信息化浪潮下高职院校档案管理的思考

林 曦

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州 450052)

当前，高职院校的档案管理已进入数字化时代，日渐成为数字化校园建设的重要组成部分。档案信息化就是利用计算机等信息化手段来获取、整理、处理、传送和应用档案资源的过程，它在档案保存、共享、利用、发掘等方面具有突出优势。档案管理的信息化是高职院校档案建设的方向，也是档案工作者重点研究的领域。

一、高职院校信息化档案管理的必要性

1.为高职院校进行有效管理提供全面支撑

档案资料是记录各项工作的原始资料，它反映了学校不同阶段的工作状况，包括各项工作取得的经验、教训和成果，这些基础性的原始资料通过档案管理系统为学校的各项工作服务。而档案工作的不断发展、积累和充实也可以清晰地反映档案管理中的各项业务、资料信息来源、服务读者的渠道，等等。通过档案整理、统计、分析可以迅速地为决策管理层提供详实、客观、准确的资料。

2.为第三方考核评估高职院校提供重要的科学依据

高职院校的档案涵盖了单位党政工作、教学工作、人力资源配置、后勤保障等方方面面，全面、系统地记录了单位各个阶段的工作情况。记录了学校发展的清晰轨迹，能体现出一个学校的校风、校貌，为社会准确评价一所学校的办学水平提供了重要的依据。

二、当前推进高职院校档案信息化建设的瓶颈

1.建设资金筹措困难

档案信息化建设不是一朝一夕完成的，它需要购置相关设备，如计算机、扫描仪、大容量存储设备等。电子产品的更新换代较快，所以需要持续投入，而当前各学校档案信息化建设的后续投入一般都难以到位。

2.档案信息化建设过程复杂，涉及范围广

档案信息化建设过程较为复杂、繁琐，一些原始数据、资料的形式、规格、介质都不一样，需要将不同模式的资料转换成统一格式的电子文件，将处理的文档按照要求进行结构化处理，便于检索。另外，建立局域网络进行远程服务和传输需要较高的技术成本。加之，要对数据本身进行备份、隔离、保护，建立防火墙以及防止自身的失误删除等，都需要建设过程中的统一协调。

在档案信息化过程中，要随着信息技术的不断升级进行数据更新和转化。还要留存未处理的纸质档案，实施电子和纸质档案管理的双轨制度，这样也加大了工作的强度。同时，在改造过程中要保证各单位对档案使用的要求，满足读者的需要。这些都是档案建设信息化的实际困难，在没有充足的财力和人力的保证下，建设周期也许需要数年或者更长的时间。

3.人才储备不足，队伍建设困难大

在档案信息化建设过程中，不仅需要大批的档案专业人员，还要有大量的计算机操作人员和数据、网络建设维护员。同时，要求档案管理工作者具备较高的写作水平、专业技能、熟练的微机操作技能，判断、运用信息的能力，精通的档案业务知识，是既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才。但是，受到传统用人体制的束缚，优秀的档案管理人才无法吸引进来，原有的人才不断地流失，冗员又难以消化，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。

4.面对新环境，服务观念难以转变

档案管理部门属于较为封闭的部门，自我运行的环境中造就了档案管理工作者思想的陈旧和保守，存在着墨守陈规、不思进取的思想。在信息来源日趋多元化的今天，便会出现竞争能力不强、应变不足的现象，无法满足使用者的需求。

这就要求档案管理工作者要与时俱进，公开服务流程，建立完善的、便捷的服务，更新观念，提升质量，拓宽领域，这样才能够提高服务的效率。

三、信息化条件下档案管理的对策

1.制定档案信息化建设长远规划

为了使档案信息化建设在人力、物力和财力上得到长期、有力的保障，各相关学校必须在深入全面调研的基础上，制定出符合国家要求、有本单位特色、体现档案以及信息化技术发展趋势和需求的档案信息化系统建设方案，只有这样才能从根本上解决档案信息化建设的根本问题。

2.建立完善的档案管理规章制度

高职院校档案管理部门首先应明确职责，各个单位相关部门要密切配合，建立起适合本校特色、符合本校发展规律实事求是的档案管理制度。建立健全档案管理工作者的岗位责任制度并且落实到实处。可以根据不同需求建立归档管理制度、保密管理制度、借阅制度、库房管理制度、移交管理制度等，严格按制度办事、按制度管理。

3.细化档案归档内容

高职院校的档案管理工作包括党政会议记录、工会工作、组织部门人事工作、固定资产、经费与财产档案与图书馆业务工作档案(包括文献采购档案、文献典藏档案、借阅档案、重点学科及课题跟踪档案、读者档案、信息情报交流档案等)、图书文件等。必须保证档案归档内容的完整，否则，日后就无法提供第一手的资料，势必造成不必要的损失。

档案归档后，档案管理人员要按照类别和价值进行整理。保管期限可以分为永久、长期和短期，然后按照“年度—保管期限—档案种类”等顺序装盒、排架。

4.建立符合本校特色的档案管理制度

高职院校要根据本校特色建立起相应的管理机构，配备专职的管理员、录入员，负责档案的收集、整理、鉴定、归档、统计和利用工作。逐步建立符合本校特点的制度，按照档案的收集日期、名称、分类、单位、负责项目等制作电子数据。

加强对在岗档案管理员的定期培训，使他们能够掌握档案管理的前沿资料，掌握数据处理的新技术和信息化下的新方向，不断拓宽视野和知识面。

5.完善纸质、电子档案并行管理制度

众所周知，纸质的档案受环境影响较大，对温度、湿度等要求较高，而且保存时间较短，借阅、流通的范围小，无法显现一些重要资料的价值。

在加快建设信息化档案管理的同时，纸质档案的管理也要改变传统的做法以适应读者的多元化要求。要克服困难，加快档案的数字信息存储、传输的网络化和信息资源的共享。要探索出满足读者要求的纸质、电子档案并行管理制度，更好地服务广大师生。

6.保证档案信息的安全

在网络日趋发达的今天，网络安全成为一个热门的话题。为了保障档案工作的安全，应当加强网络安全管理。首先，要不断升级防火墙，使用较为复杂的加密技术和读者访问制度，利用签名、动态的传输技术、静态的存贮技术和必须进行验证的交换信息技术等一系列程序进行安全保护。其次，对广大师生进行宣传教育，杜绝违规操作和恶意的攻击。

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