高校二级教学管理体制下教学秘书工作的探讨

邸玉婷

摘 要： 为提高教学管理水平，许多高校执行二级教学管理体制，且随着学院教学管理工作量增加，教学秘书的工作面临一系列新的问题和挑战，本文分析现阶段教学秘书工作面临的困难，并在此基础上提出相应对策。

关键词： 二级教学管理体制 教学秘书 工作方法

近年来，随着高校招生规模的不断扩大，我国高等教育已经由精英化教育阶段步入了大众化教育阶段，传统的教学管理模式已很难适应市场经济条件下高等教育的发展形势，如果延续扩招前那种统一管理、覆盖面过大的模式，会面临许多困难。实施二级管理是我国高校为适应社会经济发展，解决大规模扩招、多校合并办学等带来的问题的新举措。在这样的情况下，二级学院教务管理机构将承担比过去更多的任务和职责，同时，对教务管理人员的素质也有更高要求。

二级教学管理指校级教学管理机构侧重于对教学各个环节的宏观指导，协调教学资源配置，提高资源利用率，对整个教学运行过程和教学质量进行统一监控。目前，很多地方高校在校、院二级教学管理模式下有效开展教学管理工作，各个院系作为学校的下属教学、科研和管理单位，在学校的统一领导下，全面负责本院系的教学、科研等工作。

一、二级教学管理体制下教学秘书的工作

高校教学秘书是行政上受所在学院领导，业务上受教务处指导的教学管理人员，是学院教学副院长的得力助手，是教学管理信息上传下达的桥梁，是联系学校、教务处及各学院的纽带，是教学工作正常运行的枢纽。在高校现行的二级教学管理体制下，二级学院教学秘书的工作性质和工作内容决定了他们的工作涉及面广、事物繁杂。

1.工作强度大，内容繁琐。教学秘书是高校日常教学管理的基层执行者，要服务于教学、服务于教师、服务于学生，既要在规定时间内保质保量地完成教务处及院系领导布置的各项教学任务，又要站在教师和学生的角度考虑问题，主动为他们提供一切可能的帮助。教学秘书几乎要参与教学管理的每个环节，而其中每一项工作又对应着许多复杂的、具体的事务性操作，再加上如今各种评估工作的进行及各类项目的申报，教学秘书的工作量日益增多，工作压力大。

2.人员来源复杂，知识结构不完整。我国教育管理部门长期以来忽视教学管理队伍的重要性，致使队伍人员素质参差不齐，有刚毕业的硕士生，有中途从专业技术岗位转行的教师，也有教学管理专业的人员。教学管理专业的人员虽具备管理知识但是缺少专业知识，不利于工作的顺利开展；具有专业知识的人，他们具备了相应学科的专业知识，但又缺乏相关的管理学或教育学知识。体现在教学管理工作中，就是知识结构的缺陷，难免出现“外行管理内行”或违背基本教学管理规律的现象，甚至可能影响教学的正常运行。

3.教学秘书数量少，队伍不够稳定。近年来，随着高等学校办学规模的不断扩大，专业数量、专业教师及学生规模不断增长，但是二级学院教学秘书数量并没有随之增多。由于教学秘书工作强度大，内容杂乱，职业发展空间有限，所以他们工作热情度不高，只是被动地完成各项任务，缺乏思考与创新。同时，由于每天忙于繁杂的事务，没有时间和机会学习和深造，在干部聘任、职称评审、考核等方面没有优势，晋升机会少，职业发展空间有限，很多人都不愿意从事这项工作。

4.工作价值不被认同，轻视教学秘书工作。教学秘书的工作内容绝大部分都是日常教学管理工作中的一些最基本的具体事务，如监考安排、课程安排等。教学秘书的工作虽然是一项繁重、劳累的工作，但短期内看不到具体的、直接的成果，也难以对工作业绩进行考核。时至今日，教学秘书在教学管理工作中的定位和重要性都没有得到认可。人们对教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价：认为教学秘书从事的都是一些简单的、机械性的、没有技术含量的工作；绝大部分高校对教学秘书只使用不培养，没有给教学秘书提供进修、培训、交流的机会。更缺乏必要的成就激励机制，教学秘书的职业发展空间有限。

5.缺少继续学习的机会，专业技能得不到提升。现行高等教育法规对广大教师的继续教育提出了明确要求，但对高校教学管理人员的继续教育缺乏明确的规定。各高校在制定校内教师继续教育制度时，对一线教师进修培训规定得很明确，而对教学管理人员的规定却很模糊，更没有保障和激励机制，可操作性不强。学校在待遇和政策方面向教师和科研人员偏重，在继续教育和培养等方面忽视教学管理人员，导致教学管理队伍不稳定，教师换岗转岗现象非常严重。岗前培训、日常培训、专题培训等相对较少。即使开展了对教学管理人员的培训，项目设计也比较单一，无针对性，时间短，培训效果不理想，不利于专业技能的提高。

二、二级管理体制下教学秘书业务能力应如何提高

1.重视教学管理队伍建设，明确教学秘书的工作职责和内容。学校及各二级学院首先应重视教学秘书在教学管理中发挥的重要作用，对教学秘书能发挥的作用有一个清晰的认识，在教学队伍中赋予其明确的工作定位，对教学秘书队伍的现状要有一个科学的量化测评方法，对教学秘书的聘用要确定用人标准和考核办法，并制订教学秘书队伍建设发展规划，切实重视教学秘书的工作地位。

2.组织探讨，扩大交流。在新旧教学秘书进行工作交接时，由于工作繁杂，很难手把手地发挥传帮带作用。教学秘书一般都是独自摸索、自学成才。学校、二级学院应该组织各个二级学院教学秘书一起就教学管理规章制度、教学管理工作中遇到的实际问题进行交流探讨；增加教学秘书到其他院校参观交流的机会，学习其他兄弟学院先进的教学管理经验，进一步增进了解，也有利于学院之间工作的开展。

3.给予重视，大力支持。教学秘书的工作看似琐碎简单，实则责任重大，任何一项都不能出差错，任何疏漏都可能导致严重的后果。教学秘书在教学管理工作中发挥的重要作用却没有得到应有的重视。在传统观念中，教学秘书经常会被认为是打杂的角色。教学秘书的工作需要各级领导、教师、学生在思想上给予足够重视，在行动上积极配合。如果各岗位人员对教学秘书的工作既不重视又不支持，势必会影响到各项教学任务的顺利完成。

4.加强学习，继续教育。一所大学的正常运转和管理工作密切相关，一流的管理又必须有一流的管理人员。高校各级领导应充分认识到教学管理人员继续教育的重要性和必要性，大力支持教学管理人员继续教育工作，从政策和经费上保证教学管理人员继续教育的正常开展。可以结合本校特点和教学管理人员的需求，分期分批地进行理论学习、业务培训，使得各层次的人员都有学习进修的机会，参加培训的机会，从而打开教学秘书的眼界，提高教学管理水平，使日常工作更加科学规范。

三、关于如何做好二级学院教学秘书工作的思考

在教学管理体中摆正自己的角色位置，处处以集体利益为重，自觉维护本学院的声誉。要对自己严格要求，在工作过程中不断学习，总结经验，“立足本职，开拓创新”，努力学习，刻苦钻研业务，提高自身的业务能力和业务水平，提高自己的综合素质，提高服务水平和工作效率，以适应新时期教学管理工作的需要。

参考文献：

[1]段玉玲.重视高校教学秘书工作，加强教学管理[J].高教论坛，2004.4（2）：151-153.

[2]邹白茹，谢建湘.论高校教学管理人员的能力培养[J].湖南师范大学教育科学学报，2007.6（1）：94-96.

[3]赵静，罗再琼，赖宇.二级管理体制下学院教学秘书工作的思考[J].成都中医药大学学报（教育科学版），2010.12：4-5.

[4]柳亮.高校教学管理人员继续教育现状及对策[J].继续教育研究，2010.2：11-12.