电子文件归档中存在的问题及建议

见雪冬

摘要：本文根据实际工作情况，重点指出了目前电子文件在归档过程中存在的电子文件自身客观性特征带来的归档问题、电子文件归档不全现象、电子文件整理方法问题突出等，提出根据电子文件的特征，在口径和格式上严格把关；多措并举，全面收集；建立具有区域特征的网络电子文件接收管理系统的解决措施。

关键词：电子文件归档工作档案管理系统

为规范电子文件归档管理，自2002年以来，国家档案局和北京市档案局陆续下发了一些电子文件管理业务规范。比如，《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《基于XML的电子文件封装规范》《电子文件管理暂行办法》《北京市电子文件归档与管理暂行规定》等。这些规范具有一定的适用性、前瞻性，从战略的角度对电子文件的管理提出了更高要求。尽管如此，由于缺乏配套设施、技术，以及电子文件自身的客观特点，使得电子文件归档工作在实操性、执行性等方面仍存在较大难度。

一、电子文件归档中存在的问题及原因

（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题

1.电子文件流转于多个系统，收集和整理存在较大困难。我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，将电子文件定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”从定义中可以看到，电子文件对数字设备的依赖性较强，电子文件的读取需要通过数字设备上的相关软件系统获得支持。加之电子文件与纸质文件相比，具有容易被修改、删除、复制、损坏的特征，使得其在归档过程中会出现一定的问题。就一份电子文件而言，从形成到处理结束，往往要经过一个或者多个软件系统。比如，一些立档单位在处理公文的时候，往往是用办公软件（WORD，WPS等）起草一份文件，再上传到办公自动化系统（OA，公文系统等），经领导审批将电子文件传回，多人阅办后才能处理完毕。一份电子文件处理完毕直至电子文件归档，还需要涉及多个环节、部门甚至多个行业。此外，一份电子文件由内容、结构、背景信息组成，其本身也要经过多次修改和流转，这就造成内容、结构、背景信息的分散，加之操作系统和业务系统的多样性，档案员收集电子文件变得非常困难。

2.形成的电子文件格式多样，不便进行转化和处理。在《电子文件归档与管理规范》中，列举了八种性质的电子文件，即文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。在《北京市电子文件归档与管理暂行规定》中对电子文件格式进行了较为详细的规定，通用格式主要有九种，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在这九种格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。由此可见，我们经常使用的常见格式并不是规定中要求的通用格式，这使得很多常用格式下需要进行归档的电子文件在归档时，特别是从常用格式向通用格式的转化中存在较多技术性问题，例如将DOC格式转化成RTF格式，文件的内容和排版方式就会发生变化，还有很多不同格式之间的相互转化较为复杂。

（二）电子文件归档不全现象较为明显

电子文件归档不全的主要原因在于：一是电子文件管理相对滞后，意识还有待加强；二是业务系统中形成的电子文件，打印输出后，业务部门并没有从系统导出电子文件进行保存；三是电子文件起草完成形成正式稿件之后，直接打印成纸质文件阅办。纸质文件归档后，电子文件就处于无人管理的状态；四是电子文件存储载体不安全，造成电子文件缺失；五是各立档单位电子文件的收集范围和保管期限不明确。笔者认为第五个方面是重要原因，如果电子文件的收集范围和保管期限没有明确，哪些电子文件必须归档，哪些可以不必归档都没有明晰，执行力就会削弱。例如，电子文件的收集范围大多参照纸质文件的接收范围，实际上二者并不等同，电子文件的收集范围比纸质文件的收集范围大，但实际收集数量很少。笔者根据历年接收电子文件的统计情况来看，目前收集到的电子文件大多是工作总结、照片等，而本来应该收集到的电子文件并没有收上来，如重大活动或事件的影像、电子公文等等。

（三）电子文件分类整理方法问题突出，不利于电子文件的存储、检查及利用

电子文件属于非结构化数据，文件是其最小单位，要采用手动设置文件夹的方式来存储。《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定，电子文件的整理应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。按照这一要求，很多立档单位都会建立不同层级的文件夹。比如，按照年度设置一级文件夹，按照科室设置二级文件夹，按照声音文件、数据文件、图像文件、图形文件、文本文件、影像文件设置三级文件夹。科室业务中形成的电子文件，按时间顺序分别存储于三级文件夹中。由于各立档单位的情况不同，部分立档单位的电子文件较少，一个文件夹可能就够了，部分立档单位电子文件较多，则需要几十个文件夹。这样的设置结构不便于存储，一份文件的归档需要在几十个文件夹中找到对应的文件夹，再将其粘贴到相应的文件夹中，既耗时又耗力。另外，这样的方式也不利于电子文件的利用，比如一次活动可能形成多种电子文件，包含声音文件、图形文件、影像文件、文本文件等，由于存储时被保存在不同的文件夹中，很可能造成检查和利用上的不便。

二、解决电子文件归档中问题应采取的措施

（一）针对电子文件的特点，在口径上和格式上进行严格把关

1.在办公系统、业务系统中，设置归口，增加电子文件导出功能。比如，在系统开发过程中，按照《基于XML的电子文件封装规范》、《文书类电子文件元数据方案》、《档案著录规则》要求，在系统中增加导出接口，导出符合通用格式的电子文件，同时将每份电子文件元数据和背景信息进行封装，导出后可以直接作为电子文件归档。

2.对电子文件格式严格把关。通用格式是根据国际标准而来，但并不具有普遍性。常用格式是在日常应用的常用工具中形成的文件格式，比如WPS、Office等办公软件中形成的一些文件格式。要将常用格式纳入电子文件收集范围，不用通过转化便可直接归档，这种情况也可以视为符合标准。其他一些不符合通用格式的电子文件，则需要借助工具，转换成标准里要求的格式进行归档。

（二）多措并举，全面解决电子文件收集不全的问题

一是制定适合本单位的电子文件管理制度，业务部门相关人员是电子文件的直接生产者，要特别规定他们在电子文件收集中的责任；二是严格把控各种类型、各种载体的电子文件的归档时间，特别是一些珍贵、重要、重大活动产生的电子文件，包括影像、图像、文本、声音等，活动过程中就要及时收集；三是采取定期与不定期相结合的方法，对个人产生的与工作相关的电子文件进行收集，做到电子文件与纸质文件一并保存；四是对电子文件存储和长期保存提出要求，定期备份以确保电子文件的安全保存；五是各立档单位应抓紧制定电子文件归档范围和保管期限表，根据实际情况，有所侧重，有所取舍。同时，档案部门也应该加紧对电子文件归档范围的制定提出相关要求，并对电子文件归档范围和保管期限进行审批。

（三）建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统

建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统，把业务办理过程中产生的各类电子文件真正地管理起来，并进行查阅、分析、监督。其中，电子文件目录数据库设计，包含基本字段，如档号（全宗号-目录号-年度-件号）、文号、责任者、题名、日期、密级、保管期限、份数（文件夹里有几个顺序号，就是几份）、容量（文件夹中文件容量大小，可以由系统自动累加统计）、数据类型（文本、图像、影像等）、数据格式（.doc/.jpg/. mpeg等）、备注，并在此基础上进行扩展。电子文件归档的文件组织形式，可以以件为单位，每件给一个唯一编号即档号，这样可以把同一类问题或者同一类活动而形成的多份电子文件组合到一起，每件文件的档号编号格式为：全宗号-目录号-年度-件号-顺序号，统一放到一个文件夹（文件夹命名为：全宗号-目录号-年度-件号）里，这样无论哪种数据格式、数据类型的电子文件，都会以份编组的形式而形成件，统一存储在一个文件夹下。此外，电子文件的整理方法应区别于手动建立文件夹存储的方式，采用软件系统进行电子文件的组织、存储，由系统按照电子文件目录数据库档号规则，自动建立文件夹。在每个条目下，上传电子文件由系统自动编号，存储于所属档号文件下，这样电子文件条目与电子文件无论是一对一（一个条目对应一份文件），还是一对多（一个条目对应多份文件），其逻辑关系都非常清晰。

参考文献：

[1]《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002[EB/OL].[2014- 07- 17]. http：//www.chaoshan.gov.cn/ detail.aspx？artid=434&classid=50.

[2]孙爱华，杨晶.电子文件归档管理的问题及对策[J].商业经济，2006（5）：117-118.

作者单位：北京市平谷区档案局