让馆藏档案资源“活”起来
——智慧时代背景下智慧档案馆建设的应用研究

■ 刘如龙

当下，人们正处于信息化迸发的全新时代，智慧城市的建设发展十分迅猛，智慧档案馆建设是智慧城市建设重要的组成部分，其作用与价值日渐凸显，是智慧城市建设进程中孕育的一个全新概念，为当代档案馆的发展创造了全新机遇。从历史演变顺序来看，智慧档案馆是在传统档案馆→数字档案馆→智能档案馆基础上演进的，日渐成熟的大数据、物联网、云计算等技术也被广泛应用于智慧档案馆的建设进程中，档案馆建设逐渐步进入了全新时代，智慧档案馆的建设有着十分深刻的智慧理念与时代特征。

一、智慧档案馆概念理解与建设的必要性

（一）智慧档案馆概念理解

智慧档案馆是一个全新事物，其概念与定义都有所差异，很多的学者与专家对此也持有不同的看法与意见，认知与学界说法也仍未统一。但是这些不同的观点与说法可以总结为：智慧档案馆就是以海量信息资源为基础，以大数据、物联网、云计算等技术为主要技术支撑，为大众提供高质量的档案服务。部分专家认为智慧档案馆是数字档案馆、智能楼宇与物联网技术的一种关联体现；部分专家认为智慧档案馆是利用具有便捷、灵活、准确等性质的信息技术，实现的一种高质量、智慧化的服务与管理形式；部分学者认为智慧档案馆指的是管理多元化、服务对象泛在化、处理技术高端化。总的来说，笔者认为，这里说的“智慧”是指数据的加工与处理具备关联性、创造性、推理性以及逻辑性，信息也不再是原有的信息，是处理过后的信息，是“重生”的信息，是经过升级、加工、处理的信息。智慧档案馆是建立在数据之上的，只有数据与数据处理，才有智慧档案馆。目前，智慧档案馆的建设与研究也在如火如荼的开展，比如浙江、青岛、南京等省市档案馆的建设发展。

（二）智慧档案馆建设的必要性

目前我国各地的档案馆也在陆续开展档案馆数字化建设，在数字化建设的背景下，档案管理工作涉及的收集、管理、保存以及利用等环节，都与传统的实体档案有所不同，这里的档案是指数字化档案。数字档案馆最主要的目的就是方便档案的后期利用，但无法对档案资源进行深度挖掘、感知，无法促进管理人员的智慧化管理，更无法为用户提供个性服务。随着大数据技术的不断发展，档案的数量也在逐年递增，档案管理工作也面临着前所未有的挑战，传统的管理技术、数据处理技术已经无法胜任如此巨大的档案增加量。在面临海量的存储需求、数据运算需求时，智慧档案馆的“智”则主要体现在人工智能技术层面，是智慧化建设的核心技术。人工智能技术可以加大对数据的管理力度，简化档案馆内部工作流程，使档案资源管理实现个性化、智慧化。因此，随着人工智能技术与档案管理工作的不断融合，档案管理工作者应及时抓住这种融合契机，把智能技术与实际工作互相联系，真正达到智慧化管理目的，坚守兰台人“为党管档、为国守史、为民服务”的初心和使命。

二、智慧时代背景下智慧档案馆建设路径

（一）智慧档案馆的制度建设

目前很多地方在建设智慧档案馆时仍然缺乏足够的制度保障，各省市都处于初步探索阶段，国家也未制定统一的管理标准、业务标准，顶层设计、统筹规划、组织架构以及工作体系等还有待于建立完善，一定程度上牵制了我国智慧档案馆的智慧化建设进程。俗话说“不以规矩不成方圆”，在建设智慧档案馆时，一定要做到有章可循，建立规范的法规制度与管理标准，为智慧档案馆的建设起到支持与引导作用。建设智慧档案馆，首先要考虑的因素就是制度建设问题。档案主管部门在制定法规制度时，也要综合考虑智慧档案馆的实际情况，对智慧档案馆的未来发展做出明确规划，使地方档案馆的建设可以做到有法可依，获得充足的制度支持以及保障。其次，在创建智慧档案馆制度时，也可以形成地方档案群，使原有的分散档案资源可以被集中统一，使大众可以享受到更加集中的信息共享服务。因此，有必要推出实施性强且比较细化的实施细则以及具体的标准规范体系。最后，完善档案服务外包体制，有关部门在挖掘数据以及档案数据化工作时，可以通过外包的形式，借助专家力量、科技服务企业等来完成档案智慧化工作，也可以购入先进设施设备，培训内部员工掌握先进专业技术知识，完成档案智慧化工作。

（二）智慧档案馆的技术建设

数据挖掘与主动推送技术是智慧档案馆建设的核心技术，如果没有这两项技术，那么档案数据也形同孤岛，只是一种文字或数字形式。智慧档案馆的技术建设并不能过分强调新技术，而是要在现有新技术的基础上，结合物联网、大数据、云计算以及智能楼宇等技术，保证智慧档案馆可以更加智能高效运行。第一，智慧档案馆一定要结合物联网技术达到智能控制的目的，使识别、追踪、定位、监控以及管理等环节都能实现智能化；也可通过物联网的感知层对档案物体进行信息采集；并在网络层完成信息处理与传输工作；应用层则对最终的档案数据信息进行处理分析，这样可以促进档案馆档案信息以及档案管理人员之间的互动。第二，借助大数据技术以及云计算技术对资源实施共享，云计算技术与智慧档案馆建设的融合能把原有的独立档案馆联合成某一特定的档案馆群，这些档案馆所拥有的信息都能被综合整理到同一平台，并在此平台上完成存储与共享。第三，利用数据挖掘推送技术，促进档案管理数据化。此技术不仅能够挖掘更多潜在信息，还能实现定向主动推送。例如张家港智慧档案馆就在此方面进行了仔细研究，他们对部分使用较频繁且十分重要的文档进行了全文OCR 文字识别处理，并把对应的文字信息存储在数据库中，利用全文检索技术对这些数据进行快速检索，提升整合挖掘处理能力。系统可以根据预先设定的条件对这些档案资源进行分类检索，分析筛选后的文档与指定检索文档的相似度，并把最终获得的有价值信息推送给实际利用者。第四，人脸识别技术。此技术主要是根据人物不同的面部特征，通过录像、照片的方式识别出具体的人物。智慧档案馆的建设主要在于创建档案全文数据，把档案里无法检索的数据转变成可检索，比如文字，声音，图像等，如果能够成功实现上述转化技术，那么建成智慧档案馆也就指日可待。

（三）智慧档案馆的平台建设

智慧档案馆除了需要借助技术手段、丰富档案信息资源以外，还要创建可以管理并且利用档案信息资源的平台。在新时代背景下，把大数据、物联网与计算机技术充分融合到智慧档案馆建设进程中，可以借助这三大平台的力量，提升档案馆的信息整合以及分析、服务能力。目前，部分地方档案馆也能依托丰富的档案资源，对整个智慧管理体系进行构建，也在不断尝试创建智慧档案馆平台。例如，浙江绍兴市档案部门就在原有数字化管理的基础上，创建了“区域涉民档案集成管理与服务平台”以及“区域公共档案信息资源管理和服务总平台”，实现了档案资源的共享共建。此外，对于档案服务外包企业来说，智慧档案馆的建设也可为其发展提供动力，产生其积极性，企业与档案馆之间形成对应需求；而智慧档案的实际需求，将会引导整个档案服务外包企业长足发展，使这些企业朝着人力、技术方向不断发展。总的来说，档案馆是需方，缺乏人力、技术；档案服务外包企业是供方，可以为档案管理提供人力、技术，两者只有互相协作，加强沟通，才能达到互利共赢、自然结合的最终目标，实现档案管理智慧化。

（四）智慧档案馆的人才建设

智慧档案馆建设不仅需要充足的制度保障、技术、平台等，还需要重视“人”的因素，加强人才培养力度，提升人才储备量。首先，要对档案管理工作人员加强技能与工作方法的培训，不断学习全新技术，掌握全新计算机知识。其次，对于档案专业学生来说，学校不仅需要设置档案专业课程，使学生掌握档案相关的基础知识，还要积极创建计算机档案管理类的实践课程，提升人才质量。此外，档案馆还可以引进创新型、复合型人才，为智慧档案馆的发展出谋划策，智慧档案馆也要重视智慧型人才的培养，不仅要培养具备专业知识的人才，还要培养能够熟练运用各种技术的人才。重视管理型、领导型人才培养，提升人员整体素质。智慧档案馆建设最核心的问题之一就是要把原有的纸质档案、音像档案数据化，各级档案馆也要重视这类人才的培养，使工作人员能够尽快熟练掌握各种技术，开展档案数据化工作，实现档案智慧化。

（五）智慧档案馆的保障建设

智慧档案馆建设除了制度、技术、人才、平台以外，还要重视保障建设，这里的保障最主要的就是资金保障。由于智慧档案馆建设涉及的工程十分庞大，涉及的资金需求也较大，不管是人才培养、技术运用还是平台开发运行、人才引进等，都需在资金的支持下才可完成。一般来说，档案馆的经费来源主要为财政收入、社会捐赠、计划投资以及创收四大类，财政收入是最核心的资金来源，如果计划投资与财政拨款都无法满足建设智慧档案馆的实际需求，那么智慧档案馆的建设也只能泛泛而谈，最终的建设质量也会大打折扣。

三、结语

综上所述，智慧档案馆建设是社会发展的必然趋势，也是时代发展对档案管理提出的全新要求。档案事业在不断发展，档案人身上肩负的责任与使命也更加重大，档案管理的智慧化发展方向将会为人们提供更加舒适、精准与人性化的服务，档案所具备的历史价值也更加凸显。智慧档案馆的建设无法一蹴而就，需要社会、政府共同努力，精准发力，只有这样，我国的档案事业才可朝着智慧化、可持续方向不断发展。