水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用

吴杰

广西水利电力勘测设计研究院

摘要：传统的档案管理模式已经难以适应时代发展的需要，尤其是在当前信息技术不断发展的今天，电子档案已经逐步取代传统的纸质档案，且在诸多水利勘测设计中得到了广泛的应用。因而本文正是基于这一背景，首先从水利工程勘测设计中电子档案的特点入手，分析电子档案管理的内容；其次分析了水利工程勘测设计电子档案管理和利用的现状；再次提出了关于如何加强水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用的浅见；最后对全文进行了简单的总结。旨在与同行强化业务之间的交流，不断的提高水利工程勘测设计成效。

关键词：水利工程；勘测设计；电子档案；管理；利用

在水利工程勘测设计中，电子文档的作用主要是记录设计成果，且并为整个设计工作的开展提供思路，所以为了更好地强化对其的管理和利用，我们必须结合其特点强化对其的管理，尤其是应结合其管理内容和现状，强化对其的管理和利用，从而更好地促进水利工程勘测设计的成效。

1.水利勘测设计电子档案特点及其内容分析

在水利勘测设计中，其电子档案主要是对形成的文字表格和图形图像进行记录，从而更好地利用计算机对其识别和处理，再将其存在存储介质之上，并利用网络技术进行传输，所以其与传统纸质档案存在一定的特点，所也在管理内容上也会发生变化。以下就其特点和管理内容进行分析。

1.1特点分析

一是电子档案为多部分组成，具有较强的系统性和完整性，尤其是其所包含的文本表格和图形图形，均是整个档案的组成部分。二是阶段性特点，由于水利工程勘测设计包含了勘测和规划以及初步设计、施工研究以及竣工验收等阶段，而这些均需要在电子档案中体现出来，所以其具有的阶段性特点成为整理和分类的要点。三是专业性特点，水利工程勘测设计是具有较强的专业性，需要不同专业的技术人员参与和相互配合而完成，所以其专业设计文件所涉及的专业性较强。四是动态性特点，由于水利工程勘测设计主要服务于水利施工，而在施工中难免出现这样或那样的变更，所以必须动态性的对其进行设计，才能确保设计的精准性和适时性。五是便于复制、修改、增删以及易于保管、查询和维护，能有效的促进档案的管理效率。

1.2管理内容

水利工程勘测设计中，电子档案管理的内容主要是对其进行整理和归档。在整理过程中，主要是结合年度和组织机构以及保管期限实施组卷，并按照时间与机构对其实施分盘保管，从而为保存和查找提供便利，对相同时间内归档部门文件集中在某一介质上存储，便于对其的利用，且在同一接收归档文件之后进行数据库的建立，从而为计算机内部的查询提供便利。而在归档过程中，由于电子档案具有诸多类型，所以应对其实施分类归档管理，有科技类、基建类、设备类、科研类等档案，并对其实施分类管理[1]。

2.分析水利工程勘测设计电子档案管理和利用的现状

通过上述分析，我们对水利勘测设计电子档案特点及其内容有了一定的认识，但是就当前管理和利用的现状来看，目前仍存在这样或那样的问题，具体表现如下。

一是在管理模式上缺乏统一性和规范性。当前，我国主管水利档案的行政部门尚未制定与该行业相符的电子文档归档和管理方面的规定，即便在现代水利工程勘测设计中借鉴了其他行业强化电子档案的管理，但是其被利用的情况则少之又少，导致其优越性难以得到有效的发挥，所以现在很多水利工程勘测设计的电子文档由于缺乏统一制定的规划，而更多的是在勘察设计人员手中散落，导致其被损坏、失散和失效甚至泄密等问题频现。

二是在知识结构上缺乏先进性和创新性。由于电子档案和纸质档案的管理方式不同，所以电子档案的管理理念、形式以及方法均面临着新的挑战，所以传统的档案管理人员在知识结构上已经难以满足电子档案管理的需要，错误的认为电子文件要转换成电子档案的难度较大，而且纸质档案和电子档案需要同时一起保存，因而其工作量不仅没有降低，而且增加工作负担，加上有效的档案管理人员自身的计算机基础较差，极大的影响了水利工程勘测设计电子档案管理水平的提升。

三是电子档案的完整性和系统性有待进一步完善。由于水利工程勘测设计包含了勘察规划和可行性研究以及初步设计和施工图图竣工图的设计，所以其设计跨度时间较长，档案的整理往往需要在项目竣工后进行，随着电子文件的增加，而计算机自身的储存有限，所以很多新生成的电子文件就会覆盖之前的电子文件，偶计算机发生故障，还会导致其保存不完善，甚至导致电子文档被非法窃取和丢失的风险[2]。

3.关于如何加强水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用的浅见

一是强化电子档案管理人员的教育和培训，不断的提高其责任意識，尤其是应尽可能地促进其专业技能的提升，切实掌握水利工程勘测设计中电子文档的特点，并通过教育和培训不断提高自身的专业技术水平，切实强化专业技术知识的学习，为电子档案管理水平和利用效率的提升奠定坚实的基础。

二是切实做好保管和转换工作。就水利工程勘测设计的电子文档而言，我们必须将需要归档的电子文件进行集中并备份，所以主要是一式三份的方式对其进行保存，分别用于封存保管、借阅和异地保存，而且为了确保电子档案管理成效，还应对电子文件实施“一档存”，这样既能确保其原始性的保存，还能确保其完整性的使用。由于利用光盘对其保存会导致数据丢失，所以我们应利用U盘、移动硬盘等新型存储介质加强对其的保管，同时将其存入云盘之中，才能确保万无一失。这样既能为查阅和管理带来便利，还能利用电子文档管理系统对其进行建档保存，同时为了便于查阅，还应将其格式进行转换，并以多种格式存在，尽可能地满足查阅的需要，常见的格式主要有doc文件和xls文件，应将其转换成pdf和caj等格式。

三是切实强化对其的利用。电子档案的出现为其利用带来了巨大的便利，从而在水利工程勘测设计中，以最短的时间检索所需的信息，从而确保其利用的效率得到了提升，调查的准确率也大幅度的提高。所以我们在利用水利工程勘测设计的电子文档时，由于其将传统的管理偶是改变，并能在诸多终端中将档案显示出来，所以我们应结合工程建设的需要，切实强化对其的利用，及时的保存有关数据资料，同时也应强化对其的利用，尽可能地实现档案的无纸化，才能为促进水利工程勘测设计成效的提升彰显实力，促进整个水利工程顺利高效的开展[3]。

4.结语

综上所述，在现代水利工程中，勘测设计是一项十分系统而又复杂的工作，而在勘测设计中势必会涉及档案方面的问题，而传统的纸质档案不仅绘制难度大，而且在保管和维护以及利用上存在诸多弊端，例如不易保管，维护工作繁琐，查找利用难度大等。所以在现代水利工程勘测设计中，电子档案已成为主要是档案保存方式，所以我们应紧跟时代发展的潮流，切实强化对其的管理和应用，才能更好地促进其利用率的提升。

参考文献：

[1]毛云霞.试论水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用[J].办公室业务，2014，19：76+82.

[2]丁红娟，王平，黄水清.加强水利工程勘测设计科技档案管理的思考[J].水利规划与设计，2011，01：48-50+78.

[3]茆荣珍.水利勘测设计电子文件归档与电子档案管理面临的问题及对策[J].治淮，2002，11：29-30.