浅谈社交化管理在烟草商业企业的应用

刘彬

摘 要：分析了烟草商业企业内部管理的现状，对社交化管理应用的可行性进行了分析，探讨了社交化管理系统的在烟草商业企业管理中应用的功能需求、技术特点以及意义。

关键词：社交化管理；平台；社交网络；烟草；商业企业

随着社交网络的兴起，社交化管理概念应运而生。社交化管理是指利用类似微博、QQ之类的内部社交化媒体信息系统，来实现员工的信息交流与知识分享，重建组织管理模式，提升组织有效性，进行管理创新的新型管理方法。将企业内部社交网络引入到企业管理中，建立企业社交化将是未来的企业核心竞争力的关键。当前，烟草商业企业的发展面临来自内部与外部的众多挑战，如果能够应用社交化管理提高企业管理水平，将有助于提升企业应对挑战的能力。本文以株洲烟草为研究样本，浅谈社交化管理在烟草商业企业管理中的应用

1 烟草商业企业信息化管理的现状

在信息化时代背景下，几乎所有成熟的企业都在采取ERP、OA等管理系统，强调组织工作的流程化与标准化，通过数字分析改变了过去管理者“拍脑袋”做决策的方式。流程化、标准化、层级结构，更符合企业领导者的要求。以为株洲烟草为例，上线运行有OA系统、CRM系统、营销系统、绩效系统、邮件系统、网上营销平台、96368一体化营销平台、专卖系统、内管系统、财务系统、资金监管系统、腾讯通等众多信息化系统，信息化系统已经相当完备，解决了日常管理中的大多数问题。但是从中我们仍然可以发现一些不足或一些没有得到解决的管理问题，这些问题在商业企业中普遍存在：

⑴管理者难以准确掌握员工动态。在金字塔管理系统中，由于管理层级、管理幅度限制，区域分散，管理者很难即时、准确掌握下级员工的工作情况，了解基层员工的思想动态。

⑵缺少灵活、快速、互动性强的信息传递渠道。不论是办公系统、省市局门户网站还是短信平台，都属于正式的信息传递渠道，不够灵活、难以互动，使用者有诸多限制，无法对大量繁琐的日常工作进行有效管理。

⑶缺少统一的日常工作管理平台。工具多样，管理分散，比如在线沟通时有的员工习惯用腾讯通、有的员工习惯用QQ、有的员工习惯用邮件。在信息发布时有些信息用OA发布，有些信息用短信发布，有些信息用专卖线或营销线的独有系统发布。使用者必须打开相应的系统才能接收相应的信息，工具不统一、更新信息不及时提示，无形之中增加了工作量和信息传递障碍。

⑷现有系统无法成为企业文化建设的载体。由于区域分散、部门壁垒，员工之间的信息分享和传递存在诸多限制，现在系统关注工作流程而对促进交流、活跃文化作用有限，企业文化建设缺少一个统一的有形的载体。

2 社交化管理应用的可行性

社交化管理方式可以让组织的形态发生变化，以往组织的边界是清晰的，严谨的，社交化管理则能打破行政部门间的壁垒，使管理者能更加准确的掌握员工动态，使员工沟通、分享更加简单。同时社交化管理依赖的信息系统具备很强的扩展整合能力，整合设计的管理功能，可以作为现有管理系统的补充，有针性的满足管理需求。近年来烟草行业信息化水平快速提高，企业职工已经适应信息化的办公方式，员工普遍具备操作使用信息系统的能力。并且随着90后渐渐步入职场，80后成为职场的生力军，他们是伴随着社交网络成长起来的一代，他们更能适应使用社交化管理。如果我们能够应用当今流行的社交网络技术建立一个适合我们企业管理需要的社交化管理系统，从而推进社交化管理在企业管理中的应用，以上这些管理上的不足都可以加以改善，势必能够有效提升烟草商业企业的管理水平。

3 社交化管理系统的功能需求

社交化管理系统是社交化管理的载体，社交化管理的应用其实际就是社交化管理系统的使用，当前互联网上社交工具繁多，企业社交化管理工具也如雨后春笋般，那么我们需要进行怎么样的社交化管理呢，我们对社交化管理系统有怎样的需求？

⑴需求特点。我们需要的社交化管理系统，它即不是基于“兴趣”、也不是基于“人际关系”的社交网络，而是完全基于“工作关系”的组织社交网络。使用它的目的只有一个：“高效的完成工作”。引入了SNS的理念，但是其重点不是社交，而在沟通、协作、分享以高效的完成工作任务。与其它社交网络相比它具有四个突出特点：一是具有封闭性。作为企业管理的工具，信息应只在组织内部流动，系统只供确定的人使用。二是组织性，具备社交网络功能的同时，应具备组织特点，即体现现实组织中的层级、部门、职位等，使管理作用能够充分发挥。三是具有强制性。作为一个管理平台，它的管理功能应具有强制属性，如系统强制推行，工具强制使用，下级员工被强制接收上级指令和信息等。三是具有强大的整合能力。在功能上需要整合社交网络、即时通讯及各种管理需求；在技术上深度整合B/S、C/S各子系统，形成功能完备、稳定可靠、简洁一致、友好美观的管理平台。

⑵功能需求。社交化管理系统它是我们为了能实现社交化管理而设计的一个信息化网络系统。它是集成了组织管理日常工作需要的多种管理工具的组织内部社交网络。对管理者而言，这个平台是个人的新闻发布中心、是信息收集中心，也是工作控制中心。可以即时掌握员工动态、督促员工工作、加强政策宣贯、促进文化建设。对一般员工而言，这个平台是自我展示的平台、是交友的平台，员工可以很方便的获取自己感兴趣的信息、促进员工之间更多的沟通交流 ，能够进行自我监督。因此它主要有三大功能需求。

第一是桌面客户端，主要是文字和图片的即时聊天，文件发送功能以及作为整个系统的中心，提供单点登录，提供消息收发转、协同管理、应用管理中心等功能。

第二是协同管理功能，根据实际工作需求，集成实用的协同管理工具，包括公告、通知、员工日报、任务管理、计划管理、日程管理、员工状态显示等。以员工日报为例，是目前很多企业都使用的一种管理方法，员工每天下班以前简单的向上级报告一天的工作内容，使管理者能够即时的掌握下属工作情况。再比如任务管理功能，管理者可以将工作任务分解分配给个人或多人，并跟踪任务进展，起到控制和督促的作用。

第三是社交功能，参考当今流行的社交网络，如人人网，设计个人主页、公共主页、话题、分享、微博、好友管理、关注、留言、私信、动态显示等功能。使得平台用户之间能够进行形式丰富的信息交流与知识分享

4 社交化管理系统的技术特点

系统涉及流行的社交化应用、即时通讯与管理工具，本身不存在技术壁垒。但需求以组织内部管理为出发点，涉及员工、领导、部门间的多维管理与交互需求，对开发技术要求高。主要表现为：

⑴系统整合要求高。功能需求丰富且注重细则，稳定性与性能要求高，目前市场上有很多成熟的社交网络及协同管理系统，不存在技术壁垒，但已有独立系统往往自成体系，要根据项目需求进行整合，涉及统一的数据交换、接口规范、权限管理。

⑵研发技术要求高。本项目包括桌面应用、企业服务、门户网站多形态应用，涉及B/S、C/S架构，对研发团队和研发工程师综合能力要求较高。

⑶用户体验要求高。在功能整合基础上，不改变用户既有使用习惯，对年长的员工而言复杂而生涩的操作无疑会让他们望而却步，如何向用户提供简洁一致、友好美观的使用体验，对UE团队要求较高。

5 社交化管理应用的意义

⑴与时俱进，迎合网络办公的发展趋势。社交化管理，是信息化技术发展与互联网发展的必然结果，也是组织结构发展扁平化、松散化、虚拟化的发展过程，组织与社会的信息边界将更模糊，信息的传输将更透明、快速。现今现代企业纷纷探索社交化管理，烟草企业也应与时俱进。

⑵效率提升，建设信息流通高速公路。企业社交化利用网络协作的便利性，打开办公室的大门，实现企业内部员工的零距离交流，打破层级障碍、部门障碍，实现信息的360度流转，决策者可以在第一时间尽临览公司的所有动态，确保决策的及时、正确、可靠。员工也可以随时随地与同事、管理者分享并讨论工作话题。

⑶文化提升，促进企业文化培养。企业社交化让企业内部紧密联系在一起，改变以往各個区域各自为主体的现状，利于引导培养统一的企业文化，从而在内在根本上提升企业管理水平。