新时期学校档案管理工作问题探究

席美珍

【摘 要】档案管理作为学校管理的一个主要组成部分，在学校的整体管理工作系统中具有重要地位。本文阐述了档案管理工作在学校整体管理工作中所发挥的重要作用，揭示了其在学校管理工作中的地位，探讨了学校开展档案管理工作的必要性。希望以此为我国学校的档案管理工作提供一定参考。

【关键词】档案管理；作用；问题；解决思路

一、档案管理工作所发挥的作用

学校档案管理工作所发挥的作用主要体现在几个方面：为学校的教学及科研行为提供充足的文档支持；为老师教学提供了大量的实际参考案例；为在校学生树立了可以学习的榜样。

（一）档案管理工作对学校整体管理的影响

学校管理、教学和科研工作的开展都离不开相关工作文档的制定、修改与完善，而在学校的多年教学历程中必然会积累大量的工作文件，这些工作文件前人智慧的结晶，同时也为后续学校管理、教学和科研工作的开展提供了珍贵的参考资料。在学校中开展档案管理工作的目的是为了对学校管理、教学和科研行为所产生的原始资料、图表及工作总结等进行分类管理。档案的分类处理减少了后续查阅资料时的甄选时间，可以让学校工作人员快速的挑选出有参考价值的文件并为其工作提供有利的参考资料，最终使得学校的管理、教学和科研活动都进入一个良性的循环状态。

（二）档案管理工作对教学工作的影响

学校积累的教学档案是在学校多年发展历程中所凝聚出的精华，是学校的重点管理对象之一。这些教学档案包含了自学校成立以来的几代教育工作者对教学经验的总结，同样也包含了对不同类型学生的培养心得。对教学工作中所产生的文档资料进行分类管理和归档处理是教学工作所必须开展的一项工作。教学资料的档案管理为学校教师提供了珍贵教学案例和不同类型学生的培养思路，使得青年教师在开展教学及科研工作时能够更加得心应手，同时也会大大的提升学校的整体教学水准和科研水平。

（三）档案管理工作对学生个人发展的影响

合理的开展档案管理工作会同样会对在校学生的个人发展产生重要影响，对学校前辈所取得的成绩和研究成果进行适当的宣传可以为在校学生树立正确的学习榜样和努力的具体方向。宣传时所需的资料主要自于学校的科学化档案管理工作，在教育过程中可以对学生的个人资料进行甄选，将具有代表性的资料进行归档处理。学校可以将优秀学生的个人学习方法、心得和所取得的成果做成宣传资料，将其录入学校的网站或是张贴到学校的阅览室之中，方便在校学生学习和了解并及时对自己的学习方法进行纠正。合理的开展档案管理工作可以为在校生的个人发展提供更多的参考资料。

（四）档案管理工作对学校办学水平的影响

档案管理工作可以为学校的各个职能部门所需的参考资料，这些参考资料对于学校的整体管理和教育水平的提升具有深远影响，同时也从侧面反映了学校办学水平的高低。衡量学校办学能力的好坏不应仅限于学生升学率和学生获奖率等指标之上，更应充分考虑学校的教学资料及档案的管理工作水平。学校的教学资料包含了教师的教学计划、大纲和主要授课内容同时也记录了教师对于个人教学工作的总结和教学工作中遇到的问题的思考，这些资料对于青年教师的培养具有重要作用，只要合理的运用好这些资料才能快速的提升学校的整体教学质量和办学水平，而运用好这些资料的前提则是对教学资料进行合理的管理与归档。资料档案的妥善管理会极大的方便教师的查阅和筛选，使其能及时的纠正教学思路中的不足。

二、学校档案管理工作存在的问题

目前，我国学校档案管理工作暴露出了一系列的问题。这些问题涉档案管理思想、方式、硬件设施和人员专业素质等多个方面，这些不足之处使得学校的档案管理工作举步维艰，极大的限制了学校档案管理工作的发展。

（一）档案管理思想淡泊

现阶段档案管理工作开展较好的学校主要集中在城市，县城及农村学校的档案管理意识较差，偏远山村则基本没有档案管理的意识。有的学校仅将档案管理工作看作是对学校教学资料的回收与处理，忽视了对教学资料的分类，也不能够挖掘出档案资料中对于未来教学工作具有指导意义的精华部分，使得档案管理工作形同虚设。通过分析可以发现，档案管理工作开展不到位的地区主要是一些经济发展较差的区域，这些地区的学校将人力、物力都放在教学之上，着眼于学生升学率的提升，忽视了档案管理工作在提升教学水平方面所起的重要作用。这种重师资而轻管理的思想在一定程度上阻碍了教学水平的提升，不利于优秀教学思路的教学方法的共享。

（二）档案管理方式及硬件措施落后

我国大部分学校目前采用的档案管理方式仍为单一的纸质档案管理方式，这种档案管理方式较落后且不便于档案的分类处理和后期档案的查找，并且纸质档案不利于长期保存。与此同时，档案管理的硬件措施也不够完善，如纸质文档管理时的防潮、防火措施不够到位；电子档案管理时计算机的硬件水平较差等。这些不足都限制了档案管理工作水平和工作质量的提升。

（三）档案管理人员专业素质欠缺

受档案管理思想淡泊的影响，很多学校不愿意花费较高的薪酬去聘请专业的档案管理人员，档案的管理工作则主要依靠于学校各个学科的老师，而学校最终仅起到一个资料汇总的作用。这种档案管理方式使得不同种类和学科的档案编写及归类处理方式五花八门，因为教学资料的归档处理主要依靠各个学科和部门的老师且在编写资料的时候没有明确、统一的标准，所以最后上交到学校的归档资料必然千差万别。这种档案管理模式不仅浪费了教师教学时间，而且为不同类别档案资料之间的分享与传阅带来困难。

三、档案管理工作中存在问题的解决思路

针对于现阶段档案管理工作所面对的问题，其解决方法应主要涉及两个方面，既提升档案管理工作的意识和改变档案管理工作模式。

首先，学校领导应及时认识到档案管理工作在学校发展和教学水平提升方面所起的主要作用，积极促进学校档案管理工作的开展。学校应建立专业、健全的档案管理工作团队，明确档案管理工作各个职能部门应承担的责任，使得档案管理工作向专业化发展。其次，学校应完善传统档案管理模式中的缺陷，建立电子档案管理数据库。将档案管理模式由纸质档案管理模式向电子档案管理模式转变，提升档案管理工作的效率和所管理档案的后期利用率。推动档案管理工作的信息化和数据化进程，使得管理之后的档案能够更好的运用于学校的教学及科研工作。

四、结束语

随着经济水平及信息化水平的提升，档案管理工作在学校的整体管理工作中所发挥的作用将会逐渐突出，档案管理水平的高低将对学校的教学水平产生直接影响。现阶段档案管理工作中存在的问题在一定程度上限制了学校的发展，而如何科学和合理的管理学校的各种档案资料将是学校发展过程中所面临的一大难题。

【参考文献】

[1]赵丽华.浅谈高校档案管理创新[J].忻州师范学院学报，2008，02：128-129.

[2]宫煜.新时期学校档案工作的思考[J].科技情报开发与经济，2008，13：193-194.