提高广西合资铁路建设项目档案质量的建议

陈维琪（南宁铁路局档案馆，馆员，广西　柳州　545007）

提高广西合资铁路建设项目档案质量的建议

陈维琪
（南宁铁路局档案馆，馆员，广西柳州545007）

摘要：针对合资铁路建设项目档案存在档案“主权”归属模糊不清等问题，结合广西合资铁路建设项目状况及对相关行业建设项目档案现状分析，提出了明确档案归属，知晓档案价值，完善档案体系，做好归档工作等一系列的解决方案，提高档案质量，为铁路生产运营服务。

关键词：合资铁路；建设项目档案；质量

10.13572/j.cnki.tdyy.2015.04.006

当前合资铁路建设项目档案存在档案“主权”归属模糊不清、不够重视档案利用价值、合资公司具有自身局限、归档整理存在多重矛盾等问题。这些问题导致档案的缺失，就无法反映施工中采用的新工艺、新材料及特殊地质状况；当发生产权纠纷时，就无法维系企业的合法权益；无法满足合资铁路在运营过程中线路修理维护的需要；当既有线路扩能改造时，也无法利用现有档案资源，减少再次勘察的次数，节约企业成本就无法谈起。由于建设项目档案具有专业性强、内容构成复杂、材料来源广泛、移交档案各方都为临时机构及后期利用频繁等特点。因此如何化解各方矛盾，做好档案管理，提高档案质量为铁路企业生产运营服务，已成为当前急需解决的难题。

1　广西合资铁路建设项目状况

合资铁路是指原铁道部与地方政府、企业或其他投资者合资建设和经营的铁路，合资铁路公司构成见图1所示。

图1　合资铁路公司构成图

上个世纪80年代初期，在南防铁路建设中，广西壮族自治区政府与原铁道部共同探索合作途径，出现合资建路的雏形。2002年广西沿海铁路股份有限公司成立，经营广西南宁至防城港、钦州至北海等线路。近几年为满足广西经济发展需要，加快自治区高铁建设步伐，新组建南广、柳南等合资铁路公司，负责广西境内合资铁路筹资、建设、经营和还贷工作。

2013年底，广西境内柳州至南宁城际铁路、沿海铁路扩能改造工程（包括钦州北至防城港、钦州北至北海、南宁至钦州北段）等多条合资铁路陆续竣工开通运营，相关的建设项目资料归档整理工作也全部提上日程。

2　相关行业建设项目档案现状分析

2.1浙江省电力公司为贯彻落实国家电网公司关于加快建设智能电网的总体要求，满足“大电网”建设进程的需要，浙江省电力公司探索实践并形成浙江公司电网建设项目档案管理的新体系，即“执行一个标准，统一一个平台，建成一个模版，构成一套体系”，将常规归档文件材料内容罗列出来，形成树状结构的工程档案模板，通过归档模板保障项目档案的齐全完整；通过升级档案号，使得各参建单位移交相同编号的实体档案，实现项目档案集约化管理；依托统一的应用平台，对档案工作流程进行超前控制，将项目档案和项目建设一样纳入管理日程〔1〕。

2.2福建省交通运输厅2012年福建省交通运输厅被交通运输部档案馆确定为《公路建设项目文件材料过程管理及归档标准规范与信息化研究》的试点。结合实际工作，探索规范体系，具体做法是：面向项目，建立文件材料过程管理和归档标准规范，保证文件材料同步归档；面向政府，健全机制，定期评估，将档案专项验收工作划整为零；面向软件，规范公路工程软件的文件管理能力，实现电子数据直接归档；面向试点工程，检验并试运行文件材料全过程管理平台，对公路工程建设项目实施事前介入、中间控制、事后检查、验收的全过程管理〔2〕。

3　合资铁路建设项目档案管理的问题

3.1档案主权归属模糊不清部分合资公司没有把档案看成是企业资产构成之一，对档案接收不闻不问。有的合资公司简单以合资铁路建设各方出资多少来进行划分，谁出资多，档案就应当归谁；有的认为铁路局负责开通运营后合资铁路的运输管理，档案应归所在铁路局，以致合资公司对建设项目档案管理存在事不关己高高挂起的心态。

3.2不够重视档案利用价值建设项目档案是建设过程的真实记录，对历史的见证。但在实际工作中，由于档案的现实价值很难在短时间内体现，部分档案甚至要在库房内沉睡一辈子，而现阶段的接收管理却要花费大量的人力物力，因此受不到管理者和员工的重视，“档案无用论”屡见不鲜。

3.3合资公司自身存在局限合资公司大多是因合资铁路建设才成立，存在办公条件有限，资金、人员不到位等实际困难，部分合资公司甚至连自身办公用房都为临时租用，更谈不上符合“八防”（防火、防盗、防虫、防潮、防光、防鼠、防尘、防高温）要求的档案库房了。档案管理无人员、无库房、无经验，导致档案管理工作到了举步维艰的境地。

3.4归档整理存在多重矛盾一方面是归档任务十分繁重。仅沿海铁路扩能改造工程南宁至钦州北段站前施工竣工阶段所形成的建设项目档案就超过2 000卷，图纸达2 500张，整个建设项目档案涉及建设、施工、监理、勘察设计等多家档案移交单位。另一方面档案整理移交具有时效性，如不能在一定时间内完成档案接收，一旦参建各方撤离，很可能导致档案缺失，完整性得不到保证，影响归档质量。

4　合资铁路建设项目管理改进方案

为适应合资铁路发展需求，方便档案利用，结合实际工作，就加强合资铁路建设项目档案管理工作提出以下4点建议。

4.1把握原则明确档案归属根据国家计委、原铁道部1996年5月31日联合制定《合资铁路管理办法（试行）》（以下简称《办法》）第五条规定“投资各方应严格按照《公司法》的要求组建有限责任公司，或组建股份有限公司，并按现代企业制度的要求规范运作。公司作为项目法人，对项目策划、资金筹措、建设、经营、债务偿还和资产的保值增值等全过程负责”，结合国家档案局2010年1月1日实施《企业档案工作规范》要求“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，明确企业档案是资产的一部分，资产属于谁，档案就归谁。虽然在柳南、南广等多条合资铁路中，铁路局占有半数以上股份，但其只作为原铁道部出资者代表，并不是资产所有者。

在“资产属于谁，档案就归谁”的原则下，一些特殊情况就不难解决了。如合资铁路与既有线接轨或对既有线进行改扩建时，依照《办法》规定“合资铁路建设需要对国家铁路接轨站及其相关工程进行改扩建时，所需资金列入合资铁路投资范围，所形成的资产通过协议移交铁路局。”广西沿海铁路南宁至钦州北扩能改造的相关工程中，引入南宁枢纽改建既有湘桂线1 km，就属于以上情况，其档案应按要求与资产一并通过协议移交铁路局。

4.2提高认识知晓档案重要

4.2.1档案是铁路建设项目的真实记录建设项目档案收集、整理、归档及移交，与布置施工任务、工程施工进展、工程验收交接同步进行，对还原现场情况，反映施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位特殊情况起到关键作用。

4.2.2档案是保护企业利益的法律凭证管理和利用好项目档案，能为合资铁路公司创造出更大的经济效益。当发生产权纠纷时，企业项目档案作为资产权益的原始凭证，是维系企业生存和发展的生命线和保护神，档案做得好坏，关系到企业的合法权益。例如：建设项目档案中的地亩档案可以鉴定用地所属，保护企业占有、使用和收益的权利。当出现纠纷时，可作为法律依据，制止、纠正违法违规用地行为，及时处置危及运输安全的用地活动。

4.2.3档案是铁路改造升级的重要基础合资铁路建设项目档案作为一个特殊知识资产，一方面是对现有知识水平和管理经验的积累，是合资铁路管理工作的基础和条件，满足合资铁路在运营过程中，线路修理维护的需要，另一方面也是其长远发展中可利用的信息资源。随着铁路不断发展，运能需要越来越大，当既有线路扩能改造时，可以直接利用现有档案资源，减少再次勘察的次数以节约企业成本。

4.3因地制宜完善档案体系

4.3.1指定专人管理实行单位领导分管、档案工作部门领导主管，指定专人对相关资料进行监督、检查、指导，保证资料收集齐全。档案管理人员要紧跟合资铁路建设形势，认真学习新标准，提高业务素质。如遇工作变动时，及时安排新人接替，做好资料交接工作，真正做到人走，资料不走，确保资料的完整性和连续性。同时为适应数字化档案管理需要，应注意收集建设项目档案的电子版，积极采用信息化手段进行管理，不断提高档案管理的工作质量和水平。

4.3.2配备必要的设备配备能确保资料安全的档案柜、资料盒，部分合资铁路建设项目集中，档案资料较多，办公条件较好的合资铁路公司还应积极加装档案密集架，合理利用库房，提高档案保管质量。存放档案的库房要具备“八防”条件，防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀、消磁和散失，确保档案安全，满足档案接收、管理和利用工作的要求。

4.3.3加强与所在铁路局的协作铁路局档案馆要克服人手少、需求多的困难，根据管内各合资铁路公司需求，采取深入现场、网上答疑、邀请总公司专家等多种方式，开展相关业务培训，并帮助其对施工、监理单位进行档案指导。协助合资公司在有限的条件下，尽快建立档案管理体系，为进行建设项目档案接收工作打下扎实基础。

4.4结合实际做好归档工作

4.4.1明确收集范围根据铁路行业标准，凡纳入《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）的相关建设项目资料，均属铁路建设项目资料需要归档的范围。二是提高编制质量。编制要求是“齐全完整、内容准确、系统配套、整洁规范”。具体来说就是字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备，技术数据翔实可靠，能反映工程真实情况，具备法律效力。三是掌握组卷方法。要遵循文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，合理组成保管单位。先根据《铁路科学技术档案分类与代码》（TB1588-2005）划分阶段、专业，再按单位工程组成若干保管单位。四是注意文整细节。文字资料排列、装订，图纸折叠、编号，底图捆扎等都要严格按照行业标准，方便利用，符合人们的阅读习惯，延长档案的使用寿命。

4.4.2合理进行资源共享档案的主要作用及存在的意义就是利用。针对合资铁路的特殊性，从尊重建设项目出资各方利益的角度出发，特别是作为新建合资铁路运输管理的受托方，为方便日后包括场站设施、线桥隧涵、通信信号、牵引供电等运输设施的使用、维护、修理等工作，在充分考虑企业档案保密性的基础上，对部分使用较多的档案资料制作复制本，提高利用效率。

5　结束语

通过实施以上改进方案，截至到2014年10月，仅沿海扩能改造项目，南宁铁路局档案馆已完成合资铁路建设项目档案接收任务共330卷，图纸2 795张，沿海公司接收建设项目档案2 085卷，图纸2 484张，使合资铁路建设项目档案质量得到提高，管理工作取得了实效。

参考文献：

〔1〕郑洪华.电网建设项目档案管理新模式的探索与实践〔J〕.档案事业改革与创新，2013（1）：47-52

〔2〕朱叶吉，刘爱钦.公路建设项目文件材料过程管理及归档标准规范与信息化研究〔J〕.档案事业改革与创新，2013 （1）：403-411

文章编号：1006-8686（2015）0015-03

文献标识码：B

中图分类号：G272