浅谈炉峪口煤矿OA系统的应用和先进性

邢志玲

（太原煤气化股份有限公司炉峪口煤矿，山西 太原 030203）

1 炉峪口煤矿OA系统的构成

（1）炉峪口矿现在的办公自动化系统是管理型的，通过它可实现与太原煤气化集团公司的办公对接。其主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如公文处理、文档管理、电子报表、电子邮件、会议管理、检索等。它是一个协作的“过程”，作为个体无法单独完成，必须是基于计算机网络和数据库支持的全员工作模式，需硬件和软件共同支持来完成。

（2）办公自动化的硬件分为：①办公信息的输入、输出设备，如打印机、扫描仪等。②信息处理设备，指各种个人计算机、工作站或服务器等。③信息传输设备指通讯公司专线、计算机局域网、广域网。④信息存储设备如数据库服务器、文件服务器等。

（3）办公自动化软件。其中，基础软件有以Office办公软件、小型关系数据库软件等独立支持它的各种基本功能的软件为主，这些软件用来解决各自的办公自动化是不成问题的，但要实现全员信息的交流、工作协同，则需用到办公自动化应用软件。目前，这种大型的应用软件没有通用的产品，需要我们的办公自动化开发商在一定的平台上，按本矿的具体情况量身开发。

（4）数据库。本矿使用了专业的数据库，在对数据库中的原始数据进行加工、处理的基础上，按对组织主要功能的不同分类形成专用数据库。

2 OA系统在管理中的作用和先进性

OA在提升炉峪口煤矿办公效率的同时，更重要的是提升了执行力。手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是企业领导者无法有效地监控到员工日常的工作。很多管理制度的确立，在执行花费了很长时间后都没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所以造成管理层的政令很难有效执行。

（1）建立了统一的通讯基础平台，实现了本矿内部邮件互通，提高了工作效率。

（2）建立了统一的信息发布平台，实现本矿内部各种消息（办电子公告、文件、函件等）的发布与传递，进行充分的信息共享与传递，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。

（3）实现了移动办公，解决了领导和员工因出差而不能查看文件的难题，只要有网络与通讯平台的支持，就可以随时随地进行办公。

（4）知识的沉淀和痕迹的保留。对企业来说，都会存在员工流失问题，流失的员工等同于资源的流失。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他所掌握的公司的核心资源，以方便后续员工快速交接和跟进，避免企业造成损失。同时，对于将新员工培养成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省培训费用。

（5）加强对员工日常行为的考核。企业对员工的考核只停留在印象打分上，不利于留住人才。通过OA系统，可以把员工工作情况所产生的成绩作为依据来对员工进行动态的绩效考核。使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

3 OA给本矿带来的实际效益列举

（1）实现了自动化的文件审批流程。在以前的文件审批中，由矿办文员持文件找各个相关部室领导来处理，处理周期长、效率低，而有了办公自动化后，只要一打开电脑就能处理文件，随时随地，既节约了人力、物力，又提高了效率。

（2）二级单位送报表是由各部室把打印好的报表交由该单位文书，再由文书亲自送往公司，现在，通过办公自动化可先由各对口单位发起人起草、审核，再由部门领导审核，主管领导审核，接着由矿办文书盖章，最后由发起人上报对应部门文书及相关人员。通过对过去和现在的对比，发现管理更规范，操作更方便、快捷了。

（3）实现了纸质档案管理到电子档案管理的转变。档案管理中包含了收文档案、发文档案、会议档案、各种人事档案等，根据各自不同的特点分层分级管理，如收发文档案管理分别按照时间先后、类别来归类整理；人事档案则按照部门、岗位来归类等，这样在查阅档案时可以更加方便。电子档案管理使工作处理流程规范化，避免了繁重的人工整理过程，大大提高了工作效率，电子档案就相当于有了一个“移动着的档案室”，其中有近3年的文件，按照不同的类别都各自归档，井然有序，一次到位，不必重复，查询也比较方便。

（4）多用户不同权限操作，数据自动备份，保证数据安全。办公自动化可以设置多个用户，并且根据工作需要为每个用户设置不同权限，从而提高了系统数据的保密性和安全性，满足了对各种岗位和各类文件的管理和控制需求。

4 本矿未来OA系统的发展方向

在未来的发展中，我们将实现如会议管理、设备管理、财务管理等与日常办公工作相结合的各种辅助办公，对于本矿，更是存在大量的业务系统，如人力资源管理、产量管理、井下人员定位系统、监测监控系统等，煤矿的主要信息往往都在这些系统里，办公自动化系统应该与这些系统实现很好的集成，使各级高层领导人员能够有效地获得煤矿的基本信息，提高整个公司的反应速度和决策能力。

总之，办公自动化在本矿已经广泛应用，并取得了良好的效果，下一步将进一步拓展它的应用范围，进一步集成井下的各种重要信息，为高层领导提供决策支持，从而真正做到全矿的信息化发展，并积极占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使本矿的发展形成良性循环。