中外合作办学学生档案利用研究

崔 向 红

(山东工商学院国际商学院,山东烟台264005)

中外合作办学学生档案利用研究

崔 向 红

(山东工商学院国际商学院,山东烟台264005)

高校中外合作办学学生档案利用，存在利用意识薄弱、机制不完善、与外方接轨服务弱化、平台建设滞后等状况，其与目前快速发展的中外合作办学需求不协调。提升中外合作办学学生档案的利用水平，主要有四个途径：与外方凭证需求接轨；改进档案利用方式；健全档案利用结构；推进档案利用数字化、网络化、智能化进程等。

中外合作办学；学生档案；档案利用

在全球经济一体化背景下，我国高等教育发展也呈现出日益国际化的趋势。中外合作办学方式是我国高等教育国际化的一个重要标志，是我国教育改革开放和提升教育国际化水平的重要途径。近十多年来发展尤为迅速，中外合作的高等教育机构数量不断增多，规模不断扩大。截止2013年9月，全国经审批机关批准设立或举办的中外合作办学机构和项目有1979个，在校生总数约55万人，高等教育中外合作办学毕业生已超过150万人。[1]14这种办学方式在引进国外教育资源的同时，也对我国高等教育的发展起到了互补和推动作用。同时在其办学过程中也遇到不少问题和矛盾，学生档案利用就是应值得高度重视的问题。就目前情况看，它滞后于中外合作办学发展的速度。因此，我们就中外合作办学学生档案利用做了深入思考，对其现状和存在的问题做了分析，提出了提升中外合作办学学生档案利用的建议及四个途径，使其能更好地为高校教育发展提供帮助。

一、学生档案利用在中外合作办学中的意义

中外合作办学学生档案与普通高校学生档案在内涵上均指高校学生在学习、生活和参加各种活动形成的具有保存价值的各种材料(包括不同介质材料)所组成的档案材料。它是以学生单人为一个保管单位，是独一类别的实体档案，这是高校学生档案的显著标志之一。高校学生档案反映了学校对学生的培养过程，反映了学生的成长经历以及德智体全面发展状况。[2]此外，由于中外合作办学学生档案其国际化特点的要求，它还蕴含着独特的价值特点，主要体现在学生出国前的档案利用和出国后学生档案的反馈利用机制上。

(一)为中外合作办学外方学校选拔学生提供可靠凭证

在中外合作办学机构或项目中，选拔程序一般先由国内高校在校学生自主报名，提交相关申请资料，再由外方学校对提交的材料进行成绩审查、择优录取。学生能否被外方高校录取为合作办学项目的学生，除了必要的语言成绩外，还需要由国内高校提供学生档案证明材料，如国内课程成绩单、学生的品行、心理素质、研究能力以及参加社会公益实践活动等情况的材料。通过由合作办学中方高校所提供的档案证明材料，可以判断学生的综合能力，分析学生的学术素养，甄别学生的个人品质，决定其是否为外方学校所接收的学生，是否能顺利融入外方学校进行学习，因此在中外合作办学中，高校学生档案利用已经成为中外高校选拔学生的关键对接口。

(二)为外方学校提供学生学业成绩、学术能力及专业水平信息

中外合作办学高校学生档案利用的另一个重要的作用是提供外方认可的学生学业成绩，其主要包括学生在国内高校期间所学基础课程及专业课程的成绩评价，学术能力及专业能力信息，在校期间参与的科学研究、科研团队以及表现出来的科研能力、发表的学术论文及获奖情况等内容。这些档案材料能够较全面地反映学生的学业基础、学术及专业水平信息， 是外方学校评价学生入学资格的重要依据之一。

(三)为外方学校提供完整的学生诚信信息

外方学校都非常重视学生诚信记录，对于不能提供诚信记录的学生通常会拒绝接收该学生的入学申请。因此中外合作办学学生向外方高校提供的申请材料，不仅包括在国内大学期间接受教育的情况，还包括其个人信贷消费记录、助学贷款情况、信用还款情况、奖惩情况、有无犯罪记录和参加社会公益实践活动的证明等，也是必备的申请材料，这同时也是高校学生诚信和社会责任真实完整的体现。[3]

(四)为中方高校的人才培养质量提供反馈信息

《国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010-2020)》明确提出：要“适应国家经济社会对外开放的要求，培养大批具有国际视野、通晓国际规则、能够参与国际事务和国际竞争的国际化人才”。中外合作办学学生档案材料充分反映了高等教育国际化人才培养的质量。中外合作办学质量涉及人才培养目标、人才培养模式等诸多方面，其中学生学习成绩档案，特别是转修学分项目的学生成绩是否可以互认、转修、豁免学分，可以直接反映出我们的人才培养方案的设立是否科学、合理、全面、规范，特别是专业设置、课程体系、教学内容、教学方法和教学运行机制以及引进教育资源等方面是否合理。能否达到教育规划纲要提出的目标，是摆在我们中外合作办学高校面前的重要理论和现实问题，有许多工作需要我们去研究、探索、实践。所以通过中外合作办学学生档案的信息反馈促使我们不断提升、规范和提高办学质量，这也是中外合作办学未来长远发展的客观需求。

二、中外合作办学学生档案利用存在的问题

(一)中外合作办学主客体档案利用意识薄弱

档案利用意识是指个人及社会对档案的认识程度，它决定了人们对档案的社会地位和作用的认识，影响着档案利用者对档案需求的准确表达，支配着档案用户的档案利用行为。[4]目前，虽然中外合作办学学生档案工作已经逐渐从幕后走到台前，但档案利用主客体的档案利用意识仍较弱，对学生档案利用工作没有达到应有的重视程度，影响了我们出国学生档案利用工作的开展。首先，由于中外合作办学高校的中心任务是培养经济社会需要的国际化人材，教书育人仍然是学校工作的重点，而学生档案利用工作在学校整体工作中常常被边缘化，甚至无暇顾及，致使学生档案利用工作显示出突击性、阶段性而缺乏科学性和连续性。其次，中外合作办学学生档案利用的主体主要包括校级相关部门的档案管理人员和二级学院的档案管理人员，而日常档案利用服务则通常是以二级学院为主，校级审核为辅。一般情况下二级学院并不设置专职档案管理员，而由院办公室人员兼职，虽然学校层面对学生档案管理利用工作的内容、程序提出了明确的要求，管理人员也普遍具备服务意识，但兼职档案管理员普遍缺乏系统的、完整的档案业务知识、技能的培训，特别是缺乏基于数字化档案检索和利用技能的培训。再次，中外合作办学高校学生档案利用工作的标准化、程序化、规范化不足，与国外院校的标准需求不能很好地契合，且出国学生档案的提交通常表现出请求服务的时效性和快捷性，造成二级学院档案利用工作者的盲目、迷惑，进而出现反复请示或随意操作的现象，这就制约了中外合作办学学生档案利用服务功能的发挥。

学生作为档案利用的客体，档案利用意识薄弱，档案利用常识缺乏。目前中外合作办学的学生在进入高校之前没有档案利用方面的培训、学习，而入学后与其他普通高校一样，也鲜见有高校针对在校学生开设档案利用方面的选修课程，高校管理部门和管理者对档案利用的宣传也多数仍停留在利用宣传栏进行被动式的宣传。对于高校学生来说，这种守株待兔式的宣传方式，很少引起学生的共鸣，在学生中的宣传覆盖率很低，所以在实际档案利用中，学生普遍表现出缺乏档案利用常识，不熟悉档案利用规定，不了解自身档案利用权力及义务，甚至不能提供自身信息字段，更不能清晰地表达出对档案利用的个人需求，这势必会造成档案利用服务障碍、服务进度缓慢或服务中止。据相关调查发现，大学生对档案不太了解的占调查对象的 52%，对档案比较了解的占30%，对档案很了解的只占2%，[5]也从计量的角度印证了这一现象。中外合作办学学生档案利用意识薄弱，还表现在不注重日常积累良好的档案材料，这也导致学生对档案利用的意愿降低，促进出国学习能动性不能很好的发挥出来，甚至有时会导致学生在档案中弄虚作假等不良现象的发生。

(二)档案利用机制不完善，与外方接轨的档案利用服务弱化

第一，档案利用的时效性、承接性和个性化方面不完善。

由于学生档案是宝贵且不可再生资源，[6]档案利用又特别注重其时效性、承接性和特殊性。[7]鉴于以上特点以及中外合作办学二级学院兼职档案管理员缺乏专业培训，档案利用方式受限，所以档案利用在时效性、承接性和个性化等方面表现出较多不完善的地方。二级学院办公室面对学校各职能部门和本学院的日常工作，工作内容庞杂，兼职人员工作负担过重。在日常档案管理服务工作中常常出现工作时间和精力投入有限，不可能把学生档案工作作为日常例行工作来做。往往是在学生出国学习申请限期来临之前集中处理，而高校中外合作办学学生档案利用工作与普通高校学生档案利用工作相比存在着不同的周期性、规范性且内涵要求不同，在有限的时间内要把大批量学生包括待出国留学学生的各种信息建档及凭证材料入档，且要符合国际惯例、符合申请学校的标准、符合学生个性化的需求，这就对兼职档案管理模式下的档案管理员来说提出了更高的工作标准和要求。

第二，学生档案信息不完整，归档材料构成不合理。

传统高校在校学生档案材料，包括学籍类档案(如入学材料、学籍卡、学生登记表、毕业生登记表等)、学生在校期间历年的学习成绩单、奖励和处分材料、学生在校期间重要活动的证据材料，例如入团志愿书、入党志愿书及入党材料、入学和在校期间体格检查表、毕业生报到证等。[8]按目前的高校学生档案管理方式，在档案信息和档案材料收集中，重点归档学生政治思想表现和学生在校学业成绩，而对学生在校期间参加社会实践、社团活动、科研创新、学科竞赛中表现出来的组织能力、创新能力、心理素质、诚信品质等方面材料的归档则不够重视，疏于收集。[6]究其原因，一是现有档案管理、利用模式下，档案利用规范所限；二是高校自身对学生档案工作不够重视；三是这部分档案材料的来源不明确，二级学院办公室兼职档案管理员在收集这部分材料时难度较大。档案信息不能及时建立，档案内容不完整，无法反映大学生素质全貌。而这些方面的档案正是办学外方学校比较看重的学生素质材料，这使中方学校无法利用学生档案直接提供学生申请出国留学所需的各方面凭证材料，导致外方学校也无法对出国留学的学生做出全面、准确的评价，进而不利于合作办学人才的选拔。

第三，学生档案重保管、轻利用，服务方式被动。

目前中外合作办学学生的各种档案材料通常按学期或学年归集保管在各专业系部、二级学院办公室、学生科和团总支，平时的利用率较低，且学生建档材料并未及时提交学校档案管理部门，这就造成当出国留学的学生需要高校提供详实、全面的学生档案时，学生要向多个档案管理部门申请，甚至会出现在多个部门之间往返多次的情况，这种分散的学生档案管理方式和人工档案利用方式，即不能满足出国学生档案利用的需求，更不能适应外方学校对档案利用的对接要求，势必会影响学生出国留学的进程。

(三)中外合作办学学生档案利用平台建设滞后

高校学生档案承载着学生在校期间各项教学、实践活动，汇集着大量的信息和知识，包括学生学籍、学业成绩、科研、各类竞赛、社团组织等活动情况，都以各种形式记载在档案中。档案利用就是运用学生档案中所蕴含的丰富信息量，以及档案信息所具有的本源性、可靠性等特点，[9]通过档案利用手段有效地获得档案信息中所蕴含的知识。

第一，目前中外合作办学学生档案利用方式仍以传统手工利用为主、档案信息管理系统为辅。

这种半人工、半信息化利用方式建档工作量大、工作效率低，且没有档案知识处理能力。因此迫切需要建设数字化中外合作办学学生档案信息管理、利用、服务平台，而数字化档案利用平台的建设是项系统工程，现有的档案信息管理系统各项功能远不能满足数字化档案管理、利用、服务要求。实际档案利用中无论是档案管理者还是学生时常感到利用档案信息不像意想中那样轻松，尤其是学生数量多且在集中时段内要求提供系统的、凭证化的出国学习所需的各种档案时，现有的档案利用平台就表现出其滞后的一面。高校档案机构设立之初就是作为高校内部组织机构，主要面向高校内部。高校学生档案主要是为高校自身档案利用者服务，没有考虑中外合作办学外方学校的利用需求和对接问题。因此档案管理者在面临中外合作办学学生的档案利用需求，尤其是需要系统地提供外方要求的凭证材料时，就显得力不从心。

第二，档案利用水平的高低还取决于档案利用平台数字化、智能化程度和档案的编研水平。

从学生档案利用数字化、智能化水平来看，目前仍停留在文件级目录检索阶段，电子化全文检索要么是缺少丰富翔实的档案内容的演示系统，要么是仅有校级档案管理者才有权限使用，而二级学院档案管理者无权限使用，真正能实现电子化全文检索的高校较少，数字化、智能化档案利用更是在建设和探索当中。

另外，中外合作办学高校学生档案编研整体水平不高，更谈不上针对性编研，编研工作的不足，无疑在很大程度上影响了申请出国留学的学生档案利用。

以上这些因素都阻碍了系统化学生档案的利用，集高效、便捷、功能全面的中外合作办学学生档案管理、利用、服务平台的建设就显得尤为迫切。

三、提升中外合作办学学生档案利用水平的途径

(一)转移档案工作重心，接轨外方凭证需求

由于受传统的保密思想的影响，现在的档案服务重藏轻用，还未重视学生档案利用与国外接轨的问题。在现今培养国际化人才目标的要求下，中外合作办学学生档案工作重心也应从重视收集、保存、归档转向加强利用服务上。这种办学形式为逐步解决高校档案利用与外方学校接轨带来了契机。其档案利用工作应调整工作思路，搞好主动研发，在重视档案材料的收集、整理、建档、归档等本职工作基础上，合理开发和深化利用学生档案，努力实现与外方高校接轨的学生档案利用服务。在这一过程中要界定好利用与隐私的边界，涉及隐私的内容应加以权限的保护，保护个人隐私和学生档案利用两者既不是对立的关系，也不是主次关系，而是一种辨证的关系，[10]保护是为了更好的利用。在充分保护学生隐私的前提下，合理、灵活地规范档案利用权限，优化利用流程，主动向外方高校和学生提供档案服务，在中外合作办学学生档案利用上显得尤为重要。

(二)加强档案利用意识，改进档案利用方式

在中外合作办学高校范围内进行广泛的档案利用意识的宣传教育，全面系统地向学生宣传学生档案的内容、作用和利用方式等常识，让他们树立档案利用意识。从档案利用知识和技能的普及来看，要注重对档案利用群体的培训。具体来说，可以利用高校学生便于集中组织学习的特点，积极开展针对学生的档案利用知识普及，如在入学的一二年级开设档案利用常识等选修课，运用课堂教学方式指导学生高效的利用档案信息资源，帮助学生掌握档案利用服务平台的使用方法和技能。同时，要加强面向学生服务的档案管理员的培训，特别在档案服务意识和档案利用服务技能方面的培训，使其熟练掌握学生档案管理、利用、服务的工作内容、工作方式和工作手段。此外，还应充分运用学生档案的反馈信息提升合作办学人才培养质量，按照中外合作办学高校学生出国学习的多种途径，分类探索档案利用方式。

(三)完善档案利用内容，优化档案利用结构

在中外合作办学模式下，坚持以培养国际化人才，使学生顺利进入外方高校学习为目标，适应学生对档案利用需求的发展变化，针对外方合作学校需求扩大归档材料范围，增加学生档案信息含量。一方面可以全面反映高校学生在国内期间的学习、成长过程；另一方面为学生出国学习提供完备、有效的个性化发展凭证。具体来说，除了要丰富传统档案内容以外，还应根据中外合作办学的发展需要和学生学习、实践等特点，增加心理素质、实践创新能力、个人诚信情况等内容。其心理档案应能够使外方学校准确地分析提交申请学生的心理倾向、特征，有利于外方考察和选拔符合要求的学生；实践创新能力要注重收集反映学生多方面潜能、成长进步的材料，包括学生参加重大竞赛的作品、荣誉证书、资格证书等；学生信用档案是学生个人未来职业生涯的信用资本, 必须高度重视大学生的诚信教育，个人诚信材料一般应包括大学生的品行、助学贷款偿还记录、个人信贷消费、考试是否诚信、与他人交往是否有欺骗行为以及奖励、处分情况等。[6]通过积累学生在校期间诚实守信方面材料来准确反映学生的信用行为和品行情况。

(四)面向互联网+时代，推进档案利用数字化、网络化、智能化

当前正处于互联网+迅速向各领域渗透，并取代传统运行模式，形成新应用模式的时代。为应对这种变化，中外合作办学下的档案利用，应探索运用互联网+技术拓展档案利用的途径。首先，中外合作办学高校应面向学生档案利用，深入研讨如何改进传统档案管理、利用、服务模式，使其适用于互联网+的新环境，为建设基于数字处理技术的移动化、网络化、智能化学生档案利用平台提供科学规范的档案利用流程；其次，将管理、利用、服务平台的建设提上实施日程，深入研发新一代物联网技术、智能数据和知识处理技术与档案利用的融合。现实中，许多高校已经意识到并积极开展了尝试，令人欣悦的是部分高校已着手建设集管理、利用、服务功能为一体的统一平台，期待在不久的将来可以“搭建开放大学档案数字化集成管理平台，满足档案数字化、传递网络化、存储集中化、资源共享化、管理动态化、权限规范化和远程服务化的发展要求，以适应档案信息化和档案现代化管理的发展趋势”。[11]

总之，通过转移档案工作重心，加强档案利用意识，完善档案利用内容，积极探索和建立数字化档案利用平台等途径，可以提高中外合作办学学生档案利用的服务效率，提升档案利用工作的透明度和服务水平，凸显学生档案利用的价值特点，真正发挥学生档案利用对中外合作办学高校在管理、教学中所起到的促进和推动作用，为中外合作办学的发展和决策提供有效支持。

[1]林金辉, 连进军, 刘梦今. 中外合作办学质量建设研究 [M]. 厦门：厦门大学出版社, 2014.

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[4]谢宝琴. 关注大学生档案意识的培养 [J]. 兰台世界, 2007, (6).

[5]霍雄飞. 就业服务视角下的高校学生档案管理研究 [J]. 档案与建设, 2010, (2).

[6]练红珍. 就业视角下的高校学生档案实效性管理研究 [J]. 档案与建设, 2011, (8).

[7]李清, 严建南. 高校出国学生成绩档案利用的思考 [J]. 档案与建设, 2003, (9).

[8]周毅. 浅谈高校文书档案、学生档案的管理和利用 [J]. 常州工学院学报, 2007, (2).

[9]章燕华. 我国档案信息资源开发关键性障碍分析及对策思考 [J]. 浙江档案, 2006, (6).

[10]刘社文. 高校档案利用障碍及对策分析 [J]. 云南档案, 2012, (9).

[11]周芳. 浅析开放大学数字档案馆(室)建设 [J]. 福建广播电视大学学报, 2015, (2).

(责任编辑 石学军)

2015-05-26

崔向红，女，山东淄博人，山东工商学院国际商学院馆员，硕士。

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1672-0040(2015)05-0105-05