转企改制中国有文化企业人事档案管理现状及对策探究

文/周曦娟

一、改制文化企业人事档案管理工作现状及原因分析

改制前的经营性文化事业单位实行“事业性质、企业化管理”，资源配置行政化，传统的人事档案管理模式由来已久，而转企改制的过程循序渐进，人事档案工作同样面临着检阅和变革。在褪去“事业”外壳、建立现代化企业制度的过程中，国有文化企业人事档案管理现状和弊端如下：

1.人事档案管理陈旧落后，硬件条件参差不齐

人事档案是记载个人主要经历、政治面貌、品德作风等人生轨迹的文件材料。人事档案工作既是人事工作的重要组成部分，也是档案工作的一个方面，是办公室最基础的工作之一，这项工作往往为被动的收集整理，没有立竿见影的成绩因此不被重视。改制前，部分经营性文化事业单位档案管理制度不完善，没有针对人事档案管理制定相关细则，更没有人事档案查(借)阅登记审批等程序，有些单位甚至没有独立的档案室，办公、整理、阅档同为一室。日常除了归入事业单位工作人员年度考核登记表、工资变动审批表等基本材料外，如无干部动议、考察、加入党派及人事调动、传递等利用需求，人事档案往往沉睡在档案柜中，凭借档案管理人员的认知和经验进行管理，方式单一。改制后的文化企业迫切需要从制度、硬件和专业人才建设等方面着手，全面加强人事档案管理工作。

在当前深入推进文化体制改革的进程中，转企改制的经营性文化单位从传统的事业体制逐渐转变为具有真正意义上的市场主体。体制机制的转变给国有文化企业法人治理结构、产权制度、组织形式以及经营管理等方面带来了重大变革，也为人事档案管理带来了新课题

2.入档资料不齐全，缺失内容未做补充完善

人事档案主要收存个人履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入团入党、奖励、处分、任免、工资等有关文件材料，用历史资料印证个人全貌，是个人信息的储存库。人事档案具有动态性，立卷后应当随时做好新材料的延续收集，才能保证人事档案的全面性。改制前，经营性文化事业单位工作人员基本由国家统招统分或通过人社部门统一招聘考试录用到用人单位，档随人走，由用人单位保管。对照人事档案收集归档的具体类别，档案资料都会有不同的缺失，有的对“三龄两历一身份”的认定欠清晰准确。如果档案管理人员没有及时运用专业知识进行查漏、鉴别和补充，就会在人才选拔、退休手续审批等方面影响人事档案的利用，影响个人切身利益。因此，档案接收后应严格依据政策和相关标准完成查阅审核，对发现的问题及时进行登记、调查核实和认定审定，才能为干部资源配置和组织人事工作提供精准高效的档案服务。

3.存在人档分离现象，不能完整体现人员流动的档案全貌

改制的目的是大力发展文化生产力、培育合格的文化市场主体，激发文化创造活力。改制后的文化企业劳动关系形式呈现灵活性、多样性，为企业发展注入了活力，也为组织人事档案工作的规范和严谨提出了新要求。一方面，部分保留事业身份的职工停薪留职外出发展，谋职期间没有形成反映工作考核、奖惩的材料，或外出阶段形成有符合归档标准的材料但未及时收集、接转并入个人档案；另一方面，改制后的文化企业自主招聘新工签订劳动合同从事文化产业经营工作，但未办理转存个人档案，劳动合同、年度工作考核、社保缴纳等材料不能及时入档。不仅文化企业人事录用欠缺档案审核环节，不能客观了解新工，而且新工维护个人档案完整的权益也得不到保障。以上两个方面，都会出现阶段性从业材料断档现象，不能体现人事档案的完整性。

二、提升改制文化企业人事档案管理水平的举措

从经营性文化事业单位到国有文化企业的质变过程中，构建适应现代化企业管理制度的人力资源管理体系、提升人事档案管理水平既关键又紧迫，可通过以下思路和举措来应对：

1.高度重视人事档案管理工作，积极培养档案管理专业人才

面对市场经济的大潮，国有文化企业要进一步提升市场创造力和竞争力，首先要建立健全人才引进、交流和流动机制，高度重视和培养档案管理专业人才是关键。人事档案管理人员不仅要政治素质高、敢于坚持原则、严守工作纪律，还要忠于职守、甘于清贫、乐于奉献，而且尚需具备一定的计算机、扫描仪等信息设备操作技能。企业要关心和支持档案管理人员积极参加档案业务培训，推动落实《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规,按照档案标准和规范整理好、利用好人事档案，优化人力资源配置，提高管档治档水平，为文化企业在培养、选拔、监督管理等方面贡献档案力量，从而创新文化企业内部活力，创造出具有市场竞争力的文化产品。

2.加大制度建设和硬件投入，提高档案工作信息化管理水平

转企改制是经营性文化事业单位一次脱胎换骨的变革，国有文化企业人力资源管理需从制度层面谋篇布局、系统规划。要制定有文化特色的人事档案管理规定，用严谨的制度和严明的纪律规范档案“建、管、用”关键环节：一是规范内容建设。如实填写，严格审核，保证档案收集整理及时、内容真实准确、材料齐全规整；二是严肃管档纪律。对人事档案接收、保管、转递等环节，明确制度规定，细化工作要求、亮明红线警示；三是严格利用程序。明确人事档案查阅利用范围、要求和程序，进一步发挥人事档案自身的价值。目前，改制文化企业人事档案管理仍以纸质档案为主，不仅查阅利用效率低，还会影响档案的寿命。因此，创新人事档案管理还应加大硬件投入，对接档案信息化建设和信息资源开发要求，逐步实现人事档案电子化、数字化，为辩证地评价文化企业人员提供便捷、科学、安全的信息服务。

3.自觉开展人事档案专项审核，促进人事档案管理转型升级

人事档案专项审核主要是对档案的真实性与完整性进行全面考核的一种方法。重点审核“三龄两历一身份”聘(录)用手续、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等基本信息。按照近年来党委、政府开展的干部人事档案专项审核全覆盖和数字化工作的精神，国有文化企业应自觉落实相关精神，把干部人事档案专项审核纳入档案管理工作体系，重点关注干部信息是否真实准确、重要原始材料是否完整规范、档案记载信息是否互相矛盾等，力争及时发现弄虚作假的情况，促使人事档案管理更加科学和规范，把人事档案用“活”，形成全方位监督体系，从而严格执行中央干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的要求。改制文化企业要摒弃旧的档案管理理念，从体制机制、制度建设、保管利用、审核监督等环节全面从严规范，推动人事档案管理转型升级，为建立有效的法人治理结构和高效的市场化经营机制筑牢人才管理基石。

通过上述分析与研究，随着深化文化体制改革步伐的加快，改制文化企业应当更为清晰地认识人事档案是人力资源管理体系中十分重要的资源，只有开创新时代人事档案管理工作新局面，为文化产业发展提供更好的档案服务，增强企业的核心竞争力，才能进一步完善市场化经营机制，壮大国有文化实力，推动国有文化企业行稳致远。