高校档案综合管理系统分析与设计

赵林

摘 要：信息技术的发展和应用，为档案的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段，教育部、国家档案局都把档案信息化建设确定为一项重要的战略任务。本文围绕数字化档案室的建设，依据软件工程的相关理论、方法，重点研究档案管理系统的需求分析与系统设计。

关键词：档案管理；信息化建设； 系统分析与设计

中图分类号：G472.4，TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）03-0046-03

一、高校档案信息化建设的情况

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是高校的一笔宝贵财富。[1]

信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段。为此，教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出，要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

国外高校档案管理工作已经实现了数字化、网络化。例如，哈佛大学档案馆实现了档案自动采集、数字化保存和网络化共享。在哈佛大学档案馆网站中，资料内容丰富，更新及时；为了满足不同层次用户的需求，同时提供一次文献、二次文献、三次文献等文献资料，[2]网站还提供了强大的检索功能，并且与Google等互联网检索工具相融合；为社会提供更好的服务，采用了RSS为用户提供定制管理。

二、高校档案信息化建设中的问题

我国高校档案的信息化工作取得了很大进展。但仍存在一些亟待解决的问题：

（1）档案信息化工作的重视程度不够。在数字化校园的建设中，校园网的建设是基础，教务管理系统、学生管理系统、数字化图书馆系统等的建设往往被优先考虑，并很受重视。而档案管理信息系统的开发建设由于受众面相对较小，在高校中的重视程度不足。因而在人员配备、硬件建设、软件开发上投入相对来说不足。

（2）档案信息管理工作的实施条件还不完善。[3]高校档案信息化建设需要完善的软硬件设施和相关人员。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件，尤其是需要生产和接受电子文件的工具和网络；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前，高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，影响了信息资源的开发利用。

（3）档案信息资源的网络化开发利用不足。档案信息化建设的根本目的是方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。纵观国外的档案数字化建设，其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容，也是信息资源的价值体现。而我国高校的档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索，服务大众功能较弱，资源利用不足。

三、档案信息管理系统分析

1.系统的需求

档案管理系统的需求总体看来包括档案整理和档案利用两大方面，有以下几点主要需求。

（1）整理编目

编写各类目录是档案管理人员的主要工作之一，档案管理信息化的最初需求就是打印编目。通过档案管理信息系统，可以自动产生档案目录，并打印规范统一的编目。

（2）数据查询利用

为了能够在网上方便地查询案卷目录、卷内文件目录，浏览电子版卷内档案文件，查询档案文件的借阅情况，系统应当提供室藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的检查阅览等服务。并可以通过高级检索、简单检索等方式，进行档案的查看、订阅，同时实现文件的远程查询功能。

（3）档案整理组卷

根据档案管理的若干标准，完成档案的整理组卷，最终实现档案有条理的分类整理存放。

（4）文件归档管理

档案记录着有价值的信息，如果档案丢失、损毁，将是单位的重要损失。利用计算机、数据库和网络技术，使档案管理系统可以完成各基层单位的及时归档，解决档案丢失问题。

（5）电子文件管理

电子文件管理是现在档案管理系统非常重要的一个功能。现在的档案管理系统应当可以保存电子文件、声像电子档案，同时可以扫描原纸质档案，形成电子文件，并对这些文件进行全文检索。

2.业务流程分析

档案管理工作主要由档案征集、整理、编目、归档、保管、利用以及相应的监督管理工作组成。

（1）档案归档业务流程

归档单位和个人将整理的资料送交兼职档案管理人员，经初步整理和检查，合格的送交档案室，档案管理员审核并提出修改建议，修改后组卷归档。由档案管理员移交到保管人员。由于业务需求，文件资料来源分为两部分，一部分为实时提交电子文件，由兼职档案管理人员负责录入，提交审核；另一部分为大量的纸质文件档案，档案整理后，提交档案室，同时由数字化人员负责数字转化工作。业务流程如图1所示。

（2）档案利用业务流程

档案归档后，由档案保管员负责档案的日常维护、利用工作。其中，利用工作主要包括档案借阅、检索和复印。不涉密档案，部门和人员可以凭借相关证明到档案室借阅档案、复印资料，并登记；兼职档案管理人员可以直接借阅。涉密档案必须由兼职档案管理人员提出，经由相关领导批准，方可借阅。

档案检索分为Web检索和人工检索。进行Web检索时，须登录管理系统，进行身份认证后进行；人工检索由保管人员提供相应服务。业务流程如图2所示。

（3）档案检查监督业务流程

档案管理工作的全过程，都需要相应的监督、审核工作。档案室主任（审核员）负责档案室工作的日常监督管理，对关键过程进行审核，并不时抽查。通过统计、总结来保证档案管理工作的持续改进。endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

（编辑：王天鹏）endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

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四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

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