档案数字化建设的对策分析

随着信息时代的快速发展，数字化建设已经渗透到各个领域，档案作为宝贵的文化资源，承载着历史和文化的积淀。数字化建设为档案管理、保护、利用和传承提供了重要的技术手段和解决方案。基于此，本文旨在深入探讨档案数字化建设的对策，并提出一系列推动档案数字化建设的措施和建议，以期促进我国档案事业的持续发展。

一、档案数字化建设概述

（一）档案数字化建设的意义

档案数字化建设是指将传统纸质档案转化为电子形式，并结合信息技术手段进行管理、保护、利用和传承的过程。数字化建设的核心目标是通过数字化技术提高档案管理的安全性、可持续性和可利用性，为档案资源的进一步利用提供更广泛、更便捷的途径。数字化建设对档案管理与保护工作具有重要意义。传统纸质档案面临着自然灾害、酸性纸腐化等风险，而数字化档案能够通过多重备份和网络信息存储技术，提高档案管理与保护工作的安全性与稳定性。

数字化建设在档案利用工作方面也具有重要价值。数字化档案的电子化存储方式能为使用者提供多种检索手段，如关键词检索、内容检索等，使档案信息能够更加便捷地被用户获取和利用。同时，数字化档案的多媒体属性也能够更好地展示档案信息的内涵，丰富用户的档案利用体验。此外，档案作为文化遗产和历史记忆的重要组成部分，数字化建设能够为档案资源的传承提供更加可靠和长久的方式。

（二）档案数字化建设的现状

近年来，我国档案数字化建设成果取得了一定进展。各地相关部门正积极推动数字化建设，建立了一批数字化档案管理平台和数字化档案资源库，实现了档案数字化的初步目标。这些平台和资源库的建立，不仅提高了档案管理工作的效率，还为广大群众提供了更便捷的档案查询和利用服务。同时，逐步完善的措施和技术标准的制定也为档案数字化建设提供了指导，不仅加强了数字化档案的规范性和可操作性，也提升了档案数字化工作的安全性。在档案数字化工作的采集、整理、存储和传输过程中，各项流程都有了明确的规范，为档案数字化建设工作提供了坚实的基础。然而，由于不同地区、不同机构在数字化档案建设方面的发展状况和需求不同，标准的制定与实施存在一定差异，导致数字化档案建设仍面临一些问题，如技术标准的统一性、档案数字化建设人才缺乏等问题，需要进一步推动工作的深入开展。

二、档案数字化建设的影响因素

（一）技术与设备支持

首先，技术支持是档案数字化建设的基础。数字化技术提供了数字存储、索引、检索和传输的功能，使档案管理工作更加高效和便捷。在档案数字化建设过程中，各种先进的数字化设备和技术工具，如扫描仪、图像处理软件和数据存储设备等，都为档案数字化管理工作的开展提供了必要的条件，并且不断推动档案数字化建设的进步。其次，技术的升级和更新对档案数字化建设的影响不可忽视。随着科技的不断发展和创新，档案数字化设备和技术工具不断更新换代。新一代的技术设备能够提供更高的扫描分辨率和数据存储容量，使档案数字化建设的质量和效率进一步提高。最后，新技术也能够提供更多的功能和应用，如自动化处理和智能化识别等，能够进一步提升档案数字化工作的开展效果。因此，要及时关注技术的发展和应用，合理规划技术的更新和升级，对档案数字化建设进程的推进具有重要意义。

（二）人才与管理保障

在档案数字化建设过程中，需要具备一定技术能力和管理能力的人才，能够熟练运用文档扫描、文本识别、数据存储和信息检索等技术工具，确保档案数字化工作的开展质量和效率。因此，要及时关注当前人才培养机制是否能够满足档案数字化建设的需求，并进行相应的改革和完善。同时，需考虑人才流动和管理体系的完善，如何吸引和留住人才，并为其提供良好的发展环境，是保障档案数字化建设顺利推进的重要因素。

三、档案数字化建设存在的问题

（一）档案数量庞大、数字化建设难度高

档案是一个国家、一个社会的记忆，承载着历史的积淀和群众的智慧。然而，随着时间的推移，档案数量不断增长，并达到了庞大的规模。这些档案包括相关部门、企事业单位、学校、医院等各个领域的文件和资料，每一份档案都需要被妥善保存和管理，这为档案数字化建设工作的开展带来了巨大的挑战。此外，档案作为历史信息的载体，其对保真性、完整性和长期保存的要求非常高。由于档案的特殊性质，数字化建设面临着技术、安全、标准等多方面的复杂挑战。例如，如何確保数据的准确性和完整性，如何建立安全可靠的数字档案存储系统，如何制定并实施合适的数字档案标准，都是需要相关从业者重点思考的问题。

（二）档案内容较分散，难以实现跨部门协调和管理

在相关部门和机构内部，信息资源的积累和管理方式各异，导致档案信息难以汇聚，无法实现数据的共享和交互。在过去的工作实践中，档案数量庞大、种类繁多，包括各个部门的文件、合同、报告、会议记录等。由于各部门的工作重点和需求存在差异，档案的保存方式、数字化建设的标准和进度也有所不同，导致档案内容较分散，不仅使档案的整体管理和查询存在困难，还为各部门的协调和管理带来了不必要的重复工作，造成人力和资源的浪费。

（三）档案载体多元化对档案管理控制水平提出了更高的要求

随着信息技术的发展和普及，档案载体的多元化已成为普遍现象。档案以多种形式存在，包括电子文件、纸质文件、光盘、微缩胶片等，这种多元化存储方式给档案管理和保存带来了一定的困难。不同的档案载体有着不同的存储、传输和管理要求。针对同一份档案，可能会因为数字化建设的标准和方法不同，导致档案内容的格式、数据结构、元数据等存在差异，为档案管理工作带来诸多限制。因此，如何有效统筹和管理不同的载体，并确保其完整性和可访问性，对于建设高效的数字档案管理系统至关重要。

（四）人员专业水平存在差异，限制了档案数字化建设的效果

档案数字化建设涉及多个学科领域的知识和技能，包括档案学、信息技术、数据管理等。然而，由于人员队伍的构成不够科学合理，存在从业人员的专业素养参差不齐的情况，部分档案管理人员缺乏较高水平的专业技能，无法全面理解和把握档案数字化建设工作的复杂性和独特性，从而影响了档案数字化工作的建设效果。同时，随着技术的不断发展进步以及档案数字化建设进程的推进，对相关人员的专业素养和能力要求也不断提高，部分地区和单位对人员培训和技能提升投入不足，致使相关人员的专业水平无法跟随时代的发展步伐，限制了档案数字化工作的建设成效。

四、档案数字化建设的对策

（一）推进技术创新与应用

为了进一步加快档案数字化建设的进程，应积极推动新技术在档案数字化建设中的应用。

首先，加强对前沿技術的研究与应用。积极参与科技交流与合作，引进和吸收国内外先进的档案数字化技术，拓展技术储备和解决方案。其次，完善数字化设备的研发与应用，加强对数字化设备的标准化管理，制订相关的质量控制标准和使用规范，以确保设备的安全可靠性和长期稳定性。通过相应的标准和规范，可以为数字化设备的研发提供指导，保证其高质量和可靠性。最后，加强技术创新和应用示范工作。在档案数字化建设的过程中，积极探索创新应用模式，借鉴其他行业的成功经验，促进数字化技术与档案工作的深度融合；也可通过建设数字化档案管理系统，实现数字化档案资源的管理、索引和检索。通过以上方式，不断提升档案数字化建设的效率和质量，实现数字化技术在档案管理与利用工作中的有效应用。

（二）完善档案数字化建设保障机制

应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时制订应急预案，提高应急处置能力。

1.机房管理制度

建立并实施包含机房出入、安全防范、卫生、运行操作、温湿度控制等内容的机房管理制度。

2.设备管理制度

建立并实施包含登记、检查、操作、维修以及报废等内容的设备管理制度。

3.安全管理制度

建立并实施包含账户管理、密钥管理、风险评估、应急处置等内容的安全管理制度。

4.人员管理制度

建立并实施包含系统管理员、软硬件管理员、数据管理员、安全管理员、审计员职责等内容的人员管理制度。

5.数字资源管理制度

建立并实施包含接收、检测、整理、管理、存储、备份、利用等内容的数字资源管理制度。

6.应急管理制度

建立包括防范自然灾害、环境事故、突发事件和人为操作失误等内容的应急预案，并实施定期演练。

（三）加强档案数字化安全管理

加强档案数字化加工的安全管理，确保档案数字化的安全，是档案数字化加工必须重视的问题，也是保证档案数字化建设持续发展的重中之重。

首先，规范数字化加工流程。档案数字化质量和安全控制过程中的关键环节是制定标准和确定参数，相关单位应制订符合实际情况的规章制度和实施细则，既在根源上保证数字档案的完整性和准确性，又能在管理和利用工作中起到控制作用。

其次，建立健全档案信息安全的规章制度。建立健全档案数字化过程中的档案安全管理制度、责任追究制度等，将数字化资料进行保密管理，规范数字化加工场所安全管理手段。根据工作流程环节设置工作岗位，将工作岗位落实到专职的数字化人员，做到分工明确、责任到人。由于不同的工作岗位具有不同安全事项和操作要求，因此要减少因人为因素导致的档案安全隐患，提升数字化档案管理的安全性。

最后，提升档案信息管理安全意识。在数字化过程中，会涉及大量数字化生产加工人员。在工作开展前，应当加强对档案管理安全的宣传，帮助工作人员了解档案管理安全的重要性，认识到档案的重要价值，从日常工作的各个方面，主动采取并落实相应的安全措施，预防安全问题发生。

档案数字化是推进档案信息化建设的重要基础工作。重视对网络信息的开发、组织、利用，使档案信息资源能够更大限度地发挥作用，采取有效的措施防止信息泄漏，消除泄密隐患，提高档案数字化过程中的安全性，重视保障数字化档案的信息安全，是档案数字化建设中档案管理人员的重要职责。

（四）完善人才培养和引进机制

为了推动档案数字化建设，完善人才培养和引进机制是至关重要的一环。首先，需要加大对现有从业人员的培训力度。通过定期举办培训班、开展技能竞赛等方式，提高从业人员的专业能力和业务水平，使其能够适应档案数字化工作的开展需求。其次，要积极引进优秀的档案数字化人才。通过完善相关制度和优惠待遇，吸引有经验和具备专业能力的人才。同时，还应加强与相关机构的合作交流，通过开展学术研讨会、人员互访等形式，促进人才交流与合作，引进先进的档案数字化技术和管理经验。最后，还可建立档案数字化人才交流平台，为从业人员提供互相学习、交流经验的机会，促进行业内合作与共享。

五、结语

档案数字化建设是推进档案信息化转型的重要举措，可以提高档案管理效率、提升档案利用水平、保障档案信息安全。在数字化建设过程中，需要相关部门、企业和社会各界共同努力，加强对档案数字化建设工作的支持和引导，推动数字化技术的应用和创新；相关单位应加大投入，建立数字化档案馆，提高档案管理效率和质量；社会各界也应加强档案保护意识，积极参与档案数字化工作，共同推进档案数字化建设。

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（作者简介：卢少鹏，男，本科，邹平市住房和城乡建设局，馆员，研究方向：城乡档案建设）

（责任编辑 刘月娇）