火电工程竣工档案管理工作实践

周文娟

【摘要】文章首先简述了档案的含义以及档案的分类，然后分析了工程档案管理中存在的问题，最后重点探讨了加强火电工程竣工档案管理措施。

【关键词】火电工程；竣工档案；过程控制

一、前言

随着火电工程工作的开展，火电工程竣工档案是全面考核工程项目建设成果，检验项目设计、施工、管理等工程质量见证的依据，但在实际工作中遇到一些问题，因此，加强对火电工程竣工档案过程控制具有重要的意义。

二、档案的含义

《中华人民共和国档案法》明确规定："本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。"它也有自己的含义：档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的；档案是保存备查的文件；档案的形式是多种多样的，档案的形式是指档案的载体形态和记录与表达方式；档案是人类社会活动的原始记录，档案是人类社会实践活动中形成和产生的各种材料转化而来的，是当时活动最为原始的记录，不是事后另行编写和随意收集来的。

三、火电企业档案管理的内涵与外延

1、档案管理有效解决档案零散与优质利用的矛盾

档案管理能够有效的解决火电企业因跨系统、跨部门、内部人员调动等内外因素，而造成文件材料分散、杂乱、堆积的现象，使归档材料集中、有序、及时保存，满足员工的工作需要，实现档案资源共享化并为企业提供有效利用。

2、火电企业经济发展的要求

火电作为国民经济发展的重要基础产业，要提高科学技术和管理创新的发展，实现"绿色经济，节能减排"的发展道路，而火电档案管理是以火电企业的管理为基础，全面记录火电企业从项目建设到生产运营的所有活动，做好电力档案管理工作，对促进电力行业经济发展增强发电量，适应国家科技进步、管理创新的步伐具有极为重要的作用。

四、工程档案管理中存在的问题

1、档案管理体制和制度不健全

随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、项目文件管理制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改，以及企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。

2、缺乏高素质档案管理专业人才

工程项目档案管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。

3、档案管理工作前期投入和管理不足

档案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程项目建设的后期，才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成档案资料复印件较多，原件很少，项目文件不齐全、不准确、不系统，各种载体档案严重缺失。这是因为：负责工程项目的领导及工程管理人员对档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上说一下，并不落实在具体工作中，只重视抓工程质量、进度、安全等工作，忽略了项目档案的重要性。

五、加强火电工程竣工档案管理措施

1、加强过程控制、进行及时整改

工程档案的形成是贯穿在整个工程建设过程中。因此，加强过程控制是提高工程档案内在质量的重要途径。档案管理人员应及时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项验收、评审活动。按项目档案工作要求对工程中所产生的资料把好质量关，发现问题及时提出整改要求，有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。

2、进行科学分类、合理组卷

DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》，有效解决了施工单位资料按单位工程形成、管理、编制与建设单位分类表的矛盾，有利于施工单位利用文件包的形式进行管理，便于过程控制、跟踪管理、责任到人，又保证了案卷内容的有机联系，有利于提高案卷质量。

在执行过程中组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。在贯穿"按单位工程组卷"这条主线的同时对以下几种资料根据其形成特征及日后的提供利用的特点，进行了比较合理的分类并单独组卷：金属检验报告按专业及检验项目单独编制目录装订成册；焊接、热处理按锅炉、汽机、电控三大项，并按单位工程竣工资料的模式进行组卷；原材料出厂证件按原材料种类及出厂证件的编号顺序单独编制目录装订成册。

3、合理安排时间，按时移交

《电力工程达标投产管理办法》中规定：技术资料移交工作"在机组投产后45天内将整理完毕的全部档案移交建设单位"。技术资料移交工作量相对较大，如何合理安排好这45天的时间，是保证竣工资料按期移交的关键。因此，在几个工程的实践中，把各项与档案资料相关之事策划在前，工程开始之初，就对相关责任人进行交底，要求文件包各责任人按文件包组卷順序对工程施工中产生的技术资料及时放进相对应的文件包中，在过程中进行检查、整改。在单位工程施工结束的前几周发竣工资料系统检查通知，内部由施工技术、质量控制部与档案管理人员集中进行检查3-5天，检查完成后发整改通知单对有问题的文件包由责任人负责整改，整改时间为5天。监理、建设单位的专业人员审查时间为7-10天，对审查出的问题整改时间为5天；整改完成后再次由监理、业主单位的专业人员进行复查，时间为2天。档案室最终整理、装订、扫描到正式移交为20天左右。

4、抓住工作重点，避免重复劳动

《电力工程竣工图文件编制规定》：竣工图的编制单位由项目建设单位委托，宜由原施工图设计单位负责编制本单位设计范围内的竣工图。为了能使竣工图做得更加完善，更加符合档案信息数字化的需求，要达到这一目的，必须加强施工过程中设计修改、变更的管理工作。无论是设计单位、监理单位还是施工单位，都必须规范设计修改单或设计变更单的过程控制。施工过程中应及时处理产生的联系单，凡涉及图纸修改、材料及设备变更的，最终均应转化为设计修改通知单。施工单位在施工过程中应严格杜绝"无单自行修改"的现象。目前许多工程在竣工图编制工作中采取折中的办法，即由施工单位编制竣工草图，再由设计单位根据竣工草图编制最终的竣工图。这种做法，其实弊多利少，首先，这是重复劳动，尽管这种重复劳动不是在同一个单位产生，但就这项工作来说，增加了双倍的工作量及工作时间；其次，对竣工图的责任单位应按标准准确定位，从一而终，不宜人为分散，否则在竣工图修改定稿过程中一旦出现问题，会互相扯皮推诿，影响办事效率；再次，无论从机组达标考核对竣工图移交进度的要求，还是机组投运后业主方对竣工图的迫切需求来说，如果设计院等待施工单位把竣工草图绘制出来后，再整理编成正式的竣工图，在时间进度上无论如何都无法满足在机组投产后45天内移交竣工资料的要求。

五、结束语

总之，火电工程档案管理工作是一个系统工程，在工作中，我们应当抓住重点，尽量减少重复劳动，规范的竣工档案，采取合理的科学分类管理。只有这样火电工程档案工作才能取得了更好的的成绩。

参考文献：

[1]乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案，2013

[2]周青云.实施高校档案管理标准化的措施[J].河南科技，2013