信息化背景下照片档案的管理及利用

文/浙江兰溪市公路管理段 周琴

信息化背景下照片档案的管理及利用

文/浙江兰溪市公路管理段 周琴

照片档案的管理存在着数量少，质量不高、零散等问题，照片档案没有发挥其最大的作用，针对这些问题，应该充分利用信息化的技术，完善照片档案的管理，使其彰显出自身的优势。

信息化；照片档案；管理与利用

文书档案是最普遍，也是被利用最广泛的档案管理方式，但随着信息化社会的不断发展，照片档案也逐渐被人们所利用。照片档案能够形象客观地反映历史的原貌，对历史是一种更为直观的记录。借助信息化，照片档案的管理会更加地规范，其利用率也会有所提高。

一、信息化给照片档案带来的转变

在信息技术并不发达的过去，照片档案的发展速度是很缓慢的，技术上的制约也造成其利用率的低下。以前，照片档案只限于记录会议，对于一些文物古迹、历史名城的特色记录非常少。并且在照片的保存与管理上，也存在的很大的问题，照片底片在保管的时候要防尘、防霉，并且在放置的时候要竖着放，在防潮的同时要注意不能过于干燥，所以在保存的过程中要相当的仔细与小心。信息化的发展，完善了照片档案在保存与管理上的不足，数码相机与数字摄影的增多，与计算机设备的连接对于图片的随意处理上，包括剪裁、修饰、拼接等等都对照片档案有了新的技术上的支持，尤其在图片的保存上，强大的计算机技术能够把照片档案保存在硬盘或者是光盘上，这样就能够永久地把照片保存起来，必要时还应该对照片进行备份。信息化给照片档案带来的不仅仅是上述的几点便利，还有在照片的修复上更是一项突破，计算机可以对受损的图像进行修复，使它恢复到原来的样子，在计算机上，进行照片档案的利用，降低了照片档案原件的利用率，保护了原件不被破环，延长了原件的使用寿命。

二、照片档案的利与弊

照片档案为重大事件的还原提供了最直观的依据，在记录历史、名人传记时，有了更细致的说明。照片档案在管理时要把照片、文字说明以及底片三者统一起来，三者缺一不可，这三个要素是对照片档案管理的关键，文字说明包括了事件、时间、地点、涉及到的人物、拍摄的背景以及摄影者等要素，其中摄影者往往被忽略，没有进行文字上的记录，这给日后的一些工作带来了不便。在照片档案的管理上，只有把这六要素记录齐全，才能让照片档案发挥出应有的优势。在信息化的支持下，照片档案的优势被扩大了。多种拍摄方式，随时随地能够进行记录，强大的存储系统能够储存海量的照片，精密的图像修复手段也降低了图像因破损带来的麻烦，在计算机上就能进行档案的阅览，更加便捷，提高了工作效率，也方便了广大用户。事物都是有两面性的，有利就有弊，在信息化给照片档案带来的众多好处的同时，也存在着弊端。计算机能够对图像进行修复，也就意味着它能够对照片进行合成和造假。强大的技术手段带来的不光是工作上的便利，也给一些不法分子可乘之机，借助信息化发展的电子档案，在管理中一定要加强对照片真伪的辨别工作，在记录中要杜绝合成照片、不实照片的使用，要保证照片档案的真实性与可用性。在照片档案的管理中，强大的电子存储系统，虽然能够对数量庞大的照片进行储存，但是，常见的一些电脑病毒或者是电脑系统的瘫痪也会给记录工作带来一定的麻烦。电子记录的照片档案要定期的进行软件的杀毒和系统的更新。最好的解决办法是将传统模式的照片档案与电子化的相结合，传统模式的照片档案作为最终的查档使用，进行良好的保管，只在电子档案出现问题后进行利用，而平时对于客户的使用，可以利用电子照片档案，用户可以在计算机上进行档案的查看与利用，大大节省了用户的时间，也为用户提供了更加便利的查看手段，同时也加大了档案管理的工作效率。

三、信息化背景下管理照片档案的具体措施

信息化背景下的照片档案管理应该实施具体可行的措施，让照片档案在实践应用中发挥出自身的优势。

（一）强化照片档案的管理意识。照片档案在信息化的推动下有了很大的发展，但是，在实际的应用中还是很少受到相关应用人员的重视，在这一点上，必须要加强照片档案的宣传工作，提高档案管理者和应用者对于照片档案重要性的认识。照片档案对于记录的事件有着重要的作用，是一种无形的资产，对于被记录的事件能够进行最直观的还原，对历史的研究以及信息的记录都有着深刻的含义。

（二）加大投入照片档案的相关设施。照片档案在现代化的不断发展中，对于硬件设施有了更进一步的要求，尤其在信息化的办公环境中更应该加强相关的设备设施，包括计算机、打印机、碎纸机等基础设施，完善的设备设施能够更好地促进照片档案的管理与利用，只有提高档案管理的资源配置，才能更高效地进行档案相关信息的录入与收集，更有利于档案系统的维护，提高照片档案的工作效率。

（三）不断加强照片档案的编研工作。档案的编制与研究工作是档案管理的基础性工作，相关的工作人员要根据当前社会的发展形势与现代档案的管理要求进行档案的编制与研究，在不断的实践中加强照片档案的管理，在利用信息化发展照片档案的时候要规避它存在的弊端，把信息化的优势最大限度地发挥出来，使照片档案更加现代化。

四、照片档案在信息化背景下的管理及利用

照片档案在目前的档案管理中起着重要的作用，但是在利用的过程中还是存在着很多问题，比如使用的人数不多、在照片档案的电子化利用中还不够完善、利用方法较单一、对照片档案的宣传力度不够、档案意识薄弱等等。在很多重大事件的实践活动中，有很多照片档案没有及时进行整理和收集，有的散落在组织部门，有的还遗留在拍摄者的手中，这种薄弱的档案意识会造成不可挽回的档案损失。照片档案在档案管理当中，还没能形成规范的管理制度，很多照片档案在实际管理中放在各职能部门与个人手中进行保管，没有进行统一归档，导致照片档案在管理中没有统一的管理规范。很多档案管理部门在照片档案的管理中还存在着很多漏洞，应该借助现代化的信息手段，把照片档案进行细致的整理与归纳，制定详细的保管制度，在使用者借出使用后要及时进行收回，防止照片档案的遗失。

信息化的不断发展促使照片档案在管理中不断向制度化与规范化方向前进，对于照片档案的创新也应该向实际发展中的档案管理新模式靠拢。说到信息化不得不提的就是发展迅速的电脑科技与摄影技术，这对于照片档案的管理起到了非常重要的作用。先进的摄影技术带给照片档案的是便利快捷的摄影方式，现在各种像素的相机层出不穷，不论是拍摄照片还是后期修图都有着巨大的改变。原来的照片档案受到了拍摄器材的限制，现在完全不用担心。同时，拥有庞大存储系统的计算机也为照片档案的发展起到了关键的作用。计算机上还有相关的对于图片的修改软件，这为图片的精细化提供了便利的条件。

照片档案在进行时要做好收集、整理、鉴定的工作，同时也要做好有价值、有特色的照片档案的征集工作，为档案资源的开发与利用奠定良好的基础。要积极利用信息化的优势，做好照片档案的现代化管理，要注重照片档案信息实体的管理与开发利用工作，迎合不同层次及不同方面的需求。在照片档案的管理工作中，要找出管理规律，研究利用者的需求及利用后的状况，对利用者做出的反馈进行及时的处理与记录。用户是档案信息传播过程中最重要的组成部分，档案信息的价值最终也是在用户身上体现与完成。在用户的反馈中改进档案的管理工作，让照片档案管理更加便利，从而吸引更多的用户使用。

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