基于用户体验的省级档案信息网站Web界面优化研究

文/曹航 陈燕萍

基于用户体验的省级档案信息网站Web界面优化研究

文/曹航 陈燕萍

文章基于用户体验的相关理论，通过对国内大陆31个省级档案信息网站的实际体验，阐述了这些网站存在的问题，主要表现在：首页布局混乱，用户容易迷失；网站使用不易上手；检索功能不够智能和健全；社交化功能不足，和用户的交流不够。为了解决这些问题，论文主要从引导用户功能、学习功能、统一检索功能、社交功能四个部分提出了相应的解决方法，为省级档案信息网站Web界面提供智力支持。

Web界面设计；档案信息网站；用户体验

档案信息网站在发展完善的同时，也存在着许多影响用户使用的问题。为了解决这些问题，我们必须站在用户的立场，优化网站，提高档案信息网站对用户的吸引力，增强公众对档案信息网站的社会认同感，促进档案信息化建设长足发展。

一、省级档案信息网站Web界面设计存在的主要问题

笔者通过搜索引擎直接搜索，随机访问31所省级档案信息网站（港、澳、台除外），主要查看首页布局、统一检索功能、导航、交互功能等设计，发现我国省级档案信息网站Web界面存在的问题主要集中在以下四个方面。

（一）首页布局混乱，用户容易迷失

界面是传递信息的窗口，首页界面则是用户对档案网站的第一印象。很多省级档案信息网站的二级或三级的内容没有进行隐藏，直接堆积在了首页，造成页面承载内容太多，分类不明晰。档案网站应按照一定原则排列信息资源，取舍有当，而不是将所有的类别都并列编排在网页上。此外一些网站的一级栏目下的内容罗列过多，仅一个栏目就占据了首页大量篇幅。存在这些问题的网站有内蒙古自治区、四川、陕西、新疆维吾尔自治区等省份的网站。

（二）网站使用不易上手

Web界面设计的准则之一是以可用为基础，可用性也叫做易用性。要让网站很好地为用户所用，就需要使用户不费劲地去理解界面中的各元素，比如文字，图片等。调查的省级网站没有很好地遵循这一原则。

第一，对档号、全宗号等专业术语没有解释，用户看不明白。这集中体现在档案检索和查档两方面。同时，设置的“查档指南”如同虚设，只是单纯地向用户介绍可查阅的当年。这必然会给用户造成疑惑，增加用户的使用负担。做得比较好的是湖北省档案信息网，它对提供的检索项目都进行了一定的说明，如组织机构：指档案案卷所涉及的有检索意义的组织机构名称。此外，也提供了查询过程中需要用到的馆代码对照表。

第二，咨询和留言须填写太多信息。如湖北省的咨询投诉这块就需要填写姓名、邮箱、身份证号码、通讯地址等长达12项的内容。

（三）检索功能不够智能和健全

1.检索结果不尽如人意。第一，目前大多数的省级档案信息网站的信息数据库不够完善，提供的信息比较简单。能提供全文信息的只有几家，如北京市档案信息网站。笔者在其北平市政府这一数据库中，以教育为检索词，检索结果有190个。每一条结果点击进去都可以查看得到原文。第二，很少能检索到其他形式的档案,如影像、图片等。这些简单的检索结果将会让用户有很大的失望感。做得比较好的有浙江省档案信息网，在其档案数据库中，提供了电子档案、声像档案、历史图库等较丰富的内容。

2.检索界面不够人性化。第一，检索框不明显。检索框大小和位置的不合适导致其被淹没在茫茫信息中。海南、宁夏回族自治区等8个省的检索框设置在了首页的中间位置。更有甚者，黑龙江、河南、安徽和内蒙古自治区4省没有设置检索框。而国外的很多档案网站把检索框放在首页的突出位置，如澳大利亚国家档案馆和加拿大国家档案馆都是在首页右。江西和浙江两省的网站做得最好，检索框设置在首页顶端中间位置，令人一目了然。

第二，检索工具的复杂性。大多数用户对档案检索的了解有限，网站没有实例向用户展示如何使用检索工具，用户一般不能有效地利用检索工具找到有用的信息。限制了用户对档案信息的获取与利用，用户易产生畏难情绪和排斥心理。

（四）社交化功能不足，和用户的交流不够

用户反馈及与用户互动能让档案馆及时了解用户的需求及现有服务存在的问题[1]。

1.类型单一。从表中可以看出，档案信息网站提供的互动方式比较单一，主要集中在留言、信箱和网站咨询三种。甚至还有河南和云南两省没有设置任何一种交流方式。根据社交媒体8大类型的划分，目前档案网站所应用的类型大都是属于内容推选媒体，而QQ空间、优酷、豆瓣等视频照片的分享网络类型则尚未运用。

2.公众参与性差。即使是设有多种交流方式的网站，参与互动的人数也是寥寥数人。博客、微博的主题不突出，导致与用户之间的交流和沟通很难深入。据统计微博日均发布数量大多1条左右，每条平均评论量不足1条。但也有做得不错的网站，如广东省档案信息网。截止到现在，公共论坛共有363篇帖子。浙江省档案信息网的档案论坛的帖子数502篇，会员有925位，最新的帖子是2016年2月19日的。

二、基于用户体验的Web界面设计优化的基本对策

（一）完善网站引导用户的功能，提高用户浏览效率

1.页面布局合理，统一网站风格。第一，档案信息网站的栏目数量要合理。过多太过杂乱，过少则让用户觉得网站信息资源不足。第二，用颜色将不同板块的功能进行区分，吸引读者的注意力[2]。改版后的辽宁省档案信息网站通过简洁的文字说明栏目的功能，利用鲜艳的颜色吸引用户的关注。第三，网站标志性元素要统一。很多著名电子商务网站，如Aaaoe（美国环球商务通）和Trade Zone(美国)，它们在结构上非常统一，都是把自身网站的LOGO标志、网站地址、搜索框在首页加以明确表示。

2.优化链接设计。第一，新旧信息的链接加以区分。新信息资源的发布，可以从时间排序、字体、颜色等多方面采取措施，使之区别于旧信息。在新信息条目的前端或末端采用“new”这样的提示。第二，提高链接的时效性。用户等待网页打开的时间太易产生烦躁的情绪，从而放弃操作。所以，档案信息网站在提高链接速度的同时，要为用户在等待过程中提供相关的信息，如用倒计时来表明用户还需等待的时间，这样可有效减少用户的焦虑。

（二）加强网站的学习功能，减少用户心理的茫然感

1.介绍设置的栏目。有些用户可能会对网站设置的栏目所提供的内容不太了解，如现行文件查询，什么样的文件算是现行文件呢？这需要我们对所设置的栏目进行简单介绍。如辽宁省网站对业务工作指导这一栏目进行的介绍是这样的：提供专业档案指导，发布与档案工作相关的法律、规章、政策及工作成果。

2.提供操作演示视频。视频往往要比文字更具吸引性，所以我们可以为复杂的查档提供操作视频。在视频中，我们可以让真人讲解查档的步骤和专业术语，举例为大家进行演示。这将大大减弱用户使用网站的复杂感。在这方面，我们可以向图书馆学习。清华大学的图书馆在2011年曾拍摄了《爱上图书馆》的短剧。它主要以一对校园情侣为主线，通过他们在学校图书馆发生的点点滴滴来介绍图书馆的资源、服务、规定。形式新颖，一经播出引起了强烈反响。

3.设置用户学习交流板块。专门设置一个供用户学习交流的板块，充分发挥用户群体的智慧作用。用户可根据需要自主安排学习时间。用户使用网站的过程中或者学习过程中遇到的困难，不仅可以向档案信息网站的工作人员咨询，还可以向其他用户求助，这样问题解决的时效性将大大提高。

（三）改善网站检索的设计，增强信息获得的快捷性

1.检索框的自动完成。所指的是当用户在网站检索框中输入文字时，系统能猜测用户的想法并给出相应的答案供用户选择[3]。这个功能已广泛应用到搜索引擎中。比如你在它们的检索框中输入“档案”一词，它将会出现一定量的适配结果。如：档案管理、档案法规。同时，它会解决难输入生僻字的问题。当你在输入错字时，会出现提示信息。

2.检索结果的展示。当搜索的结果有很多页时，要设立“首页”和“尾页”的跳转，使用户不要迷失在结果页面中。同时还要设立输入任意页数即可跳转的跳转框，而不要让用户只能一页一页的跳转。江苏省档案信息网站的一个特点就是用户可以根据自己的需要将搜索结果的条数按一定数量显示。

3.运用检索个性化技术。Cookie是一个会记录上网信息的文本文件。当你下次再访问该网站时，网站通过读取Cookies的信息会出现相应的提示。Cookie技术在许多网站都应用得很成熟，比如淘宝网，它会根据你的购买和浏览记录为你量身推荐你可能需要的商品。我们可以在档案信息网站应用Cookie技术，让它对经常来访的用户进行识别记忆，让用户可以在下次浏览网站需要登陆时可以自动登录。或者可以根据用户以前的行为为其推荐有关的信息。

（四）充分应用社交媒体，加强互动的交互体验

1.根据信息特点选择相应的社交媒体。第一，明确不同社交媒体的特点，选择有助于档案信息传播的社交媒体。美国是一个很好的学习对象。在图片、视频方面，美国国家档案馆选择了Twitter、Flickr；文字信息发布方面，选择了Twitter、Blog；在与用户互动方面，最大的特点就是美国国家档案馆巧妙利用Web2.0技术，设计出了符合自身工作特点的别具一格的社交媒体应用工具Our Archives Wiki。用户可以通过访问Our Archives Wiki来分享关于美国国家档案馆的馆藏及参与者的研究[4]。第二，要分析档案信息网站所接触到的公众的特点，如兴趣爱好，年龄性别，所从事的职业。

2.增强公众参与性。档案信息网站在应用了各种社交媒体后，应安排专业人员来负责加强这一方面的管理。要加强社交媒体所传达的信息内容的可互动性，内容不能仅仅只是档案部门的行政信息和新闻。美国国家档案馆网站创建了“公民档案者”栏目。档案馆和用户都可以上传照片和文书档案到这个栏目，并且可以为上传的资料进行解释说明。据说这一栏目开通的短时间内，访问量超过500万人次。

三、结语

好的用户体验会增加用户对档案信息网站的信赖感，不好的用户体验会使用户的忠诚度丧失。虽然目前档案信息网站的建设没有很好的从用户角度出发，仍存在许多问题，但是笔者相信随着时代的发展，这些问题会得到逐步解决。

[1]邱明辉.基于用户体验的数字图书馆设计研究——以CNKI中国博士学位论文全文数据库为例[J].情报杂志,2011,30(7).

[2]沈奎林,邵波,陈宏.浅谈高校图书馆网站基于用户体验的Web界面细节设计[J].图书馆论坛,2013,33(2).

[3]连志英.“以用户为中心”的在线档案全文数据库建设初探——以美国国家档案馆AAD为例[J].浙江档案,2012,(4).

[4]孟健.中美档案馆运用社交媒体比较研究[J].办公室业务,2014,(18).

G279.27

A

1005-9652（2016）05-0053-03

本文系2012年度上海市教委重点创新项目《我国公共档案馆的发展模式研究》的阶段性研究成果之一，项目编号：12zs104。

（责任编辑：魏登云）

曹航（1968-），男，四川成都人，上海大学图书情报档案系副教授。

陈燕萍（1994-），女，广西桂林人，上海大学图书情报档案系，硕士。