肿瘤医院物资管理供应链优化及信息系统平台实践

戴海伟，唐澍，谭碧竹

中国医学科学院肿瘤医院 设备处，北京 100021

肿瘤医院物资管理供应链优化及信息系统平台实践

戴海伟，唐澍，谭碧竹

中国医学科学院肿瘤医院 设备处，北京 100021

本文就中国医学科学院肿瘤医院物资管理现存问题、管理思考、流程再造、信息系统规划、流程及信息系统实现等问题进行探讨，为医院物资管理的效率和效益优化提供参考。

医用耗材；供应链；ERP；流程再造；HIS

1 医院物资管理相关背景

近年来由于医院的建设发展，临床和科研科室业务项目的不断扩大，目前信息系统在软件功能和硬件存储上均难以继续满足医院对物资、器械及固定资产的管理需要，给管理提升带来了诸多困难，主要表现在以下几个方面。

1.1 系统间集成度低

⑴ 物资管理系统与HIS/CIS集成度低，导致管理上数据信息不能共享；数据和流程都存在差异；业务管理不透明；无法支持全面的、统一的、标准化的管理和领导决策。

⑵ 财务物价部门数据脱节、信息的不完整、报表格式的不统一，导致数据汇集后还需要人工重新录入，效率低下，出错率较高。

1.2 数据标准化程度低，流程不完善

⑴ 设备管理缺乏系统支撑，还依靠人工进行纸质的数据信息采集，无法对设备运营情况和生命周期进行全方位的分析和掌控。

⑵ 采购和库存管理，在目前系统中人为操作因素较大，仅凭经验进行要货和库存量保障，流程审核的节点都在系统外完成，没有闭合的流程控制机制。

1.3 管理缺乏技术支撑，提升受限

⑴ 目前院内的物资品种、供应商繁多，随着人员、库存面积、资金占用的逐渐增多，给采购和库房造成了很大的管理压力。

⑵ 原系统数据信息的采集不完整，无法对相关人员、科室、部门进行成本的精细核算，管理还处于相对粗放的状态。

⑶ 随着业务数据量的激增，原系统的运行效率相对迟缓；流程响应速率的低下导致供应链整体效率下降，给一线科室的日常业务造成了很大的影响。

肿瘤医院作为集医疗、教学、科研、预防为一体的现代化大型专科医院，以信息化为先导，物资设备管理体系建设势在必行。实现优势资源互补、高效运作、充分协同做好准备；医院的设备、耗材计划依靠信息化管理平台，构建标准、统一、高效、透明的物资供应链运营体系。

2 整体规划：建立整合协同的供应链管理平台

2.1 第一阶段

2.1.1 建立整合、标准化的物资管理体系

⑴ 在统一的系统应用下，建立标准物资目录，整合集成管理各类物资。包括设备、医用耗材、试剂、固定资产、家具、办公用品等，整合管理各类物资可以最大程度保证每类物资需求、消耗、请领、库存、采购在系统中的可视以及监控、审批，通过统一的管理加大各类物资的管理精细度和规范程度，杜绝各自为战的人为操作。

⑵ 基础数据信息记录完备，制定统一的统计决策口径。各类物资的成本都是医疗成本的组成部分，建立各类物资的统一管理、建立成本分摊或归集的原则，并与物资请领、发放、借用等业务流程关联，系统自动将成本信息归集到科室、医生或病人，有利于更精细核算医疗成本。同时，对于大型设备的零备件、资源消耗、维修维护服务的管理也可以更精细归集大型设备的运转成本，获得更加贴近现实的投资收益分析。

2.1.2 建立高效、便捷的物资供应平台

⑴ 建设各科室、部门网上物资协同平台。实现在线采购、审批、自助请领、收货、可供目录查询、数据报表、等业务流程，实现物资供应的全局可视，方便医疗服务。基于浏览器的物资协同平台可以作为医院设备处与全院其他部门的沟通门户，为全院提供基于标准物资目录及个性化模板的“请领、借用、请购、报修”等整合物资服务，并建立订单的审批及跟踪体系，保证合理需求的实时跟踪，提高需求满足效率及准确率。

⑵ 建立物资需求计划预测模型。根据请领、库存情况等参数因子，实现采购订单及请领单的自动生成，为科学、规范采购提供依据和模板。传统物资采购大都依赖于经验，科学的采购是根据历史消耗记录、未满足需求、现有库存水平、周转效率、预测等各种因素，由系统自动计算，自动确定采购频率、数量，并根据配额原则分配给授权的供应商，科学的物资模型可以在保证满足率的前提下大大降低库存水平和平衡采购工作量。同时，规范的需求模型有利于提高医院物资管理的透明程度，降低随意性，提高科学性。

2.1.3 引入先进技术和管理思路，优化流程，提升管理

⑴ 梳理现有流程，重新对业务节点进行定义和优化。肿瘤医院借助此次系统升级的机会，请供应链专家针对医院的现实情况，进行流程分析和重组，本着提高医用耗材的保障力度、提升物流效率、降低整体成本的原则，进行流程优化，对业务节点及岗位责任进行定义和划分，并将业务流程整合到系统内，由系统引导流程实现，优化整体物资管理的精度和效率。

(2) 建立医院物流中心。建立多级库管理体系、全局可视、科学分布库存，问题（近效、滞销、养护等）预警。利用企业资源计划（Enterprise Resources Planning,ERP）的功能为医院建立东西两个一级库及多个二级库，缩短对一线科室的服务半径，提高响应速度；同时根据物资类型的不同设定相对独立的管理原则。多级库有利于通过库存分布调整，提升整个流程的运作效率。

⑶ 建立供应商/品种评价体系，逐年优化库存结构和配送效率。引入供应商/品种的评价体系，通过系统的历史数据，如历史价格、交货及时性、总体使用频率、平均周转率等数据，对供应商/品种建立评价体系，为医院在供应商/品种选择提供详细的数据支持，并可以逐步提升对供应商的要求，以保证院内的整体供应效率。

⑷ 建立物资系统全流程批次追溯、闭环管理。利用ERP系统物流管理功能，建立请领—采购—寄售—收货—领用—移库—调拨—退库—使用—记账—寄售转采购—盘点全流程的批次追溯及闭环校验的凭证流，做到高值物资的全程批次追溯到流程责任人，另外，将寄售物资也纳入系统管理，使寄售中的物资也在可视范围内，防止未经授权的物资进入院内流通。一方面优化物资管理流程，另外也加强了耗材的使用安全程度的提升。

⑸ 条码、RFID等技术进行集成协同管理。尝试使用条码等自动识别技术为高值物资进行标记和识别，一方面加速业务流程的处理速度，方便手术室等一线科室应用，另外也方便移动设备的借用、发放、盘点等管理。

⑹ 建立设备的生命周期管理体系。从采购、使用、折旧、报废等全生命周期的管理，对设备的使用进行跟踪分析，对投资回报率进行分析和统计，提高设备的利用率。2.1.4 实现系统间高效数据交换，提高数据使用效率

⑴ 与财务、物价系统实时集成。新建的物资系统与财务、物价系统进行集成数据交换，同步采购、应付、库存余额、病人物资消耗等信息，使财务相关数据流通畅。

⑵ 固定资产折旧与财务实时集成。新建的物资系统将为不同类型的设备/固定资产建立相关折旧规则，并伴随大修等影响固定资产余额的工作，实时更新固定资产帐目和折旧规则，并将折旧金额同步给院财务系统及核算系统。

⑶ 科学的付款支持体系。新建物资系统将根据供应商类型、订单类型、内容、是否已收货、时间、付款条件、物资是否使用、物资库存情况等条件评估应付账款的优先级推荐，经审批后同步给财务参考执行。审批及发票签批负责人都可以基于系统信息判断付款的合法性、合理性，提高付款决策的科学度。

2.2 第二阶段

经过一期的系统实施，在数据信息清理、采集充分，系统运行稳定的条件下，进行全院物资设备支持决策系统的搭建，同时考虑多种供应链模式的应用。

2.2.1 实现各类物资核算到科室、病人。通过物资供应平台的流程运转及与HIS的集成，将各类物资成本按照医院成本核算维度归集到相应的科室及病人之上，提升医院成本核算精度。

2.2.2 基于多级采购平台，实现第三方物流及供应商管理库存，实现一级库零库存管理。通过院内物流体系的梳理和系统搭建，兼顾与供应商协同，通过电子平台向供应商发布采购订单等信息，加快订单处理速度。同时考虑尝试第三方物流、第四方物流、VMI等新医院物流模式，实现一级库零库存，在保证医院物资供应效率的同时进一步降低物资运营成本、提高管理标准化。

2.2.3 实现科研经费/课题的物资相关预算、核算管理。通过系统将科研项目作为独立的核算对象，所有的物资预算、采购、领用、消耗独立出具报表并进行过程控制，有效管理科研项目的物资预算。

2.2.4 搭建全院物资设备动态决策支持体系。将各类物资在院内的流动使用情况，如采购频率、库存周转率、领用满足率、库存资金占用、订单平均响应时间等各种指标，以动态的图形仪表盘形式进行展现，进行深度的数据信息挖掘和分析，帮助物资管理者进行科学决策。

3 设备管理部门的考核

3.1 通过选型达到以下目的

⑴ 统观全局，建设全院物资管理的统一共享的信息系统，而非各个条块分离建设，给医院多加几个信息孤岛。

⑵ 局部尝试，逐渐拓展系统覆盖宽度。从耗材、办公用品、固定资产开始，逐步拓展到我院基建项目、科研项目等其他管理类型，全面覆盖医院后勤运营管理。

⑶ 着眼于医院管理提升，通过信息化系统来强化管理控制、优化业务流程，而不是简单的用计算机软件来模拟手工操作流程。

⑷ 对系统规划做前瞻考虑，使物资管理系统适应医院发展和医改带来的变化，支持未来的医院物流模式，而不是仅仅看眼前的需求。

3.2 实际提升的工作效果

⑴ 提高物资供应效率，加大保障可靠性。

⑵ 电子化、自动化科学模型帮助减轻人员压力，降低库存的资金占用。

⑶ 整合、标准化、可扩展的系统功能，释放管理提升瓶颈。

⑷ 评估、分析功能帮助优化供应商的品种选择。

⑸ 精细成本核算帮助把握医疗成本。

⑹ 系统本身高可用、可扩展、可提供优质售后服务体系。

我院建立整合协同供应链管理平台的整体规划经过两个阶段的实施，预计今年下半年可以全部完成。相信物资供应链运营体系的建立，必将使我院的信息化管理提升到一个新的水平。

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Practice of Supply Chain Optimization and IT Platform Realization for Medical Material Management in Cancer Hospital

DAI Hai-wei,TANG Shu,
TAN Bi-zhu
Equipment Department,Cancer Hospital,Chinese Academy of Medical Science,Beijing 100021,China

This paper discusses the current problems, thought of improvement, business process reengineering, IT system planning, process and IT realization of medical material management in cancer hospital in order to provide reference to efficiency and profit optimization in hospital material management.

medical consumbles;supply chain; ERP;process reengineering;HIS

1674-1633(2010)04-0050-03

2010-01-25

本文作者：戴海伟，高级工程师。

作者邮箱：tanbzh@126.com

R197.324；R197.32

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2010.04.020