论乡镇档案部门在新农村建设档案工作中的重要作用

张 宁

摘要:随着我国新农村建设步伐的加快,新农村建设档案管理工作亟需加强和完善。这就要求乡镇档案部门要充分发挥其在新农村建设档案工作中的重要作用,包括四个方面:一是监督和指导职责,二是组织协调作用,三是其具有的软硬件优势;四是其在综合开发利用档案方面的优越条件。

关键词:乡镇档案部门新农村建设

目前农村工作的重点是大力建设社会主义新农村,这也是构建和谐社会的需要。《档案法》明确规定了乡镇政府对基层村民自治组织档案工作具有监督指导的职责,从法律上明确了其主体地位。为此,乡镇政府在新农村建设中有责任、有义务帮助各行政村建立健全新农村建设档案,实现档案为新农村建设服务的目标。

一、乡镇档案部门具有监督和指导新农村建设档案工作的职责

乡镇政府是我国最基层的政权组织。《档案法》规定:“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导”,明确规定了乡镇档案机构在农村档案工作中的领导和管理地位。如今我国新农村建设正在如火如荼地开展,围绕“生产发展、生活宽裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”的要求,为农民在生产、生活及自治管理中建立和提供档案服务,不仅是保护农民利益的要求和提升农民素质的手段,也是构建法制社会、文明社会、和谐社会的需要。加强和完善乡镇档案管理工作是历史的必然,是做好新农村建设档案管理工作的关键。那么,乡镇政府如何履行职责,最大限度发挥其主导作用呢?

第一,完善档案管理机制,明确责任。要实行“双纳入”制度,即将档案工作小组纳入新农村建设领导小组,将档案工作纳入镇(乡)新农村建设领导小组办公室职责范围,以统领本乡镇的新农村建设档案管理工作;将新农村建设档案工作纳入机关档案工作小组职责范围,实行主管领导负责制,全面负责新农村建设档案工作的组织与协调工作;乡镇机关档案员要履行其监督指导职责,尤其要加强对与新农村建设相关的业务科室的监督,确保各类业务档案齐全完整。

第二,健全工作制度,坚持按制度办事。对档案的收集、立卷、归档、整理、保管、鉴定、销毁、利用以及移交等工作,都要制订规章制度并坚持执行,做到工作有章可循;对不易操作的规章制度要进行修订和完善,以保证档案工作的制度化和规范化。

第三,定期培训村级档案人员。定期对村级专(兼)职档案员进行档案业务知识培训,或通过以会代训形式进行指导,使他们了解新农村建设进程和档案工作发展动态,掌握必要的专业业务知识和技能,增强做好工作的信心和责任感。

第四,对乡镇档案工作进行有效的监督、指导和管理。有针对性的业务监督和工作指导,加上乡镇档案人员的自身努力,可以使一个乡镇的档案工作得到快速提高。监督、指导可以通过培训形式,也可以通过上门方式。平谷区马昌营镇将村级档案工作纳入包村干部职责范围,通过对包村干部进行档案业务知识培训,使他们在掌握了基本的档案管理知识后,再协助和督促所包村镇做好新农村档案的收集、整理、归档工作。另外,他们还将此项工作纳入年终“五个好”党支部的评比考核指标体系,建立了相应的奖惩制度。这样既检查了争创“五好支部”的工作情况,也促进了村级档案管理工作。该做法实行两年来,有效地解决了村级档案归档难、归档不齐全的现象,在规范农村政务和村级档案齐全完整方面收到了较好效果。

二、乡镇档案部门的组织协调是新农村建设文件材料齐全完整的保障

乡镇政府作为行政村的领导机关,是新农村建设的组织者和管理者,直接或间接负责新农村的组织、规划、设计、实施等工作,掌握着新农村建设中形成的大量文件材料。以平谷区为例,在2006年新农村建设中,全区42个部门共实施新农村建设项目69项,涉及产业培育、村庄布局、基础设施、环境整治、农民培训、社会事业、基层民主和政治建设等十个方面,其中90%以上是政府主导的项目,其余部分也是由政府组织协调的项目。因此,乡镇政府不仅是新农村建设文件材料的直接生成者,也是新农村建设文件材料上传下达的中转站,在确保新农村建设文件材料的收集工作上起着决定性的作用。

(一)发挥乡镇政府在新农村建设文件材料收集工作中的协调作用。新农村建设涉及农村工作的方方面面,涉及众多单位,且相互间存在诸多联系,要确保新农村建设档案的齐全与完整,必然需要乡镇政府以科学的发展观协调各部门间的档案工作。以镇罗营镇玻璃台村新民居建设为例,由于该村建设涉及的部门多,在建设项目全部完工后,村里保存的相关文件并不齐全,特别是规划审批的材料、可行性研究报告、项目评估报告、项目设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件等,都保存在相关主管部门和施工单位手中,而且大部分材料由他们负责归档保存,致使村里没有完整的新农村建设档案,不利于今后的档案利用工作。为此,镇政府先后与10多个单位和个人进行协调,对与该村建设有关的重要文件进行收集或复制,共充实文件材料100余件,这才保证了新农村建设档案的齐全完整。

(二)对新农村建设文件材料的收集范围实行动态管理。根据本地区新农村建设的主要任务和工作重点,由乡镇档案工作领导小组制定相应的新农村建设文件材料收集办法和收集范围,并依据新农村建设进程和周期实行定时更新,保证文件材料收集方法的适用性和收集范围的全面系统性,为新农村建设档案管理工作提供指导。

三、乡镇档案部门在新农村建设档案管理工作中具有软硬件优势

新农村建设档案工作是一项系统工程,需要乡镇政府在财力、物力和人力方面给予大力支持,切实为新农村档案工作服务。

(一)建立现行文件阅览中心

作为档案利用服务工作的外延,开展现行文件阅览服务,可以让广大群众及时了解党和政府有关新农村建设的惠民方针政策和法律法规,密切党和政府与人民群众的血肉联系,便于人民群众的监督和参与,乡镇政府可以将“一站式”服务大厅作为服务平台,借助其人员和设备条件,有的放矢地开展现行文件利用服务工作。要从“三农”工作实际需要出發,理顺现行文件送交渠道,确保信息公开的时效性,以方便的利用形式为农民提供满意的服务。这种服务内容应包括各级政府印发的占地补偿、税费改革、土地承包、土地流转等与人民群众的生活密切相关的非涉密性文件,以及与种植、养殖有关的生产、经营、加工、销售等方面的科技信息。

(二)实行“村档镇管”

“村档镇管”,是指在不改变其档案所属权的前提下,将村级档案集中到所属镇(乡)档案室进行综合管理的方法。实施“村档镇管”,一方面可利用档案推动村级工作的规范化、法制化建设;另一方面,也能在镇村有效贯彻执行《档案法》及《北京市实施<档案法>办法》,做到依法治档。平谷区档案局在刘店镇和镇罗营镇分别进行“村档镇管”试点,利用乡镇联合档案室的软硬件管理条件优势,对7个村的档案进行了托管,有效避免了因管理条件落后带来的档案损失,提高了村级档案管理质量。在此基础上,又对马昌营镇提出了“村重要档案镇管”的管理思路,在每年六月份将归档完毕的重要档案移交镇档案室,并做好托管移交手续,托管内容包括“两册”(党支部手册、村务公开手册)、换届选举材料、村民代表大会材料、土地承包租赁合同以及其他“村务公开民主管理”的材料等。通过实践,“村档镇管”的档案管理形式在规范基层档案工作方面取得了较好效果,在村务工作衔接、约束村干部行为等方面也起到了一定作用,为新农村建设提供了和谐的发展环境。

四、乡镇档案部门在综合开发利用新农村建设档案方面条件优越

利用档案为新农村建设服务,是开展新农村建设档案工作的最终目的。乡镇档案室的室藏档案,加上“村档镇管”的村级档案,能够全面反映出该地区新农村建设发展的历史进程。做好新农村档案资源的开发利用工作,有利于新农村建设的可持续发展,有利于宣传推广新农村的建设成果,有利于提升新农村的文化内涵。

(一)开展多种形式的档案利用服务

通过协助和引导新农村开展档案的利用、编研、展览等多种方式的服务工作,充分发挥档案资源的价值。例如可以利用新农村的新旧村貌、民俗旅游、风土人情、文化成果、土特产品等声像档案,举办新农村建设图片展、民俗旅游档案展、新农村文化成果展等多种展览来真实地反映新农村建设成果,扩大档案工作知名度。黄松峪乡在为民俗旅游接待户建立家庭档案方面取得了显著成效。作为平谷区最早开展民俗旅游的乡,目前已有民俗旅游接待户109户,其中雕窝村是全区第一个民俗户建档村,全村45户居民有24户建立起了家庭档案,在此基础上,镇村档案机构深挖民俗村的文化内涵,将民间工艺、艺术文件材料、知名人士来访材料等充实到家庭档案中来,利用民俗旅游网进行广泛的宣传,吸引了更多的游客前来游览,提升了民俗旅游的文化品味,实现了“旅游富民”的目的。

(二)建立乡镇新农村建设档案利用网络

以乡镇为单位,建立新农村建设档案资源网络系统,实现资源整合,并在此基础上,逐步实现乡镇间的资源共享。各乡镇共享新农村建设档案目录,在条件成熟时,可以利用计算机实现新农村建设档案的网络化检索与利用,重点展示新农村建设发展的典型经验,形成优势互补、资源共享,最大限度地提高新农村建设档案的利用效率。

工作单位:北京市平谷区档案局