现代办公室档案信息资源的整合与信息化研究

文/吉林省第五地质调查所 都蕾 朴瑛 姜丽丽

现代办公室档案信息资源的整合与信息化研究

文/吉林省第五地质调查所 都蕾 朴瑛 姜丽丽

在信息化的时代大背景之下，办公自动化和档案信息的信息化保存已经成为当前档案管理的重要内容。在探讨现今档案信息管理要求的基础上，本文试图分析现代办公室档案信息资源的整合与信息化的新思路。

档案信息；信息资源；信息化

档案信息作为重要的办公室资料和管理资源，在现代管理之中占有了突出的比重和主要的地位。有别于以往的人力整理、手写输入和实体化保存，在信息化革命的大浪潮之中，档案信息资源的管理也经历了整合和信息化的重要过程。

一、信息化档案管理的优势

相比于传统的档案管理模式，当前的信息化档案管理不再以纸质文档为记录载体而使用计算机作为主要工具，不再是依靠人力纸笔输入而改为键盘输入，档案管理也不再需要大量的空间存放档案而可以使用计算机、移动硬盘等存储设备，现代办公室的档案信息资源整合和管理迈入了一个新台阶。当前的信息化档案管理相比于传统的模式来说有以下几个优势：

（一）档案整理便捷高效。对于档案管理来说，档案的分类和整理非常重要，这决定了传统的档案管理模式之中需要花费大量的人力物力进行档案的分析和归类。而在计算机时代，这些简单重复劳动可以全部依靠计算机和软件来实现。

只需要使用正确的档案管理软件进行管理，并在初期投入部分人力进行原始档案的输入，计算机可以正确识别并明确分类已有的档案信息，并能够以同样的格式规范以后的档案信息录入。相比于传统档案管理之中需要在整个档案管理期间进行持续的信息录入和重复性质的档案整理，计算机可以代替人力进行大量的重复劳动，节省了大量的时间和精力。

（二）档案使用利用方便。传统的档案信息的使用必须前往档案室和资料室，翻阅存储的大量的纸质文件，这种档案查阅的工作非常繁重，极大地影响了档案信息的利用效率。而在实现档案信息电子化和计算机录入之后，查阅资料只需要使用计算机联入专门的电子档案库中进行查阅，查阅资料和使用档案不再受限于路程远近，而可以实现全国通用或是全球通用，方便了使用者也提升了档案信息的使用效率。

同时，在将档案信息电子化之后，档案信息的查阅和查找不再依靠必须的纸质文件进行依次翻阅，而是可以使用包括搜索和查找等计算机功能进行文档的准确查阅。使用关键词查找或是目录查找等功能，在使用档案信息的过程之中可以在浩如烟海的档案之中准确查找到所需篇章、段落乃至字句和数字，这些便捷的工具极大地减少了利用档案信息的过程之中查找资料的工作量，方便了使用者的同时也使档案信息的价值通过更多的使用得以发挥，保证档案信息不会成为档案室里的死信息，而是可以对发展提供更多的参考。

二、信息化档案管理的要求

在信息化时代的新浪潮之中，伴随着计算机和互联网的发明和广泛使用带来了多种多样的新问题和新挑战，也使已有的一些问题得以暴露，这些都是信息化时代所不可避免的。但是为了迎接这些挑战、减少缺陷和弊端，一些措施和方法应该得到使用。在办公室档案信息资源的电子化过程之中，以下措施可以有助于档案信息的安全保存和完整保存。

（一）在电子化之后仍然保存纸质档案原件。档案资源的电子化虽然从长远看是非常高效的步骤，但前期投入非常巨大。面临着巨大的工作量，在输入的过程之中档案管理人员难免会有所疏漏，造成档案资料的缺失和错漏。虽然可以通过重复的检查减少人工所带来的失误，但若无档案资料原件的保存，很多疏漏会难以发现最终酿成大错。同时在使用的过程之中，使用者一旦发现档案信息的可疑之处也可向档案管理人员提出查阅原始档案的申请，与纸质文件对照确认正误。

（二）使用安全的计算机程序并向受信赖的用户开放。在当前时代，计算机安全已经成为全球性的热点和难点，在保存和使用档案信息的过程之中也应该将档案信息的安全性提升到首要地位。在使用计算机进行档案信息的管理之中，档案管理人员可以依据档案的保密等级使用相应的措施。对于绝密的档案，只能使用非联网的计算机进行录入和保存，使用时也必须亲临档案室进行资料的查阅。对于其他的档案资料，虽然不需要如此严格的保密程序，在录入的过程之中也应该使用值得信赖的计算机和安全性能高的计算机软件，对于使用档案者的身份也应该进行基本的审核，确保档案信息不流失。

三、结语

在当今信息化浪潮的大背景之下，信息化和电子化成为席卷全球的必然趋势，在档案信息资源的管理之中也不例外。但是在使用的过程之中应该尤为注意计算机和互联网作为双刃剑的利弊所在，保证档案信息高效利用的同时也保证档案信息资源的完整性与安全性。

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[2]裴友泉,马仁杰,程潜龙.论档案信息资源整合的法律诉求[J].中国档案,2007(11).

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