用数据透视表功能，可以快速而准确地获得了想要的表格。数据透视表具有的透视和筛选能力使它的数据分析能力极为强大。EXCEL中的图表功能也能够直观有效的看到分析结果。EXCEL在应收账款管理中将会发挥越来越重要的作用。

参考文献

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[5]袁斯萍.项目群管理中应收账款管理探讨.《现代商贸工业》，2014.

作者简介：叶景（1995-），女，汉族，浙江金华人，就读于宁波大红鹰学院，财务管理专业，研究方向：财务信息化。