试论医疗机构人力资源档案信息化

王增丽

(河南省安阳县医疗机构药品管理中心,河南安阳 455100)

试论医疗机构人力资源档案信息化

王增丽

(河南省安阳县医疗机构药品管理中心,河南安阳 455100)

人力资源管理是每一个企业管理工作中不可或缺的一项重要内容,在企业的发展过程中起着重要的作用,在医疗行业这个庞大的机构中,其作用更是不可忽视。而企业员工的档案信息是医疗机构人力资源部门开展各项工作的主要基础和依据,所以加强人力资源档案的信息化管理极其重要。随着电子信息技术的不断发展,档案管理逐渐实现了信息化,不仅大大的提高了工作效率,也为人力资源管理工作的有效开展提供了便利。本文就医疗机构中人力资源档案的信息化管理的相关问题进行探讨,进而表明了档案信息化管理在医疗机构人力资源管理工作中的重要性。

医疗机构 人力资源 档案信息化

档案管理涉及员工的招聘、选拔、绩效考核、培训等,所以医疗机构应当建立一个科学、有效、权威、不断更新的档案管理系统,逐步实现档案的信息化、动态化、便捷化,为人力资源部门考核、决策提供便捷的信息。

1 医疗机构人力资源档案信息化管理的基本内容

在人力资源的管理工作当中,建立档案信息化的主要内容有:建立稳定的档案电子化管理系统;规范档案的目录输入方式;加强档案管理队伍的建设。

1.1 建立稳定的档案电子化管理系统

档案的电子化,就是人力资源部门在办公的过程中,对于一些图片、音像等进行数字化处理加工,进而生成关于人力资源的信息。具体的措施是:一方面把非电子化档案转化为数字化档案,例如对一些档案的扫描、对邮件网页按照归档要求进行格式转化,来实现档案信息的数字化;另一方面加强电子档案的最初性和完整性,将电子文件的处理过程一一纳入到档案的电子化系统中,以此确保电子归档文件的原始性、可靠性、和完整性。

1.2 规范档案的目录输入方式

在医疗机构的人力资源档案信息化管理过程中,工作人员需要建立多种不同的数据库,以满足信息化时代的需求。在建立数据库时,需要注意的问题是做好目标的输入,因为在搜索档案的时候,通常会输入目录的关键字来查询所需要的资料,所以在建立数据库时,人力资源部门要确保目录输入的规范化、合理化[1]。

1.3 加强档案管理队伍的建设

当前医疗机构中,很多人力资源管理人员都算的上是企业的元老了,他们受传统观念的影响比较深,对于高科技的理解和接受能力比较差,因此医疗机构必须要加强管理队伍的建设,加大对于企业员工的培训,提高企业员工的整体业务素质,不断引进科技型人才,完善医疗机构的人力资源档案管理队伍,使医疗机构的人力资源队伍建设得到更好更快的发展。

2 医疗机构人力资源档案信息化管理的地位和作用

医疗机构人力资源档案信息化管理,是以网络技术为平台,对其实施的管理,随着信息化进程的加快,人力资源档案信息化平台显得更加重要。

2.1 档案信息化管理具有动态更新性

现阶段,每个企业都实行绩效指标体系制度,医疗机构也不例外,每一位企业员工的工作效率指标、医疗质量指标、薪资状况指标、发展能力指标都具有极大的变化性,因此也要不断的更新档案的信息。医疗机构通过建立人力资源个体档案,以员工的姓名、岗位、身份证号等信息为检索,在计算机系统不断更新的状态下,员工能够及时查出自己的奖惩、薪资、成果等数据资料,这样不仅给企业带来便利,也为员工提供了方便。

2.2 档案信息化管理具有辅助决策性

医疗机构的人力资源档案,是记录企业员工从事医疗活动的有利证据和展开各项工作的基础。因为在档案的管理过程中,保留的是各个时期资料的原始性而且具有很强的权威性,所以,档案的信息化管理,不仅为人力资源部门提供有效、准确的信息服务,还能在宏观上起到辅助决策的作用。人力资源管理部门通过办公局域网、政务网的使用权限,利用搜索定位功能,来实现档案信息的查询,为人力资源部门实现员工的培训计划、绩效管理和选拔人才提供了真实的材料证明[2]。

2.3 档案信息化管理极大的提高了档案的管理效率

在庞大的医疗机构下,由于科室之间、职称之间的不同,使得档案的信息收集、分类归档工作十分复杂,人力资源部门每年都要对员工的绩效考核进行分类、整理和归纳,由于员工较多,导致档案的数量大,这就需要一个面积较大的档案室存放,如果手工进行这些操作,不仅浪费时间,工作效率也低下。反之,利用计算机带来的便利,将纸质材料转化为电子文档进行归档,能够及时的传递、利用保存、查询、修改信息,这样不仅提高了工作效率而且还节省了时间,避免了人工录入档案过程中出现的错误。

3 医疗机构人力资源档案信息化的安全管理

在档案信息化管理给医疗机构带来便利的同时,也存在着极大的安全隐患,这种隐患带来的后果是无法估量的,医疗机构必须采取相应措施,在享受便利的同时也要保证安全不受到任何威胁。

3.1 建立健全信息化档案管理制度

在制度上,医疗机构人力资源要加大档案的信息化管理,在医院的各个部门都要加大培养员工的安全意识,严格按照医疗机构章程办事,完善关于人力资源的各项规章制度,在有序的规章制度下进行工作。

3.2 严格落实访问权限

随着黑客的涌入,使得许多数据库的安全受到威胁,这不但会影响企业工作的正常运行,还会给企业带来不必要的经济损失,这就要求医疗机构的人力资源部门,利用计算机的加密功能,对数据库的安全进行有效的维护[3]。

4 结语

随着医疗机构人力资源的不断深化改革,在给档案管理信息化带来便利的同时,也面临着挑战与定位,档案工作者应该及时更新技术,在管理体制与人员素质上要紧跟时代的脚步,提高档案管理的信息化水平,为人力资源部门提供准确的数据和辅助决策支持。

[1]杨明萍,冯桂珍,张文元.论建立高校数字档案馆建设目标体系[J].档案与建设,2011,28(2):20-23．

[2]杨媚.浅议医院档案管理信息化的重要性[J].科技信息,2010,27(10):746-748．

[3]刘承志,医院人事档案的信息化建设[J].国病案,2011,12(9):38-40．