工程档案在工程建设中的重要性

康保娟

（中交天津港湾工程研究院有限公司，天津 300222）

随着社会主义市场经济迅猛发展，极大地促进了港口、公路、桥梁等交通项目的开发建设，同时也加剧了施工企业之间的竞争。如何更好地发挥工程档案的优势，为企业生产经营提供全方位服务与支持，使企业在日益激烈的竞争中立于不败之地，本文在总结实践经验的基础上，就工程档案在工程建设中的重要性谈几点认识。

1 工程档案在城市、交通建设中的重要性

工程档案是这样定义的：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案[1]。它包括设计图纸、科技档案、文书档案、声像档案等等。工程档案能真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况，可以为改建项目、扩建项目、城市规范建设、科学技术研究等活动提供参考依据。

（1）工程档案为维护企业的合法权益服务

改革开放以来，城市建设发展很快，企业生产经营等逐步进入到法制轨道上来，企业形成的工程档案在工程建设中愈发重要。在企业活动中，总是以证据说话，所谓“空口无凭，立字为证”。例如，几年前天津港研院承担的某港口变电站检测项目，在工程出现沉降问题后，业主要求施工、检测单位查找原因，通过调取原项目档案，查阅当时工程原始资料，找出问题所在，排除了天津港研院的责任，维护了企业名誉，挽回了经济损失。如果没有工程档案，或者工程档案不准确、不完整，对工程档案不充分利用，那么企业将蒙受巨大的损失。事实证明，工程档案在城市基础建设中所发挥的作用是巨大的、多方面的。

（2）工程档案是进行城市、交通规划等工作的基础

城市、交通规划建设是根据城市的现状、条件和基础、特色等动态变化因素，进行全面地、综合地、科学地、长远地预测和设想，通过论证，编制规划方案后付诸实施。假如没有工程档案，特别是没有勘察工程的档案作为依据，城市规划将无从下手。

（3）工程档案是积累企业建设经验，进行企业建设技术储备的手段

工程档案是企业在港口、道路、桥梁等城市活动的产物，城市建设活动的成果主要是两个方面：一是工程实体，二是工程档案。工程档案就是企业生产、经营成果的直接记录和实际反映，它真实地记述了企业生产活动的过程和成果，记载了工程科技人员的工程技术、工程经验。工程档案作为企业建设成果的直接载体成为积累、储备工程技术和工程经验的工具和手段。

（4）工程档案是城市、交通建筑物维修、改建、扩建的依据，是提高企业经济效益的最佳途径。如在码头升级改造设计的前期检测工作中，需要调阅码头原始设计及勘察测量档案，了解码头竣工时原始观测点的高程值、坐标值及码头历年的修复资料，若由于历史原因及码头主管单位变迁等造成档案无从查找、档案遗失或未保存完整档案，势必影响对码头变形的分析判断，进而影响对码头现状作出正确的检测评估结论。因此只有以工程档案为依据，才能进行科学的城市、交通建设和管理，克服盲目性。工程档案还可以转化为生产力，是国家的重要技术。通过利用服务可转化为物化劳动，直接创造物质财富，这在工程建设中是不可忽视的经济资源。合理利用工程档案，就可以对拟建工程进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分利用工程经费，为国家、企业节约大量的资金、人力、物力，促进城市建设的发展。没有工程档案，各项工程建设就会造成混乱，维护、改建、扩建等就难以进行，因此工程档案是城市及交通建筑、维护、改建、扩建的基础和重要依据[2]。

2 做好工程档案管理工作，保证档案的完整性和准确性

（1）建立健全规章制度是做好工程档案工作的重要保障

建立健全一套合理的工程档案工作规章制度，是一项原则性、科学性、系统性较强的工作，同时也是工程档案质量的重要保障。“没有规矩，就不成方圆”，只有健全的规章制度，才能使工程档案的收集工作有章可循，才能按照统一的规范协调一致地发展。工程项目开工之前，应在工程部门建立档案责任制，明确收集、整理、移交所主办的工程档案材料的职责，并按规定管理工程档案，确保档案既符合工作进程，又符合档案管理工作要求。

（2）坚持工程档案工作与工程建设同步进行

工程档案是随着工程建设的发展逐步形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确、系统就已经是客观存在的了，要保证这种客观性，就要在工程的提出、论证初始时，对工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案工作规律，坚持档案与工程建设同步进行，使应归档的文件材料及时归档，工作中还应该注意以下几点：

①要确保各项记录的真实性

真实性是做好工程项目技术资料的灵魂，不真实的资料会将人们引入误区，坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法。如混凝土、砂浆强度是采用抽样方法进行抽取试块检验评定的，取样的科学性和真实性非常重要，绝对不允许对制作试块的样料“专门加工”，否则，一旦工程出了质量问题，不仅不能作为原始技术资料使用，反而造成工程技术资料混乱，以致对工程误判。所以，在工程过程中要始终根据技术标准及要求，真实填写各种记录，保证与工程同步，确保各种技术数据真实。

②要确保各项记录的有效性和完整性

工程施工过程中形成的各项原始记录要及时收集，发现签字、盖章不全的记录要及时找相关人员、部门签字、盖章，保证各项记录的有效性和完整性。将收集到的资料及时分类，切忌拖拉积压，做到收集速度快，工程资料齐全，质量高，尽力避免试验记录等原始材料的散失。还要注意影像资料的搜集与整理工作，保证影像资料能够真实、客观地反映现场施工的质量情况。只有注重对每一个细节产生的文字影像记录的严格要求，才能真正确保各项记录的有效性和完整性[3]。

（3）加强电子文档管理，确保其数据安全

工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件[4]。工程电子文件是工程档案的一部分。为加强工程电子文件的归档与管理，保障文件的安全保管与有效开发利用，在工程电子文件的形成过程中，应按照各类电子文件的通用格式[4]进行编辑整理。对电子版文件和记录的管理要采取积极的安全防范措施，有效地保证工程电子文件的真实性、安全性、可靠性。

（4）与工程技术人员的配合是做好工程档案工作的基础[5]

工程档案贯穿于工程的全过程，工程技术人员对工程项目的情况最了解，大量的档案资料产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。一组完整、准确、系统的档案，是各参建单位共同努力的结果。档案管理人员应经常深入现场进行及时的指导，宣传档案工作在工程建设中的重要作用，在日常工作中有意识地做好工程档案材料的收集，确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。档案人员与工程技术人员通力合作，来共同做好工程的档案工作。

3 结语

坚持档案工作与工程建设同步进行，加强电子文档管理，做好工程档案管理工作，保证工程档案的完整性和准确性。档案工作是一项长期持之以恒的工作，加强工程档案工作是为了规范管理，同时也是防患于未然。它所涉及的专业知识信息量大、范围广、工作量大，这要求工程技术人员不仅懂工程建设技术，也要了解一些档案知识，在今后利用档案过程中，真正地体现工程档案在工程建设中的重要性。

随着我国港口建设不断满足参与经济全球化的要求，满足国家实施重大区域发展的需要，工程档案将贯彻于港口建设中的设计、施工、监理、改建、扩建、运营、维护等各个环节，将为提高港口工程的管理水平，发挥出不可替代的巨大作用。

[1] GB/T 50328-2001，建设工程文件归档整理规范[S].

[2] 马燕.城建档案的作用[J].天津档案，2006，（5）.

[3] 赵玉香.浅谈国家重大桥梁建设项目档案的编制工作[C]//中国交通建设股份有限公司办公厅.中国交通建设股份有限公司档案工作论文集.2009：84-85.

[4] CJJ/T117-2007，建设电子文件与电子档案管理规范[S].

[5] 黎雁翎.做好重点工程项目档案管理工作[J].天津档案，2006，（7）.