互联网+形势下历史档案管理的新思考

杨金莲

（湖南环境生物职业技术学院党政办公室，湖南衡阳 421005）

互联网+形势下历史档案管理的新思考

杨金莲

（湖南环境生物职业技术学院党政办公室，湖南衡阳 421005）

近年，随着政治经济体制改革的深化，“互联网+”新形势下对历史档案的管理也提出了更高的要求。当前历史档案管理面临着服务意识薄弱、创新不足、科技水平落后、管理人员素质参差不齐等问题，本文着重从提高服务水平、加快信息化管理、重视制度建设和完善历史档案的整理与发掘等几个方面来思考新形势下历史档案的管理。

新形势；历史档案；管理

随着互联网技术的发展，高校历史档案管理有了显著进步，管理手段不断创新，使用效率得到不断提高。但是在“互联网+”新形势下，传统历史档案管理的模式仍占据着主要地位，历史档案的管理和利用仍存在诸多问题。

一、互联网+与档案管理

（一）互联网作为一种发展新常态和新的生产力对整个社会的无死角渗透

互联网对于当今高校历史档案管理领域来说，是影响力最大的质变性的因素，而社会对于互联网的认识和把握最近一两年以来最大的进步就是从过去的“+互联网”模式改变为现在的“互联网+”模式。这不是一个简单的顺序颠倒，而是对互联网的理解和应用，以及发展模式的一种根本性的改变。在“+互联网”模式下互联网仅仅被当作一种传播工具、传播手段、传播渠道、传播平台，对其应用常常是在我们既有的运作逻辑的基础之上，起到延伸影响力价值和功能的一种锦上添花的作用，是固有的发展逻辑和社会运动逻辑的基础以外的延伸性的因素。而“互联网+”是把互联网视为构造社会、市场和行业的基础，并要按照互联网逻辑和思维重新整合我们的运作模式和管理模式，这是对互联网的应用最深刻的变革。

（二）历史档案管理的重要性

在“互联网+”模式之下，历史档案管理面临着新形势、新任务，如何在新常态下加强历史档案管理？是档案管理面临的新课题。历史档案管理工作是高校工作的组成部分，是提高高校工作效率和工作质量的必要条件，是维护高校历史真实面貌的一项重要工作。

1.档案是高校工作查考的依据

档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为高校工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有高校领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发单位或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

2.档案是宣传教育的生动素材

近年来，高校档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，高校档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；高校档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为高校各方面工作服务中发挥了重要作用。

二、当前历史档案管理的问题分析

1.服务意识薄弱

当前，服务型政府正在加紧构建，服务越来越成为考验某一单位好坏的试金石，服务意识显得愈加重要。但大部分档案管理单位并没有主动提高自己的服务意识，传统的“坐、等、靠”依然根深蒂固，被动的服务意识成为制约历史档案管理提高的最大障碍。

2.创新不足

新中国成立以来，我国历史档案管理经历了半个多世纪的发展，并形成了一整套的管理办法和制度，这是历史档案管理工作的基础。但随着时代的发展，在“互联网+”模式下，这种基础越来越不能适应新形势的变化。而各历史档案管理部门并没有重视这一变化，适应变化即需要创新，所以在“互联网+”模式下如何创新成为历史档案管理的重要工作。纵观各历史档案管理部门，创新工作虽在进行，但成效不大。众多管理部门依然固守在传统的模式之中，如何在保留传统模式精华部分的前提下创新，是不得不考虑的一个问题。

3.科技水平落后

“提高我国历史档案管理科学化是我国发展国家文化和软实力的迫切需要”。[1]科学化是现代社会不可或缺的内容，历史档案管理也是如此。现在科技发展迅速，如何将信息化技术应用在历史档案管理方面，是我们需要迫切解决的问题。考察当今历史档案管理的现状不难发现，历史档案的信息电子化还做得很不够，档案管理部门的技术人员存在不足，档案管理部门甚至不愿改变原来传统的管理模式，制擎了现代历史档案管理的改革。

4.管理人员素质参差不齐

“档案管理人员在历史档案管理工作中是非常重要的，档案管理人员的素质高低直接决定着历史档案管理的科学化的发展水平。”[1]从这点上来说，档案管理人员素质的重要性不言而喻。但是，目前我国档案的专业人才比较欠缺，专业基础知识薄弱。档案工作人员工作意识与法制观念相对较低，无法应对当代历史档案管理的改革要求。因此，提高档案从业人员的专业素质成为重要任务。“建立一支工作作风过硬的队伍是做好历史档案管理工作的关键。”[2]但现今高校档案工作并没有规范、有效的培养机制，对档案管理人员的素质缺乏考核。此外，档案管理单位中对历史档案管理的职责不明确。现阶段，历史档案管理工作由高校办公室负责，而高校办公室的主要职责并不是历史档案管理，这样就造成了对历史档案管理的重视程度不够，这势必影响档案管理工作人员的工作热情，亦会产生管理人员的素质不能及时提升，历史档案分类整理不完善等一系列问题。

三、提高历史档案管理水平的对策

如何解决当前历史档案管理存在的主要问题成为急需解决的难题。有关历史档案的管理，学界已有诸多论述，但大都集中在历史档案的整理、保护、分类等硬件方面，对诸如档案管理部门服务、档案的数字化、档案的共享方面著论较少。提高历史档案管理水平，可以从以下几个方面入手。

1.提高历史档案管理部门的服务水平

众所周知，我国重要的历史档案分别收录在中国第一历史档案馆、第二历史档案馆等国家级历史档案管，除此之外，地方一级的省档案馆和市、县级的档案馆也有重要的档案收录。国家级的档案馆的管理服务水平已然很高，但基层的档案馆对档案的管理却不甚理想，尤其是档案管理部门的服务水平。历史档案是属于全社会的财富，历史研究者可以在法律规定的范围内翻阅查看，但如今的档案馆却很难做到开放、主动提供阅读的服务，究其原因，一是档案是珍贵资料，高频次的翻阅会导致档案的破坏；二是管理人员不熟悉档案的资料分布。以上两点原因是各地方档案馆共存的问题。提高服务水平在于提高管理人员的素质，一是要改变管理方式，由被动管理向主动管理转变，在主动服务、跟踪服务和开发利用上下功夫。“主动服务体现在对借阅档案者主动提供档案馆中档案分布的具体信息，方便阅档者阅读；跟踪服务体现在对阅档者所借阅的档案时时跟踪，保证档案的安全。这样既满足了阅档者的需要，又保证了档案的安全。在服务上台湾的档案馆做的比较好。方新德在其《台湾民国档案收藏的现状与特点》一文中表达了对台湾档案服务的优点。为用户服务这方面是做得比较到位的，有不少值得称道的地方。工作人员的服务态度都很热情，对业务也很熟悉，用户提出的合理要求或咨询，一般都会得到圆满解决。”[3]二是档案管理人员要主动学习专业知识。熟悉办公软件及科学化的管理知识，熟悉档案的分布信息，做好档案的目录与索引信息，做到对阅档者提供指导服务等。

2.加快信息化管理

一般情况下，历史档案不对公众开放，以避免对档案造成的破坏，这就使得公众对档案的更不甚了解。要加大档案的开放程度，信息化便是一个有效的方法。档案的信息化是指对档案的内容进行信息化处理，提供简便的检索方法，并进行网络化的处理，达到信息共享的目的。现阶段国家级的档案馆已做了相当多的工作，一些重要的历史档案、卷宗可以在网络中搜索查看；但地方级别的档案馆却没能做到。究其原因，一是资金的不足。档案管理是机关单位中不受重视的部门，对资金的投入有限，档案管理部门很难做到对档案的信息化处理。二是技术落后。地方级别的档案馆对技术人员的配备不受重视，亦对档案的信息化程度重视不够。当前已有较为先进的技术可实现档案的信息化，但基于以上两点原因，地方档案馆的信息化却举步维艰。在“互联网+”形势下，首先要加大对档案管理的资金支持，以充足的资金为档案信息化提供物质保障；二是要引进专业化的历史档案管理人才，并定期考核，为档案电子化提供人员保证；三是相关部门应提高对历史档案管理的重视程度，放弃过去“档案管理是可有可无”的观念；四是要重视对科学技术的应用，引入数据库管理系统，对历史档案进行数字化处理，并提供明确的索引以便查找，实现历史档案的网络共享，完善档案的信息系统。五是要加大宣传力度，普及历史档案的相关知识，调动公众对档案管理的热情。

3.重视管理制度建设

制度建设是档案管理的重中之重，一套完善的管理制度可以优化档案管理的模式，提高档案管理的效率。当前，我国档案管理的制度较为混乱，没有完善的管理体系，各部门对档案管理的责任不明确；因此，加快建立一套实用、高效的管理制度尤为关键。

历史档案的制度建设要围绕标准化、现代化、规范化三个方面展开。标准化是指在档案制度建设中提出一套严密的管理办法，实现历史档案与其他档案管理的对接，并设定明确的管理标准；现代化是指将现代科技和现代管理理念引入到档案管理制度建设中来，将历史档案的管理变成职责明确、快捷高效的管理模式；规范化是指统一的管理模式，在历史档案的查询、借阅过程中具备一套完整、规范的借阅体系。当然，制度建设离不开法律的支撑。所以，有关历史档案的立法问题也较为重要。从这点来说，加快历史档案的法律建设，为档案管理提供法律依据也迫在眉睫。中国历史档案的借阅虽有一套借阅规则，但整体上来说，法律规范较为薄弱。而相对较为成熟的人事档案的管理在法律方面则比较严谨，如在1991年国家档案局联合中央组织部颁布《干部档案工作条例》，1992年又颁布《企业职工档案管理工作规定》等。相比较之下，历史档案的管理则没有较为完整的法律文件给以支持。所以，对历史档案管理的法律建设，可以借鉴人事档案管理的法律经验。

此外还要建立一整套的责任体系，做到责任明确。现阶段我国档案管理特别是历史档案管理存在责任不明确的问题。比如：“许多违反《档案法》的行为不承担相应的档案法律责任，而且是只查处违法档案人员，不追究单位和主管负责人的责任。”[3]所以，加快档案管理的责任制显得异常重要。建立系统的处罚和刑事责任体系，对于在档案管理中违纪、违法的事情做出严肃处理。

3.完善历史档案的整理与发掘

历史档案的整理和发掘一直被学界所重视。但地方一级的档案馆却没能对档案进行细致、有效的整理。“历史档案整理对各级档案馆来说，是一个十分艰巨而繁重的任务，并且是一个绕不开的基础性工作。”[4]对于历史档案，最重要的工作就是整理文献。对历史档案的整理工作是一件耗时较长，且需要专门人才的任务。要做好历史档案的整理必须要提高对馆内档案的熟悉程度，并具备一套齐备的整理方法：“要有便捷规范的流程图，分类、排序、编页、编目、拟写案卷标题、装订、整体排序，整个过程不重复，不乱套。”只有具备此种整理办法，才能使整理过程有序进行。

在“互联网+”模式形势下，档案整理过程要充分利用现代化技术手段，将已整理的档案进行电子登记，以方便查找。对重要的档案资料进行图像扫描，并进行储存管理，方便需要者查阅。档案整理是一项对专业知识要求较高的工作，需要对档案的内容进行价值判断，“否则，即使看到了有价值的档案，也不能识别出来，影响档案价值的开发与实现。”[4]所以，专业人才的引进非常重要。

四、结语

我国高校历史档案管理工作经过了近70年的发展，已取得了相当的成绩，但还存在诸多问题。在“互联网+”新形势下，加快档案尤其是历史档案的现代化管理，已成为一种不可逆转的趋势。通过对历史档案管理工作的探讨与完善，将服务历史研究作为改革的宗旨，我国高校历史档案管理工作定会对历史研究大有裨益。

[1]贾士宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].佳木斯教育学院学报，2010(6).

[2]马涛.新时期档案管理刍议[J].管理论坛，2014(11).

[3]吴瑞山.试论档案法律责任[J].山东档案，1996(4).

[4]王芳.馆藏历史档案价值的分析与开发利用新思路[C]//档案事业改革与创新，2013年全国青年档案工作者研讨会论文集，2013.

（责任编校：马余平）

On Historical Archives Management in New Times

YANG Jin-lian
（Hunan Polytechnic of Environment and Biology,Hengyang,Hunan 421005）

With the reform of political and economic systems,"Internet+"some higher-level requirements for historical archives management are put forward.At present,there exist certain problems on historical archives management,such as weak service awareness,lack of innovation,low-level of technology,uneven personnel qualities,and so on.This paper studies the historical archives management from the perspective of improving service,promoting informatization management,attaching more importance system construction and perfecting the historical archives arrangement.

new times;historical archives;management.

G 271

A

1672-738X(2015)04-0113-04

2015-08-21

杨金莲（1972—），女，湖南衡阳人，档案管理初级。主要研究方向：档案管理研究。