办公自动化系统的应用探讨

张杨

(山东艺术学院 现代技术教育部计算机中心,山东济南 250014)

办公自动化系统的应用探讨

张杨

(山东艺术学院 现代技术教育部计算机中心,山东济南 250014)

OA是应用计算机技术、通信技术、多媒体技术和行为科学等先进技术,其主要的应用热点包括在企业中的应用、在行政部门管理系统中的应用和在政府财政部门中的应用。其在应用中具有以下优势:一是提高效率;二是应用的空间巨大;三是具有较高的安全性;四是使用方便,随着OA技术的飞速发展,其应用领域必将越来越广阔,具有非常宽阔的发展前景。

办公自动化软件 通信技术 多媒体技术 行为科学

办公自动化系统(Office Automation System，OA)是一种将行为科学、通信、多媒体、计算机等技术综合应用的先进技术，可以让部分的办公型业务通过对各种类型的办公设备进行借助，并且使得办公设备和办公的人员共同组建成能够对某项办公目标进行服务的办公目标的一种人机结合信息系统。经过了十几年的迅速发展之后，OA办公软件已经从原来的模式当中脱胎换骨，产生了巨变，现今更是发现了许多新型的应用型的热点，这些应用型的热点能够在行政管理部门的管理系统、政府财政部门的管理系统以及企业的管理系统当中进行应用。

1 OA在企业中的应用

独创的web型服务器、应用程序的傻瓜化完全自动化的安装、和数据库是在企业的应用当中OA系统所占据的主要优，仅仅需要几分钟就能够使企业信息得到建立；客户机不需要安装专门的软件，可以运用浏览器达到全球化办公模式；OA的无线新概念，同手机的短信相结合，无线的办公应用可以通过手机浏览器来实现；任意的成员或多级部门模式得到支持，可以将角色的权限进行灵活的定义，对集团的应用进行全面面向；内部放置工作流系统，通过对同群进行可视化的“智能表单设计”、自定义的灵活的图形化流程的傲视，使得各种业务的流程管理、文件审批和流转得到实现；菜单的自定义机制得到完善灵活，使得外部的C/S、B/S或者单机版的系统的挂接变得便捷，拥有较好的扩展性；界面主题的独特性，可以让每个用过针对自己喜欢选择桌面；也可以灵活的设置主界面的图片以及文字；内置Office文档的在线编辑控件，可以对手写签名、全文批注、电子印章、文档自动化上传等进行支持，可以对文件的打印和阅读权限进行设置；OA即可以成为企业和业务伙伴之间相互联系的纽带，也可以成为企业对外的窗口；为了保证系统的稳定运行和安全性，可以经过USB对用户进行KEY身份认证、系统的安全设置及访问控制。重点在于运用OA系统的企业有以下四种类型。

1.1 信息化尚未入门的企业

因为还没有信息化的应用基础，先应用办公自动化(OA)，就会有着几乎100%的成功率，对提高企业当中各种级别的工作人员在计算机方面的实际的操作能力以及自身的基本素质方面十分有利，同时对企业今后的信息化工作和业务领域的拓展更加有利。

1.2 信息化失败的企业

信息化的失败，尤其是一些大型的业务性管理系统的信息化失败，例如ERP，会给企业的信心方面带来十分沉重的打击，所以应用办公自动化(OA)就会使企业在刚开始就可以回避一些风险，同时可以使企业重塑信心，因此企业选择OA一种明智的选择。

1.3 缺少信息化资金准备的企业

一般情况想信息化的投入会比较昂贵，在没有看见实际的效果时，大多数的企业就会犹豫不决。所以对于这些资金部充裕或者是较为谨慎的企业来说，首先应用办公自动化(OA)，对企业进一步的对企业信心化进行了解十分有利，还能够使得企业以后的信息化工作中存在的盲目性大大的减少。

1.4 已拥有业务管理系统的企业

对已经拥有了业务管理系统的企业来说，应用办公自动化(OA)就可以对其本身的业务管理系统进行互为补充，能够使企业的信息化工作的内容和形式得到更好的完善和丰富。

2 OA在行政部门办公中的应用

OA主要面向的是业务的管理层次，能够给各种不同类型的文案等工作提供支持，经过对信息技术的应用、对办公室内部各种信息处理工作的支持，来对不同的地域、职能、信息工作者之间的信息的联系进行支持，使得办公的效率和质量得到大大的提高。在不同的组织当中办公的业务也会不同，因此，不同的办公系统之间的差别很大，但是通常情况下，办公的自动化系统能够对文字进行自动处理、文档进行电子化管理、桌面印刷；经过数字化的日历以及备忘录来对日程和计划进行安排；对数据库经过桌面型的数字化管理；经过数字化传真系统、电子邮件、语音信箱以及电视会议等模式来进行信息的沟通和联络。

2.1 OA的应用使公文流转信息化

各省市办公自动化系统都承载了各自财政公文流转制度，构建了财政公文运转体系。其将实际工作中公文的收发、起草、审核、签发、印制等流程系统定制，实现了文档电子化管理，并以电子签章等安全技术为保障，简单快捷地实现了公文流转的痕迹追踪、督查督办、信息传达等智能管理，在提高财政工作效率的同时，也进一步规范了财政公文处理行为。

2.2 OA的应用使业务工作协同化

在实现公文处理功能的基础上，部分省市不断延伸办公自动化系统范围，与财政业务系统进行了有效整合。如河北省办公自动化系统，分别与预算指标管理系统和国库执行系统衔接，实现了预算指标文共享、预算执行数据推送等功能：预算指标文经办公系统最终签发，即可通过标准数据接口，传输到预算指标管理系统，实现自动登记指标账，有效缓解了以往手工录入指标文的工作强度。

3 OA在政府财政部门中的应用

办公自动化系统和业务生产系统是财政信息化的“一体两翼”，为进一步提升财政办公自动化水平，财政部对部分地方财政部门办公自动化系统建设情况进行了调查研究。从调研情况看，目前大部分财政厅(局)建成办公自动化系统，在内部实现“无纸化”办公，财政系统文件采用电子化方式传输，并逐步建立了与行政管理和财政业务系统之间的连接，在智能文件流转、促进业务协同等方面应用效果明显。

3.1 OA的应用使行政管理集成化

将公文流转与行政审批进行集成，通过办公自动化系统可实现人事、财务、后勤、会议等行政管理功能。如新疆等地办公自动化系统集成了人事、车辆、餐饮等行政管理功能，诸如打卡请假、派车用车等日常性事务，只需登录办公自动化系统就可轻松解决，既为财政干部提供便利，也助推了行政管理水平的提高。

3.2 OA的应用使办公模式移动化

随着移动互联网的发展和智能终端的普及，移动办公已经成为一种趋势，很多省市也积极探索和实践了移动办公，并初步实现了办公移动化。财政干部摆脱了时间和空间的束缚，可随时随地进行办公，工作效能大大提高。移动办公确保网络和数据安全是首要问题。目前，各省市与当地移动通讯运营商制定了安全接入和数据传输方式。如厦门市财政局移动办公，主要由厦门市财政无线专网平台保障，整合应用成熟且已经广泛认可的技术，实现平台的搭建。在平台的设计上，分有不同区域，且分属不同虚拟局域网，有效实现了管控分离。在技术上，采用中国联通WCDMA(宽带码分多址)的3G网络和WVPDN(无线虚拟拨号专用网络)技术实现接入，通过虚拟拨号技术建立虚拟数据专网，提供数据传输服务，对用户接入进行严格控制和多重认证，多种先进技术层层保护，确保了移动办公平台的安全性。

3.3 OA的应用使系统功能实用化

各省市在建设办公自动化系统时，均能够从实际出发，因地制宜，按需而建，设计原则大多强调“以人为本”和“简单实用”。如四川省办公自动化系统，自主设计研发，根据实际业务量身定制，设计理念类似于苹果操作系统，系统界面简洁干净，操作流程全部封装。用户只需选择办公类型，即可一键完成所有工作流程，减少人为操作，使办公更加高效，且整个系统建设过程“短、平、快”，在较短时间内即收到了理想实效。

4 结语

办公自动化系统是能够实现办公自动化处理的系统。它基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，其在应用中具有以下优势：一是提高效率：特别是在企业中，日常工作繁多而且复杂，每个人都有可能接触到企业事务的参与和决策，尤其是在那些分工细致，管理严格的企业。通过OA系统办公，节省了时间，提高了效率；二是空间巨大：传统的办公手段在人少时操作方便，但员工规模较大时就显得力不从心，OA办公系统可以容纳较大数量的信息和资源，空间巨大；三是安全性高：办公系统都有密码登陆等限制程序，非本人操作不能进入，保证了信息的安全；四是使用方便：其功能庞大，单位可以根据需要自己定制服务内容，满足不同的需求。

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张杨(1981—),女,山东高青人,本科,讲师,现就职于山东艺术学院现代技术教育部计算机中心,研究方向:软件工程。