知识管理:科技期刊发展“隐形的翅膀”
——以《科技创业月刊》为例

邓坤烘 高 平 戴 钧 梁竞艳

《(科技创业月刊》杂志社,湖北武汉430071)

知识管理:科技期刊发展“隐形的翅膀”
——以《科技创业月刊》为例

邓坤烘 高 平 戴 钧 梁竞艳

《(科技创业月刊》杂志社,湖北武汉430071)

知识经济的出现和现代信息技术的发展,使知识管理走进学术期刊成为一种趋势。科技期刊应该分析自身情况,结合自身优势,积极地利用知识管理整合期刊现有资源,建设基于知识导航、知识发掘的信息平台,提升杂志质量,突出杂志特色,增加杂志核心竞争力,打造杂志品牌,使杂志在激烈的竞争中不断发展壮大,获得新的竞争优势和发展前景。

知识管理;科技期刊;信息管理;平台构建

知识管理包括知识采集与编辑、知识审核与存储、知识发布与分享、知识交流与利用四个环节。

知识采集与编辑,指企业或组织进行知识资产的采集与编辑,包括采集学习行业专业基本理论知识和业务知识,对专业基本理论知识、业务知识和实践经验知识进行编辑加工、梳理分析,在企业或组织中形成系统化的流程和规范化的运作。比如,对业务员进行销售知识培训,对办公人员进行办公技能培训,对中层干部进行管理知识培训等等。

知识审核与存储,指通过日常的实践检验和深入思考后,甄别审核所收集的信息,保证知识存储的适用性、新颖性、有效性。知识存储涉及的内容很多,包括公司或组织每年下发的文件,国家相关的政策性文件、通知等,客户资源系统中各类合同、单据、会议纪要、方案、策划、制度等。

知识发布与分享。知识的发布可以通过自己的内部网站、会议研讨、集中学习等多种方式进行。知识分享涉及到公司或组织员工的心理状态和分享的意愿,受员工的个人因素影响较多,是知识管理中比较难处理的问题。大部分的企业和组织内部,经过多年的实际运作,都形成了自己企业或组织特有的知识分享的机制和方法。

知识交流与利用。所有管理的目的都在于创造效益,知识管理的目的也不例外。知识的利用指利用知识资产处理企业或组织的事务性工作,例如公司某个行业的销售人员可以很方便地在CRM中找到某家客户的联系人资料,了解与其打交道的相关技巧,从而与其保持亲密联系,最终促进业务的成功。

一、《科技创业月刊》期刊社现状分析

《科技创业月刊》是国家科技部火炬高技术产业开发中心、中国技术市场管理促进中心和湖北省科技厅联合主办的大型综合性财经类科技期刊,是中国创业投资类核心期刊、中国学术期刊数据库统计源期刊、中国期刊网全文数据库全文收录期刊、湖北省优秀科技期刊。《科技创业月刊》在国内外拥有广泛的读者,受到科技领域、教育领域、风险投资领域和新兴企业群体及理论工作者、企业家、科技人员、管理人员和教师的青睐,是中国创业创新领域的主流媒介和权威杂志。

与《科技创业月刊》纸质杂志的丰富内容和成功传播相比,目前《科技创业月刊》信息管理平台的内容和功能还十分匮乏。平台仅仅做到了基本的信息发布,在采编系统,与读(作)者沟通互动,以及链接相关行业、政府机构方面,与国内外一些较好的期刊信息管理平台相比,差距还很大。

栏目设置单一,特色不突出。《科技创业月刊》信息管理平台与大多数国内期刊网站平台大同小异,没有整合现有知识和情报,不能体现出创业投资的核心特色。

内容贫乏,更新缓慢,信息量较小,不能全面反映杂志社工作内容。现有平台没有建立完善的专业数据库和案例库,而且《科技创业月刊》每期于当月10号出刊,到当月月底文章才能发布,给读者查阅当期文献带来一定的不便。

平台上没有采编系统。现在作者投稿只能通过E2mail或U盘代拷等方式,不能直接登陆网站平台进行投稿及稿件处理信息的查询。编辑处理稿件等工作也还是按照自身记录的习惯进行,容易产生沟通不畅、文章丢失、漏发等情况,给编校工作带来一定的不便。

后台录入系统功能不全。现有的后台服务系统只能简单输入文字、数字,不能输入公式和图表等信息,这样会造成作者论文(纸质版)在发布到平台的过程中部分丢失,为作者和读者查找文章等带来不便,而且也影响期刊质量。

与读(作)者、理事单位互动性较差。目前《科技创业月刊》信息管理平台上的读者论坛基本处于停用状态,点击率较少,使用率不高,致使杂志社不能和读(作)者、理事单位及个人进行咨询和互动。

二、基于知识管理的《科技创业月刊》现状与实施

(一)运用现代化技术,建立知识共享与转移的信息管理平台

尽可能运用现代化的技术手段建立各种形式的企业知识网络,为知识的交流与共享提供基本的物质和技术基础。建立知识共享与转移的信息管理平台,有利于促进作者、读者与杂志之间的交流,从而扩大学术期刊的影响。它包括建设基于知识导航、知识发掘的杂志网络平台,完善的专业数据库和案例库,高层次的学术交流平台和《科技创业月刊》电子杂志,以实现信息的快捷传递,提高杂志社的工作效率,实现知识的有效共享与转移。

1.建设网络平台

对现有网站进行更新,不仅在平台上实现杂志社信息发布、过刊查阅下载等功能,而且要添加采编系统,使读(作)者可方便地查询稿件录用、编校状况、出刊周期等信息,拉近作者与杂志社的距离;同时引入知识导航和知识挖掘的概念,建立信息管理系统,保证信息不丢失,提高杂志社工作效率。

2.建立完善的专业数据库和案例库

完善编委会专家信息库、作者信息库、专项数据库以及案例库建设,完成杂志社现有编辑数据库建设,增加业务活动板块,实现信息资源的整合与有效分类,使数据与资源共享,增强杂志社办公效率。

内部专业系统。一是内网办公系统,包括杂志社公共文件传达、共享及反馈;上级主管单位、部门相关文件传阅,信息公布;各办公人员相应办公计划的安排及监督提醒功能的完善;各办公人员理事资源的整合(方便转交之类);建立院士资料库,方便查阅使用;设立如同QQ群系统的内网交流平台,方便办公交流等。二是内网学习系统,包括编辑操作规范及细则,往届活动的相关文件、总结等,相关专业英语的资料,相关专业计算机基础、操作等方面的资料,参考文献标示规定等。三是内网休闲系统,包括办公室健身相关知识,哲理性小故事,演讲与口才,人际关系处理等方面的知识,音乐电影等放松型内容,健康小游戏等。

外部专业系统。将知识管理应用于《科技创业月刊》的对外信息管理平台的建设,主要涉及到以下四个方面:一是对外采编系统,包括作者投稿系统,专家审稿系统,编辑办公系统,作(读)者查询系统,过旧刊阅览系统等;二是对外研讨创业投资、社会热点与学术前沿的综合性的论坛——科技创业服务平台,包括创业政策解读,创业热点咨询,相关业务交流,创业信息、相关项目发布,招商引资,与权威机构、相关政府主管部门的链接,广告业务等;三是对外理事活动发布系统,包括新近活动信息发布、历届活动成果展示、历届活动详细信息发布及活动剪影、留言建议区等。

3.创建高层次学术交流平台,实现知识更大范围和更深层次的共享与转移

在现有读者论坛的基础上开拓创新,将论坛改造成一个研讨创业投资、社会热点与学术前沿的综合性论坛,还可开创“创业导刊”或者“创业热点咨询”等板块及与权威性的政府机构、企事业单位、创业明星企业等的网站建立链接,将专家、创业者、读者、理事单位等不同类别、不同需求的人或机构联系在一起,形成高层次、宽范围的学术交流,促进作者、读者、理事单位与杂志社之间的互动,营造创业的软环境,实现知识在社会更大范围和更深层次的有效共享与转移。

4.创办《科技创业月刊》电子杂志

在现有纸质版杂志的基础上创办《科技创业月刊》电子杂志,不仅仅是把纸质版本传入网络,而是以多媒体展示和互动性强为标签,实现知识和信息的快捷传递,使杂志得以在更广大领域推广,提高杂志的知名度和权威性,促进知识的广泛共享与转移。

(二)完善激励机制,建立乐于分享的文化

1.完善激励机制,以实质奖赏来鼓励员工共享与转移知识

知识管理最大的挑战在于如何鼓励员工分享知识,因此,必须设计一套科学有效的激励体系,使员工能积极创新、共享和应用知识。《科技创业月刊》针对知识管理中的员工激励难题,注重员工知识产权化保护,实施知识奖惩并举制度,除了一般意义上的物质激励与精神激励外,还以制度的形式明确员工的知识产权,切实维护了员工的利益,使隐性知识显性化,个人知识部门化。

2.营造能引导员工知识创新和共享的环境

有一个知识创新和共享的环境,员工能够相互交流,并从不同的角度审视,进而将不同的见解统一起来,形成新的集体智慧,最终融合到新技术和新产品中。在营造组织环境的过程中,打破部门和行业界限,确保思想的及时交流,同时对员工加强头脑风暴法、解决问题能力和评估实验以及其它核心学习技能的训练,对于消除组织学习障碍,提高知识管理效率都将是非常重要的。

3.形成以人为本的企业文化

企业员工是企业文化的承担者,但是企业的知识共享与转移模式、过程与传统的物质资料生产模式存在很大差别,因此,《科技创业月刊》尊重和鼓励员工的探索勇气与创新精神,宽容员工在知识探索与发现中的失败,鼓励个人的市场探索与业务创新,对成功员工进行额外奖励,鼓励形成内部创新团队,发扬团队合作精神,讲究合作共赢,促进知识在员工之间的共享与转移。

4.完善知识管理流程,建立无时间空间束缚的学习交流机制

完善的知识管理流程是指有系统地搜集、获取、整合、累积、存储、分享、更新知识等,使需要者可以随时随地随手获得所需要的正确信息,因而能快速采取行动。这些知识,可能存在于企业文件、档案、数据库中,但也可能存在于企业例行的工作流程及实务规范中。

《科技创业月刊》知识的获得来自组织内外。《科技创业月刊》利用所建立的理事会、编委会等,聘请许多专业领域的专家、学者进行课程设计,让员工包括部分作者参与并实施学习,建立专业知识分享渠道。在知识整合方面,《科技创业月刊》将文件标准集中在一起,以系统的方式,整合所有的知识资源,增进使用者的方便性,并缩短员工一半以上的学习时间,大大提升了工作效率。《科技创业月刊》规定外训或研习人员必须要透过部门会议或研讨会的方式,报告并分享所学得的技术与知识。工程人员出差返回后,也须上交差旅心得报告,同时将所学以专题报告呈现。除安排外部讲师进行知识分享外,期刊社还安排内部员工以演示文稿、演讲、撰写书面文件方式贡献专业知识,建立知识分享机制,并将教学成效纳入绩效考核制度。鼓励再进修及教育训练,让员工接受新观念,并将其自然地应用到工作中,以实践知识更新。

[1]陈忠理.基于管理创新的企业隐性知识共享与转移[J].沿海企业与科技,2007(10).

[2]薛飞.科技情报机构发展趋势研究——知识管理与核心竞争力探询[J].科技创业月刊,2008(9).

[3]杨元生.知识创新与学学术期刊全面质量管理[J].河北科技图苑,2001(1).

[4]温彩玲,夏长春.从知识管理角度谈企业知识管理系统的构建[J].科技创业月刊,2009(7).

[5]孟坤,熊中楷,王建洪.知识管理与组织绩效的关系研究——基于组织文化角度的实证[J].现代管理科学,2009(11).

责任编辑 韩玺吾 E2mail:shekeban@163.com

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G20

A

1673-1395(2010)04-0006-03

20100501

湖北省科技信息研究院2009～2010年度院长基金A类课题(2009A10)

邓坤烘(1974—),男,湖北阳新人,副编审,硕士,主要从事科技期刊、科技管理研究。