电子文件管理的初探

刘玉金

福建省龙岩市农业学校，福建龙岩 364000

电子文件管理的初探

刘玉金

福建省龙岩市农业学校，福建龙岩 364000

电子文件是信息化发展的产物，在形成、整理、收集和利用等环节都有被修改和丢失的可能，因此，加强电子文件的管理工作就显得十分重要。本文将对电子文件如何进行科学有效的管理进行了探讨。

电子文件；管理；措施

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件的特定性决定了其管理与传统纸质档案也有很大的差别，下面谈谈电子文件管理。

1 构建统一的电子文件管理的基础框架

在新的时期，加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此，一档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法，确认电子文件的法律地位，明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依法管理电子文件；二档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化；三为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务，各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构，行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。

2 做好电子档案利用时的保密工作

电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的。由于电子档案利用方式与所依赖技术的多样化，导致了利用工作的复杂性。同纸质档案相比，电子档案利用过程中的保密性与安全性更加难以控制。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。从信息安全的角度出发，在电子档案的利用中，可采取两项措施：审核使用权限；划分密级层次。

3 完善电子文件管理运行模式

电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者；另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

4 档案管理工作提前介入

电子文件档案系统的设计，对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别，它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。

5 建立动态的跟踪监控系统

电子文件的管理应当从每份电子文件产生之初起，建立起一个与各部门紧密相连的系统,对每份文件的形成、接受、利用进行跟踪控制，以防止文件的丢失。这个系统应当以档案管理部门为核心，电子文件管理者给予各种文件类型以代码，任何部门未经档案管理部门同意，不能擅自建立新的文件系统,从而保证各类文件的产生均在档案管理部门的监控之下，以确保档案管理者具备文件的领导权力。

6 提高档案管理人员的素质

电子文件管理要求档案人员必须加强自身学习，全面提高理论水平，熟悉电脑操作。

档案人员通常只是熟悉档案业务，对于电脑操作并不熟悉。而电子文件管理就要求人员必须熟知电脑基本操作、相应软件运动等知识。因此，在进行电子文件管理工作中档案人员会感到知识缺乏，导致困难，工作效率不高，可以说，电子文件对档案人员提出了更高要求。具体来说，就是档案人员必须加强学习，全面提高理论水平，熟悉电脑，了解相应软件的有关知识。对于档案人员来说，仅有单一的档案专业知识已经远远不够，社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才，只有这样，才能使档案工作真正融入到社会的建设和发展中去，档案工作才能真正体现其价值所在。

7 加强电子文件的利用

档案工作的根本目的在于利用，首先，必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，实现电子档案管理的标准化和规范化，使电子档案在产生、运行、管理过程中有法可依，有章可循，保障其工作顺利开展；其次，要把好数据库质量关。在数据管理方面应建立健全数据质量管理体系，根据本单位的实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，并定期检查，常抓不懈；第三，要做到馆室共建，应将计算机录入工作分散到该立档单位的内设机构。由内设机构负责归档文件的计算机录入，档案室在接收归档文件的同时接收电子目录，并奖其合并为本单位的档案目录数据库，同时将重要的文件原文扫描，进而向档案馆移交电子目录，形成档案馆的电子档案目录中心。对于档案馆来说，其主要是负责对各立档单位电子档案目录库的形成、积累、保管、整理的指导和监督；接收和转换各档案室移交的电子档案目录，形成目录数据库；第四，充分利用信息安全技术，切实保障档案信息数据库的安全，如配置防病毒卡和查杀系统并且要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等，确保电子档案的安全。因此，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

总之，在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。

[1] 王苹.浅谈电子文件归档管理[J].航空标准化与质量，2010（1）：55-58.

[2] 于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，2010（1）：29-33.

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1674-6708（2010）18-0042-02