高职院校教学秘书工作内涵分析

庄佩芳

(天津青年职业学院,天津市 300191)

高职院校教学秘书工作内涵分析

庄佩芳

(天津青年职业学院,天津市 300191)

高职院校教学秘书是教学管理队伍中的重要组成部分,具有保障性、档案性、事务性特征,在日常教学管理工作中发挥着重要的作用。培养高素质教学秘书,提高自身综合素质,是做好高职院校教学秘书工作的关键。

高职院校;教学秘书;岗位;素质

随着高等职业教育的发展,高职院校的机构设置日趋完善,教学系以二级法人的管理者身份成为高职院校的一线管理机构,教学秘书也成为教学管理工作的重要岗位。

一、高职院校教学秘书岗位分析

秘书一词在《辞海》词条解释为领导的助手,在《现代汉语词典》解释为掌管文件并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。教学秘书在相关的辞书中没有诠释,笔者在多年从事教学秘书工作实践中体会到:教学秘书是从事与教学工作密切相关的教学事务性工作的管理及处理的专业人员,既兼管教学系行政性事务工作,又有协助教学系领导处理日常工作、做好领导助手的职责。可见,教学秘书既与一般概念的行政秘书有着相同的功能,又具有其特定的内涵要求。

教学秘书是高职院校校教学管理队伍的重要组成部分,肩负着学院教学改革、教学管理、服务学生、培养学生成才的重任,是学院教学改革和教学管理的关键岗位,是教学系领导与教师,教学系与学院各职能部门之间沟通的桥梁、承上启下的枢纽。在教学系的整体工作中有着调度、协调、综合加工的功能。为教学系各项工作有规律、有组织、高效率地正常运转,进行着大量细致的基础性工作,具备以下工作特征。

1.教学秘书岗位具有保障性特征

教学秘书是教学系教育、教学管理工作的直接实施者。在组织一线教学、保障教学质量、维护教学秩序等方面负有直接而重要的责任,需要开展一系列的辅助、保障工作。如:要协助教学主任制(修)订教学计划、大纲,进行教学检查、教学评估、专业建设工作;协助系主任做好教科研、管理等工作的布置、搜集、整理、上报工作;参与组织专业实践、社会调查、毕业综合考试的实施和成绩评定;负责学生成绩、学籍的管理;负责安排全系课表、考试及考务工作;负责试卷管理等工作职责。

为此,教学秘书必须及时了解掌握教学工作及教学计划实施情况,收集教学反馈信息,提出教学改革及修改教学计划的措施及意见,并及时反馈给相关领导和相关部门,为其做出正确决策提供可靠依据,并形成教学质量保证与监控体系,为规范教学活动,推进教学质量的稳步提高提供可靠保障。

2.教学秘书岗位具备档案性特征

目前,高职院校正处在人才培养工作水平评估阶段,在各项评价指标中,大部分材料的准备都源于教学档案资料,教学档案工作的质量直接影响评估资料的质量,进而影响评估质量。教学秘书作为学院兼职档案管理人员,负责教学系教学管理档案、教师个人档案、行政公文档案、固定资产档案、教科研档案的收集、整理、归档工作。要按照教学管理档案的二级类目如:教学综合、专业与课程、课堂教学与实践、学籍管理、学生工作、就业工作、招生工作、培训工作等,将归档材料搜集齐全,进行分类、归档,并随时提供检索与利用。可见,教学系档案工作的质量会直接影响教学系工作的效率和质量,会直接影响教学秘书参谋作用的发挥,因此建立完整的档案信息资料,为领导决策提供可靠的依据,是教学秘书岗位重要的工作之一。

3.教学秘书岗位具有事务性特征

教学秘书岗位主要以教学管理工作为主,同时要处理繁杂的日常事务性工作,与学院的各行政部门有着较多的工作联系,是联接各个工作环节的中枢和纽带。例如:教学秘书是要负责教学系教师、外聘教师、勤工助学学生的课时费及劳务费的核算与发放;负责教学系固定资产账的登统、核查、上报;负责起草各类与教学系工作相关的请示、报告、通知、报道等;负责本系办公用品的采购、领取、发放以及各种临时性工作的上传下达。可以说教学秘书工作千头万绪,纷繁复杂,始中有终,终中有始,循环更迭。

二、高职院校教学秘书工作现状分析

在高职学院教学管理工作中,教学秘书岗位特征决定了他们是管理工作最前沿的执行者。在组织一线教学、维护教学秩序、保证教学质量、保证教学系各项工作稳步高效进行的过程中起着举足轻重的作用。但是,目前在一些高职院校,由于种种原因教学秘书岗位的职能不能得到充分发挥,制约着教学秘书个体的发展。

1.教学秘书在教学工作中的地位和作用未得到足够的重视

人们对教学秘书工作存在各种偏见,岗位定级偏低,缺乏科学的评价体系和系统的指导与规范,缺乏有效的奖惩机制,学习交流的机会很少。工作模式有“闭门造车,按部就班”之嫌,工作规范化程度低,盲目性、重复性工作较多,工作效率偏低,缺乏创新能力,以致许多教学秘书本人对自己的工作也缺乏正确的认识。

2.科研能力薄弱,职称晋升受阻

较一线教师、专业带头人,教学秘书参与科研项目的机会几乎为零,虽然参与科研的愿望强烈,但由于缺乏指导,加之终日忙于具体事务,进修、外出学习机会较少,在进行科研时,显得心有余而力不足。然而科研能力的考量是教学管理系列职称评定的重要砝码,这无疑给教学秘书人员一个重挫,影响他们的工作积极性,制约了教学秘书队伍整体素质的提高。

3.“职业倦怠”现象阻碍教学秘书的专业发展及创新能力的发挥

“职业倦怠”是美国学者弗鲁顿伯格于1974年首次描述并界定的一个现象。即因工作时间过长、压力过大、强度过高所经历的一种疲惫不堪的状态。表现为管理者不能顺应对工作压力的一种极端反应,伴随着长期压力体验而产生的情感、态度和行为的衰竭状态。

教学秘书的工作既实实在在又繁重复杂,长期紧张的工作压力及易产生心理上的焦虑,出现“职业倦怠”现象,缺少对岗位的自豪感,有时会产生自我忽视,造成缺乏积极的职业发展目标,工作中没精神、没动力,自信心不足、缺乏进取心和责任感。久而久之会形成人格缺陷,人际关系的紧张,影响工作效率。

三、高职院校教学秘书应具备的素质

上述问题的存在有许多是客观因素所导致,需要管理层发现、关注,协调、解决。但教学秘书自身的主观因素即:教学秘书素质的提高更是亟待解决的问题。提高教学秘书的综合素质,是保证教育、教学管理质量的关键所在。

1.树立教学管理新理念,执着于自己的事业

高职教育从兴起到今天已历经了十多个年头,高职教育的兴起使中国高等教育实现了从单一型到多样性、从封闭型到开放性的跨越式发展。随着高职教育投资、管理、招生、就业等体制改革的不断深化,新的教育思想、教育理论和教育观念引起教育管理者的共鸣。素质教育、创新教育、通识教育、个性教育等理念成为高等职业教育培养实用型人才的行动指南。

教学秘书作为一线的教学管理者、服务者,必须有效把握、深入理解高职教育改革的大方向、新动态、新举措,不断摒弃落后的认识和保守的思想,与时俱进,切实树立起教学管理新理念。教学管理新理念的树立,必然给教学管理工作指引新方向、确立新目标。这就要求教学秘书要时刻清醒地认识自己的职业定位和服务宗旨,勤勤恳恳,兢兢业业,恪尽职守,为领导分忧,为教师、学生服务,脚踏实地于平凡岗位。

2.注重提高自身的创新能力,在创新中充实提高自己

创新是一种高层次的要求。教学秘书在教学管理过程中不仅仅是一个被动的执行者,更主要的是应具备不断思考、发现问题、解决问题、提供解决问题思路的能力,更要不断创新工作方法。

目前,教学秘书在当前实际工作中大体分为三个层次:第一层次是简单执行。领导说什么就干什么,不吩咐就不去做;第二层是能发现问题上报领导,但提不出解决问题的思路或并不思考如何解决问题,只把问题过度给领导;第三层次是不仅能发现问题,并且能提出解决问题的思路供领导参考,且能够对有研究价值的问题进行较深入的研究形成自己的观点。

显然,在这三种情况中,第三层次教学秘书具备了创新意识和创新能力。随着高职学院办学规模的不断扩大,管理工作的节奏必然要加快,所以教学秘书只有不断开动脑筋,创新立意,才能将工作做得得心应手,赢得领导信任,不断提高自身能力。

3.素质教育要求教学秘书践行教学管理新方法

素质教育是一项全面关心学生成长,综合提升学生品味的教育。这就要求教育工作者要树立新的教育理念,教学秘书当然也不例外。事实上教育的成功与否,不仅取决于学校的教风、学风,同时管理人员的工作作风、工作态度、工作方式也是关键因素。

作为教学管理一线的教学秘书,必须在管理中育人和在服务中育人,利用一切与学生接触的机会,时刻关心学生的成长,以自己良好的思想道德素养,用积极真诚的工作态度感染影响学生,以严谨的工作方式、高效的工作方法为素质教育的成功实施,做出自己的贡献。所以教学管理人员应与教学人员一样,既要做学生生活中的朋友,又要做学生学习中的良师。

4.培养良好的心理素质,以饱满的精神状态、健康的身心迎接工作和挑战

教学秘书工作处于各管理系统的中枢,地位的特殊,事务的繁重,角色的复杂,身处紧张性、快节奏和高压力的工作氛围下。因此,教学秘书岗位对秘书的心理品质提出了较高的要求。教学秘书在自我发展、自我完善的进程中,也要努力加强心理修养的自觉性。要注重意志的调节和控制,培养坚毅品质;注重性格的调节和控制,培养刚柔并蓄的性格;注重情感的调节和控制,培养理性与感性的平衡心态;只有这样才能营造和谐的工作氛围,出色、高质量地完成工作任务。

总之,要想在教学管理过程中摸索出一套适合现代管理理念的管理方法,就要求教学秘书具有强烈地学习意识、竞争意识、责任意识、服务意识及质量意识。在教学管理过程中认真做到“理”重于“管”;“做”重于“说”。使教学秘书工作逐步由“经验型”向“科研型”“创新型”转变,充分开拓、发挥教学秘书工作职能,使管理成效达到最佳。

[1]姚双良.论新时期高校教学秘书的业务素质[J].教育与探索,2007,(12).

[2]仇战宏.浅谈高校院系教学秘书队伍的现状与建设[J].陕西师范大学学报,2007,(9).

[3]王传琼.论高校教学秘书心理素质能力的自我培养[J].教研探索,2008,(8).

Analysis on Connotation of Teaching Secretary Work in Higher Vocational Colleges

ZHUANG Pei-f ang

(Tianjin Youth Vocational College,Tianj in 300191 China)

The teaching secretary of higher vocational colleges is an important part of teaching management team which has supportable,archival and transactional properties and plays important role in routine teaching management.Cultivating teaching secretary with high quality and improving their comprehensive abilities are the key points to do the work of teaching secretary well for higher vocational colleges.

higher vocational colleges;teaching secretary;post;quality

G712

A

1673-582X(2010)02-0084-03

2009-09-11

庄佩芳(1966-),女,天津市人,天津青年职业学院助理研究员,从事教育、教学管理工作研究。