电子档案管理及发展趋势研究

赵玲侠

随着社会的发展和科学技术的进步，档案数量的日益增多，利用要求的日益增高，传统的手工操作管理方法存在保管庞杂、查找困难、提供迟缓、管理水平低等问题。

一、电子档案的优势

电子档案，主要指机关、机构、组织和个人在从事各种活动的过程中形成的具有保存价值的，以声像为主，辅以文字说明的历史资料，以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，作为活动凭证保存的记录信息，都有参考利用价值。与传统的纸质档案相比，电子档案有以下几方面的优势。

1.占用空间小，存储容量大。

传统的纸质档案需要较大的空间来储存，而电子档案是数字化信息，用于记录电子档案的CD、硬盘、光盘等存储介质，比传统的纸质文件能容纳更多的信息。

2.信息利用率高。

传统的纸质档案受时间、空间的限制，利用率较低，而电子档案通过网络很容易实现资源共享，不受时空的限制，具有较高的利用率。

3.处理效率高。

电子档案省去了传统纸质档案中的立卷、归档、分类、装订等很多环节，提高了档案处理的效率。

二、电子档案管理的发展趋势

随着档案数量和内容的日益增多，档案的利用率大大提高，利用者对档案的快速准确和便捷的需求日益迫切，我们要利用现代的科技手段，提高档案管理技术的现代化，使档案管理达到最优化的效果，这必然成为未来档案开发利用的一个主要趋势。随着计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，如何搞好档案的现代化管理已显得迫在眉睫，档案工作必须运用现代科学的理论方法与技术，按照一定的原则和要求对档案进行科学管理，积极开展对各类档案资料的收集、整理、管护提供和利用等。

电子档案信息存储密度高与计算机联机能力强，影像还原效果好，便于大量复制拷贝，节省存贮空间，利用率极大提高。因此我们应利用现代的科技手段，加大对档案资料的收藏力度，延长档案资料的寿命，利用现代畅通的网络技术，实现档案信息资源共享。

三、加强电子档案管理工作的有效措施

1.严格电子档案管理制度、归档方法和移交途径。

为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求至关重要。一要加强教育，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，形成忠于职守的品质、认真负责的工作精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。二要严格要求，明确具体管理措施，做到有章可循、有规可依。三要建立一套审查制度，严格把关，保证电子档案的原始性、真实性。

2.明确电子档案制作职责，建立电子档案管理的记录系统。

电子档案的制作人员应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的方式调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。纸质档案一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，大家可从这些信息上确认其原始性。电子档案形成后因载体、格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实其内容没有发生任何变化，就很难确认它的原始性。因此，必须建立严格的记录制度，记录电子档案的制作、收集、管理和使用情况。

3.建立档案形成、管理和储存三方一体化协作的电子文件管理运行模式。

电子档案与纸质档案相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。应当采取电子档案形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方一体化的电子文件管理运行模式，档案部门既掌握电子文件归档的原则，又是设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种一体化协作的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

4.采取切实可行的信息保护措施。

随着电子文件的广泛使用，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，如加密技术、签署技术、消息认证、身份验证及防泄措施等，防止其他人员登录档案管理系统，修改、删除电子档案，维护电子文件的真实性、可靠性；也可以采用病毒防火墙技术，防止计算机病毒和“黑客”的破坏和攻击。同时做好信息的备份工作，有效地保护电子档案信息的可靠性和完整性。

四、结语

随着信息技术的发展，信息在现代社会经济生活中的地位和作用已越来越明显，档案管理信息化势在必行，必须利用现代信息和网络技术做好档案管理工作，更好地服务社会。

参考文献：

［1］顾学中.电子文件全程管理刍议［J］.档案时空（业务版），2005，（06）.

［2］吴莹.论电子档案间的历史联系［J］.法制与社会，2008，（30）.

［3］杨柳.对电子文件真实性问题的探究［J］.长春大学学报，2006，（10）.