谈基层水利普查档案管理

林 佳

(乐清市水利局，浙江乐清 325600)

1 水利普查及普查档案管理的重要性

全国水利普查是一次重大的国情国力调查，是国家资源环境调查的重要组成部分.通过水利普查旨在查清我国江河湖泊的基本情况，掌握水资源开发、利用和保护现状，摸清经济社会发展对水资源的需求，了解水利行业能力建设状况，建立水信息平台，为经济社会可持续发展提供可靠的基础水信息支撑和保障，而水利普查档案是水利普查的重要成果，是具有长久保存价值的历史记载，其真实地记录了普查工作的全过程，是最为原始、可靠的基础水利信息资料，属于水利科技档案范畴，是国家档案资源的重要组成部分.因此，水利普查档案管理是水利普查工作的重要内容之一，做好水利普查档案管理工作至关重要，意义十分重大.根据《国务院关于开展第一次全国水利普查的通知》，2010年乐清市正式开展了为期3年的第一次全国水利普查工作.

2 普查档案管理过程中的常见问题

根据对近3年的水利普查工作经验总结，发现基层水利普查工作具有以下一些常见的问题.

2.1 普查信息量多、涵盖面广

水利普查档案不同于一般单一工程的档案，它涉及到河流湖泊基本情况、水利工程基本情况、河湖开发治理保护情况、经济社会用水调查、水土保持情况、行业能力建设情况等6个方面及灌区和地下水取水井2个专项的内容，范围基本涵盖了水利工作所涉及的所有方面，涉及300多项统计指标，造成收集难度较大.

2.2 普查时间跨度长

普查历时3年，众多指标数据收集后如果没有及时整理，前后期收集的信息很容易发生混淆，往往会造成原始资料无法归档或错误归档，而部分数据的错误或缺失必将影响普查资料的适用性和可靠性.

2.3 普查档案形成不规范、不完整、不准确

普查指标既有资源环境领域的调查，又有经济社会领域的内容;既有静态指标，又有动态指标.专业跨度过大，使得很多指标的设置不规范、不完整，例如重要指标未列项或者采集指标意义不大.总之，普查人员在不同专业领域方面的知识欠缺和局限，可能在档案资料的形成过程造成问题，影响普查成果的质量[1］.

2.4 普查档案没有高效的立卷查询手段

在基层一般都没有同步建立普查档案的立卷和查询检索数据库，由于缺少数据资源管理的先进手段，导致大量手工查阅，查阅效率低下，还往往耗费大量的时间和精力，也会逐步地降低普查档案的利用率[2］.

2.5 档案管理缺乏专业管理人员

水利普查档案管理在我国是第一次开展，从资料的收集到整理成卷，没有现成的案例可参考.在基层普查办的档案管理人员都是兼职，缺乏档案业务知识，对档案的收集及管理工作不易做到专业水平，从而影响到档案材料的准确性和完整性.

3 普查档案管理的对策

为了做好第一次水利普查档案整理工作，保证水利普查档案资料的规范性、系统性、完整性，针对本次水利普查档案管理的问题及特点，乐清市在水利普查档案的形成和管理上的做法包括以下一些方面.

3.1 加强普查档案建设的基础工作

随着水利普查各专项填表上报工作的完成，形成了大量的清查表、普查表、台账表以及其他调查资料等水利普查档案，为及时、准确、全面地将各类普查档案收集整理归档，必须做到高度重视档案工作，加强指标体系和数据库等基础工作的建设，自始至终将普查档案管理作为重要工作来抓，紧紧围绕“认识到位、组织到位、人员到位、制度到位、协调到位、宣传到位”等“六个到位”，扎实有力做好水利普查档案工作.

(1)认识到位

全体水普人员充分认识到水利普查档案是水利普查的重要成果、是完成水利普查验收的重要前提、是发挥水利普查成果效益的重要保障、是梳理水利普查工作经验的重要途径等重要性.

(2)组织到位

及时组建成立了以市水利局主管领导为组长的乐清市水利普查档案管理工作领导小组，为做好普查档案管理工作提供组织保证;全面部署，狠抓落实，做到水利普查档案管理与普查工作同步进行，与普查各专项工作做到“三同时”即同进度、同管理、同质量[3］.

(3)制度到位

根据国家、省市《关于第一次全国水利普查档案管理办法》的文件精神制定《乐清市第一次水利普查档案管理办法》，明确水利普查档案工作任务及要求，并为普查档案的收集、整理、归档提供制度保障.

(4)人员到位

落实普查档案专人管理及明确档案管理职责分工，并要求普查人员相互配合，全员、全程参与档案管理.

(5)协调到位

(6)宣传到位

按照《第一次全国水利普查宣传方案》，从2011年1月份开始开展各项水利普查宣传活动，并对档案重要性进行宣传动员，营造良好的舆论氛围，让广大普查人员和管理单位了解、关注、支持水利普查档案工作.

3.2 精心收集资料，开展同步管理

水利普查是一次综合性、全方位的普查，针对水利普查具有范围广、单位多、部门多、层级多、环节多、历时长的特点，将普查工作划分成不同阶段实施很有必要，这样便于将档案管理工作与普查数据收集同步进行，在精心收集各类普查数据的同时，严格按照档案管理办法的要求归档管理.乐清市水利普查工作划分为前期准备阶段、清查登记阶段、填表上报阶段、成果发布阶段等四个阶段进行，各阶段普查资料均需经过多级审核和修改完善，最终形成普查数据.对档案资料的同步管理必须落实到普查的各个阶段[4］.

(1)前期准备阶段

2010年是开展水利普查的前期准备阶段，主要工作内容是组建领导小组及办公室、制定普查方案、选聘普查指导员和普查员、参加并开展各级普查培训、开展普查宣传等系列工作.在此阶段水利普查档案主要涉及到水利普查管理类文件资料.

(2)清查登记阶段

2011年是开展水利普查的清查登记阶段，主要工作内容是清查初始名录收集、开展对象清查工作、清查数据审核录入上报、开展清查数据质量抽查工作、组织清查数据验收、获取普查数据静态数据等系列工作.在此阶段水利普查档案涉及到水利普查管理文件、各专项的清查表、各普查对象的基础资料等档案资料.

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(3)填表上报阶段

2012－01－06是开展水利普查的填表上报阶段，主要工作内容是普查对象动态数据收集、普查草表填写、普查正表填写、普查数据审核录入上报、开展水利普查事中抽查工作、组织普查数据验收等系列工作.在此阶段水利普查档案涉及到水利普查管理文件、各专项的普查表、各普查对象的所有关联材料等等档案资料.

(4)成果发布阶段

2012－06－12主要是完成普查成果抽查验收工作，进行普查资料分析、整理、汇编，发布各级水利普查公报.在此阶段是普查档案整理的关键时刻.

3.3 及时整理档案，提高资料可靠性

由于水利普查持续时间长，每个阶段有每个阶段的任务与特点，每个阶段的资料都有其阶段性与特殊性，阶段资料的及时收集整理与归档是整个档案工作成败的重要基础.因此众多指标数据收集后，必须及时整理归档，特别要注意重点普查对象所有统计指标的收集和归档，做到一表一核一档，确保资料规范、完整、准确.对水利工程、行业能力、河湖开发治理保护等重点普查对象按“一表一核一档案”整理，即要求每一张普查表都要提交审核意见及原始技术资料，表中的数据都能够提供数据来源资料(如批复文件、设计文件资料、测量及计算资料、现场照片等)，对水利工程还要求拍照历史资料档案，作为验收时的依据，从而确保水利普查数据准确性、真实性，真实地记载水利普查的过程和结果.

3.4 建立高效的查询检索系统

水利普查档案须全面、系统地反映水利普查工作的过程与结果，内容主要包括普查管理类文件材料、水利普查音像实物类、河湖基本情况普查、水利工程、经济社会用水、行业能力、河湖开发治理保护、灌区、地下水取水井、水土保持等十个项目.为了加快建档效率、减轻档案管理人员的工作压力，提高档案的实用性，做好档案分类组合立卷工作并建立查询检索数据库十分重要[5］.

(1)做好档案分类组合立卷工作

将普查工作中形成的纸质、电子、实物、音像等所有档案资料经档案管理专职人员的严格检查后，按照十个项目分类整理，按照归档范围与保管期限要求完成普查档案的分类、立卷、编目、装订等一系列工作.

①普查管理类文件档案材料

由档案管理人员负责收集各级收发文件、各种会议材料、工作简报等各种管理类材料，按工作进展情况分阶段进行分类整理立卷.

②音像实物类档案材料

由档案管理人员负责收集普查照片、录像、工作证书、标志、印章等音像实物类材料，并收集打印整理，做好注明时间、地点、事件、主要人物等相应的文字说明.

③八大专项档案材料

由各专项负责指导员负责收集、整理后移交档案管理人员.档案管理人员按每一专项进行分类后再进一步细分，如水利工程又细分为水闸工程、水库工程、水电站工程、泵站工程、农村供水工程等，并以31个普查分区为单元组合立卷.

(2)建立查询检索数据库

普查档案立卷检索数据库是档案资料资源利用的基础，以细致整理、深化检索为宗旨，建立查找检索档案文件资料的途径，给使用者与档案资源之建立起畅通的桥梁与纽带，实现资源共享.经过第一次水利普查，初步建立起“乐清市水利普查档案查询检索数据库”，数据库主要功能包括普查文件管理、音像实物类档案材料管理、普查对象管理、用户管理、系统维护等五大模块，可以存储并读取各种格式的电子文档.

普查文件管理:普查管理类文件档案材料按《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》的分类要求，按23个类别排序建立，将管理期限在30年以上的扫描入数据库.

音像实物类档案材料管理:音像实物类档案材料按《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》的分类要求，按3个类别排序建立，在库里对每个对象均需做好文字说明.

普查对象管理:普查对象按《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》的分类要求，按八大专项分类，每个专项再依据工程项目构成分类，每个工程项目需将所有相关资料进行入库编辑，具体见图1.

图1 档案分卷类目

3.5 提高业务水平，做到专业管理水利普查档案

要做好普查档案管理工作，档案管理人员必须提高专业水平，做到既熟悉水利普查，又懂管理培训，使档案工作人员能熟练掌握水利普查档案业务，提高档案管理水平，并加强与档案行政管理部门的沟通与协调，加大协作力度，及时解决在普查档案工作中的有关技术问题，共同推进水利普查档案验收准备工作的顺利开展，落实各项工作环节，高质量完成普查档案整理，确保档案材料的齐全、完整、准确.

4 结语

水利普查档案是具有重要价值的历史记录，只有积极协调、真抓实干，抓好各项工作落实，才能保证水利普查档案的规范性、系统性、完整性，才能使水利普查的成果运用在未来水利工程的建设和管理中.在基层水利普查工作中主要经验有:

(1)加强基础工作建设，认真做到“六个到位”;

(2)及时整理档案，同步开展管理，加强数据的审核完善工作;

(3)尽量运用先进的检索查询手段，减轻档案创建和管理人员的工作压力.

在圆满完成第一次水利普查档案资料的建立和管理的基础上，今后应积极做好普查档案信息资源的整理、开发与利用，重视水利普查档案资料的二次开发，实现水利普查档案的科学和经济价值.

[1]杨 艳.浅谈农田水利水电工程档案管理[J］.农村经济与科技，2011，22(2):95 －971.

[2]王 中.浅谈水利科技档案管理[J］.四川水利，2011(4):69－71.

[3]孙 岩.水利普查档案管理要与普查工作同步进行[J］.山西水利，2011(12):34－35.

[4]邹燕莉.水利普查中的档案管理工作探讨[J］.中国水利，2012(6):60－61.

[5]文顺玉.加强档案管理 保证档案安全[J］.水利天地，2012(2):6－7.