开展教师继续教育数字化档案建设的实践与思考

谢　晖

随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案数字化建设。

一、要充分认识教师进修数字化档案建设的紧迫性

1.档案数字化，可改善档案管理工作。教师数字化档案的建设不仅是对档案工作人员综合能力的全面考核，而且是促使学校档案管理工作由初级阶段步入中、高级发展阶段的最有效手段。

2.形势发展的需求。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案工作提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。

二、数字化档案定义及其特点综述

所谓数字化档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的档案材料。与传统档案比较，数字化档案有以下几个特点：１.数字化档案不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；２.数字化档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；３.数字化档案的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；４.数字化档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

三、档案数字化建设的具体要求

1.通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

四、档案数字化建设的内容

1.推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。2.数字化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

3.有重点地抓好数据库建设。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。

五、档案数字化建设的步骤

1.建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。把校藏档案的文件级目录输入数据库。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2.建立了教育档案（校）网站。与市教育网、公众网联网实施资源共享。建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地教育优先发展的良好环境。

3.加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来校藏数字档案最主要的来源，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并存档。这样既推进了学校档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4.加大档案管理软件推广力度。我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。截止2005年5月，卫辉市所有的教育行政单位80%使用了PDE档案综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市教育局网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考文献：

[1]国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》《中国档案报》2000年第547期

[2]杨公之主编.《档案信息化建设导论》.中国档案出版社2001年版[3]王荣国、李东来.《数字图书馆的概念形态及研究范围》《图书馆学报》2001.5