灌区工程档案资料应用小析

□王卫红 □朱建峰（辉县市水利局群库灌区管理处）

群库灌区位于河南省西北部太行山东麓，辉县市西北部，设计灌溉面积3.36万hm2，始建于20世纪50年代中期，大规模建设于上世纪60、70年代。受时代和条件限制，在“全国大乱，辉县大干”的年代中，老一代水利工作者充分发挥聪明才智，集思广益，因地制宜，爬遍辉县的山山水水，将辉县的几座中型水库用干渠连接起来，用西水东调、北水南调的方式解决了辉县市山区人民的吃水和灌溉问题。也就是在那样的施工年代，水利工程的施工资料都是用手工作业绘制，经主要设计人员审批后就安排施工，采用公社负责制，水利技术人员现场把关施工质量。受条件和形式限制，施工档案资料没有形成体制，给以后的建筑物维修和保养查询档案造成困难。

随着时代的发展和科学技术的更新，所有的水利工程施工都要满足施工档案资料要求，施工现场质量是一方面，施工档案资料也是重要的组成部分。由于山区灌区的条件限制，战线长、浇筑方式为两头浇筑，多数地方水电使用不便，给现场技术人员提交及时施工验收资料造成困难，也给监理人员把关施工资料带来不便。由于多数是山区作业，浆砌石渠道施工时，还要使用当地参加建设的老一代匠人，他们形成的概念就是把活干好，不管什么资料。由此形成的习惯也渐渐的令现场施工资料管理出现了偏差，往往不能够满足监理现场开仓验收的要求。当习惯形成惯例的时候，施工资料就失去了其真实有效性，也给以后的竣工资料归档带来了麻烦，施工资料跟不上施工进度，施工资料就失去了其时效性。在此基础上，对施工档案资料归档的重视要求就显得很有必要。

1.领导重视，配备合格的档案管理人员

由于历史条件原因，水利系统配备的多位水利技术人员，没有经过系统的档案管理培训和学习，在施工一线把握施工质量已经形成了一整套施工经验，但在施工档案管理上还有很多欠缺。没有对施工档案管理的形势形成强有力的认识，缺乏在此方面的创新精神和认真精神。档案管理在新形势下已逐步形成了与主体工程质量同等重要的地位，档案资料的缺失就是对施工质量的不负责。所以，主管施工的领导要高度重视档案资料的收编工作，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》执行水利工程档案的管理，加强对施工档案资料管理人员的配备，组织其参加国内相应的档案管理培训，加强档案资料的保密性和相应的档案管理职业道德，掌握施工档案管理的专业理论知识。加强对施工、监理、设计单位的资料归档要求，逐步适应新形势下档案管理的具体形势需要。

2.档案室的配备

工欲善其事，必先利其器。没有合格的档案室，即便是即时档案资料归档十分合理，满足新形势下的归档要求。离开了后续的档案资料管理和保养，所有的施工资料都会在一定的期限内发生霉变和虫蛀，加上纸质的时效性，隔上一定时间后，纸质资料就满足不了查看的需要。所以要加强档案室的建设和管理，配备合格的档案管理器材，按照档案管理要求，时隔一定期限，对所有的档案资料重新进行扫描和复印，对电子文档进行重新复制拷贝，以满足档案归档资料的具体要求。档案室的建立要适应新形势下的要求，可按照《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2000执行，以便做好档案资料的各项防护工作。

3.档案资料防护工作

档案资料归档以后，要完善档案资料的管理工作，认真进行档案登记造册，电子登录，满足各项查询需要。

档案资料的防护工作主要包括外围结构的保温、隔热、温、湿度要求，内部资料防火、防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和防盗工作等。

4.档案资料的收集

结合到山区灌区资料的收集，主要包涵以下内容：

4.1 收集内容

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件及设计、工艺等文件。设计单位负责收集整理勘察、设计文件、图纸等，并按规定向建设单位归档部门提交有关设计基础资料等。项目监理单位负责收集积累项目监理文件和监督、检查施工项目文件完整、准确、系统情况等。施工单位负责收集其承包项目全部文件的收集、积累、整理等。

4.2 收集范围

反应与灌区工程建设有关的重要职能活动、具有查看利用价值的各种载体的文件，应收集齐全、归入建设项目档案等。具体为项目前期科研、项目规划、相关设计、项目批复、项目成立、招投标、合同签订、施工开工、过程和竣工验收文件等。

4.3 纸质档案归档要求

所有归档资料应满足档案法要求，根据归档资料归档期限单独分开编制成册，根据具体归档内容要求，单独一卷总张数不宜超过300张，以线装形式加封面、目录、卷内备考表等。归档图纸应以竣工图为准并加盖竣工图纸，图纸应详细标明设计修改、施工技术联系单修改4要素等，标注清晰明了。所有归档资料应有归档申请表、归档明细表等。施工资料应包含施工照片、影像资料等，照片资料应每张应注明4要素，影像资料应在文件名上注明时间、内容等。