大学生就业管理中创业档案的作用研究

文/左飞

大学生就业管理中创业档案的作用研究

文/左飞

大学生创业档案对促进和带动大学生就业具有重要意义，不但能丰富高校档案资源，实现劳动力资源的优化配置，还能促进大学生就业创业教育的开展，有利于国家创业就业政策科学合理制定，充实优化大学生就业管理。但目前，我国大学生创业档案还存着管理制度不完善、管理不规范，教育宣传不到位等问题。探究创业档案在大学生就业管理中的作用，能更好地为大学生就业、创业服务，解决创业大学生的后顾之忧。

大学生创业档案；就业管理；作用

改革开放以来，大学生就业环境不断恶化，就业形势日益严峻。为了推动我国经济和社会和谐发展，毕业生的就业问题成了亟待解决的问题之一。目前，越来越多的大学生走上创业之路，但由于高校档案管理中，大学生创业档案的建立和管理工作仍处于空白状态，严重阻碍了大学生就业管理的顺利开展，导致大学生创业档案不知放在何处，创业档案弃档、死档现象时有发生。因此，探究创业档案在大学生就业管理中的作用，能更好地为大学生就业、创业服务，解决创业大学生的后顾之忧。

一、大学生创业档案的重要性

1.能够促进大学生的创业、就业工作和创业教育的开展。大学生就业关系到高校和社会的稳定发展，对大学生自身和家庭的根本利益具有非常重要意义。目前，我国大学生就业形势更加复杂严峻。如：2013年，高校毕业生在规模上达到了699万人。而与“史上最难就业季”的2013年相比，2014年则是“更难就业季”，毕业生规模达到了727万人。由此，高校档案部门要建立毕业生就业创业档案，根据自身的优势，对毕业生跟进调查，充分了解学生的职业理想和价值观，从而对学生的职业生涯规划进行更好地指导。同时，高校要增强学生的就业援助和就业推荐，并开展具有针对性的跟进调查，掌握学生的就业需求、能力和心态。另外，建立大学生创业档案，有效帮助高校教师准确地分析学生创业品质、创业心理障碍、创业能力等，便于教师掌握大学生创业的第一手真实资料，科学做好个案分析，为创业就业教育提供重要的参考借鉴，因材施教。如：大学生就业创业失败的教训，可作为高校教师创业教育最重要的教学资源。由此，建立大学生创业信息档案，将大学生的创业历程、事迹、成果等材料汇编成册，采用图片展览、播放录像等多种形式，可以增强档案资源的育人功能和大学生对身边创业就业成功同学的认同感。并且利用创业成功大学生的典型人物档案进行宣传报道，有效地引导鼓励大学生积极创业，让学生感到可亲可近，可比可学，具有事半功倍的效果。[1]

2.能够优化配置劳动力资源，使国家科学制定就业政策。高校加强大学生创业档案建设与管理能促进创业就业教育的开展，帮助企业及时了解大学生的情况，把握大学生的创业就业意向，为大学生再就业的企业提供重要信息，充分实现大学生个人价值与社会价值的统一，使大学生劳动力资源实现优化配置。另外，大学生创业档案科学合理地建立，能够缓解大学生就业问题，促进大学生自主创业，使国家充分了解大学生创业对知识和技能的需求、创业项目的类型以及创业发展状态等真实情况，有效把握大学生就业创业第一手资料，为国家人才资源的开发利用提供方便快捷的信息服务，让国家充分了解创业大学生的真实情况，促进创业工作的进一步发展；通过广泛征集和科学编研，创业就业单位只要查看档案资料，就能了解创业大学生的所有信息，形成系统的大学生创业档案资源；或者通过网上查询，就能帮助创业大学生查看创业资料，方便档案使用者检索查找，从而为国家制定创业就业政策体系提供决策参考信息。

3.能够丰富高校档案资源，充实优化大学生就业管理。作为高校档案资源的一个重要组成部分，积极建立翔实的大学生创业档案，能提升高校档案工作的管理水平。目前，大学生档案记录的是党团关系材料、毕业生的登记表、成绩单、奖惩材料、体检表等，很难发挥出学生档案在就业管理中的作用。而大学生创业档案的建立，对学校创业就业教育的案例具有重要的支撑作用，能够丰富学校的档案资源，使学校充分了解学生。另外，目前，高校没有建立起与市场经济和信息化时代接轨的新模式，内容仍沿用计划经济时期的模式。大学生档案信息不能与时俱进，创业档案、心理档案、综合素质档案都没有很好地建立，改进和充实档案内容势在必行。大学生创业档案的建立，够充实优化大学生档案，记录创业大学生心理素质测评信息和诚信信息等，还应真实记录大学生的创业历程、项目、规划、事迹等。记录大学生创业竞争力、专业知识应用能力、职业规划能力以及可迁移技能等素质信息，通过建立和管理大学生创业档案，丰富高校的档案资源，能够使大学生就业管理的整个流程更具人性化和现代意识。

二、大学生创业档案建设现状分析

1.管理不规范，缺乏积极性。目前，在大学生创业档案管理方面，部分高校组织机构杂乱无章，管理分工不明确，阻碍了大学生创业档案的建立与管理。在档案管理工作中，高校学生档案管理工作机构不统一，没有实行登记制度，导致在借阅档案的过程中，一些缺失或遗漏的资料无从查找与补充，经常发生文件丢失的情况。在大多数高校档案管理工作中，大学生创业档案在使用中经常发生很多问题，无有效的工作程序、政策法规和措施。另外，大学生创业档案管理是一项专业技术工作，很多学生认为建立创业档案非常麻烦，对创业档案的建档工作缺乏积极性。并且大学生不够重视个人创业档案，对建立个人创业档案没有足够的意识，认为创业档案对自身的发展不会有任何效果，不配合建档工作的开展，制约了大学生创业档案建设工作的顺利开展。同时，在收集创业档案材料时，很多学生对创业情况避重就轻，故意隐瞒事实，严重阻碍了创业档案的建立，担心泄露个人信息和商业秘密。[2]

2.管理制度不完善，教育宣传不到位。面对大学生就业形势日益严峻，为了鼓励和帮助大学生就业创业，在注册、税收、收费等方面，国家虽然相继出台了一系列优惠政策，但是在大学生创业档案管理中，国家没有相应的具体措施，没有从大学生创业出发制定相关的档案管理政策，导致出现了“空白带”。并且在大学生创业档案的收集、整理与归档工作上，也没有受到各地负责档案管理和接收部门的重视。在这种情况下，人档分离、弃档、死档现象严重，大学生要么将创业档案留在自己的手中，档案的作用与价值得不到发挥；要么留在高校、托管到相关机构，严重影响了档案的有效性、真实性和完整性，也影响了对学生的就业管理。在档案管理上，这些问题影响了就业管理在人才资源开发中所起到的作用，制约了学生创业就业的积极性，社会保险、工龄计算等福利得不到享受。

3.没有建立大学生创业档案，档案管理滞后。档案的真正价值应随着大学生需求变化而变化，大学生创业档案将伴随学生终生，是高校档案的重要组成部分，是学生由学校走向社会的重要履历。因此为了不断适应经济社会快速发展的要求，档案要根据时代的发展变化，革新内容征集、管理形式等。目前，在内容上，高校对学生创业档案管理还很滞后，没有主动配合大学生的评价来征集材料，档案管理扔按原来的惯性模式，档案管理流于形式，没有站在素质教育的高度上，只是在保管档案，学生的创业能力、创新能力、社会经历根本无从查起。在社会经济快速发展中，大学生创业档案的建立、保存与管理，不但是社会发展和教育工作的需要，还是社会了解人才信息的主要途径和大学生就业的需要。目前，我国大学生创业信息材料、创业贷款档案、创业诚信档案等都没有建立，管理体制没有统一规范的要求，创业档案的建立和管理还处于空白状态。在档案中大学生的创业就业能力无法得到体现，大学生在校期间许多创业经历和成果无法记录，档案的真正价值得不到发挥，没有与时俱进地调整和完善学生档案的归档范围、保管期限等。

三、加强创业档案工作促进学生就业管理

1.完善大学生创业档案管理制度，提升档案信息管理工作水平。

（1）各级高校应把创业档案纳入到就业工作考核中，完善大学生创业档案管理制度。高校要深入挖掘现有馆藏中所蕴含的有关创业档案信息，为其提供足够的人力和物力资源，把创业档案作为人才培养的重点工作来抓，不断丰富档案的信息资源，并使其成为创业就业教育的生动教材，确保创业档案建设有序、管理工作科学合理。为了使学生了解校友艰苦的创业经历和奋斗拼搏精神，要归纳校友成功创新的信息，增强自己的创业信心。其次，为了方便学校后续就业工作的开展，要建立健全在校大学生的创业档案，使高校充分了解学生的创业就业意识和想法，根据学生的反馈，真正促进就业工作的顺利开展，为学校的就业工作提供有效的参考依据。同时，为了有针对性地收集归纳各类创业信息，要收集来自学校、上级机关、政府关于创业的政策文件和信息，通过不同渠道和方法，针对创业的各项文件材料，收集有利于大学生创业的文件材料，为创业就业教育提供参考。并且通过调查进一步明确大学生的创业需求，开展有关创业需求调查。另外，相关部门要积极搜集创业项目市场需求，充分发挥在就业领域中的积极作用，同时要对大学生创业反馈信息进行搜集，与学校共同完善创业档案资源的建设工作，并将这些信息提供给大学生。

（2）在创业档案统一的系统中，针对大学生创业档案信息，将大学生创业记录、个人基本信息、创业项目等完整地记录下来，提升创业档案信息管理工作的科学化水平，组织相关人员进行采集与完善。同时，针对大学生群体流动性强、范围广的特点，对创业档案信息进行科学管理。并且避免泄露大学生的个人隐私和商业机密，确保档案信息的安全，建立健全数字化信息管理系统和一个比较完善的创业档案信息库。另外，为了使大学生创业档案实现信息共享，要致力于建立全国统一的信息管理网络系统，科学利用信息，充分发挥创业档案在大学生创业就业教育、促进就业、就业对接和跟踪管理等方面的作用，提高对创业档案信息的利用率。

2.加强宣传教育，制定创业档案管理的政策和法规。首先，加强宣传教育，增强大学生建立个人创业档案的正确认识。一方面，要加强毕业生创业就业指导，邀请用人单位来校开班与就业创业相关的短期课程，在指导课和日常管理工作中，使毕业生能够在主观上意识到个人创业档案的重要意义，或者邀请成功人士讲述自己创业就业的成功经验。另一方面，要激发学生的参与热情，通过校园广播、电视等媒体，积极开展创业档案建设，组织有关就业、创业知识的研讨会，定期组织就业创业帮扶和跟踪管理服务活动，积极宣传相关政策，通过宣传、教育等活动，增强大学生建立个人创业档案的积极性，及时、有效地帮助大学生解决现实问题。另外，面对创业大学生人数剧增、就业困难的形势，为了确保大学生的创业管理有法可依、有章可循，国家应抓紧出台大配套政策和法律法规，使创业管理工作标准化、制度化，提升创业档案的动态管理和分类集中，明确规定大学生创业档案在就业管理中的重要性。

3.严格归档、保管，理顺职能部门和各部门之间的关系。首先，高校档案管理部门和相关管理人员要为创业的学生建立比较完整的成长记录，组织人员整理、装订、归档，妥善保管大学生的创业档案，根据归档的要求整理档案。由于创业档案的很多资料涉及到学生的个人隐私和商业机密，高校应制定档案管理的相关规章制度，永久保存典型案例和具有重要参考价值的档案，合理使用学生创业档案。同时，高校要设定秘籍，严禁泄密，实行科学化管理，不能随意公开这些档案，落实责任，只有在当事人的同意下，才能用牵涉个人隐私的档案，避免对学生的生产和生活造成不利影响。其次，作为管理机构，就业指导中心、学生管理办公室等部门，要明确各项管理职责，肩负起对大学生创业档案长期有效的监管职责，人事、就业、档案等有关部门应积极沟通交流，改变创业档案管理秩序混乱的现象，确保大学生创业档案工作能够顺利开展。另外，大学生创业档案内容征集要齐全，要按照创业类型分类存放，专人负责保管，方便查找利用，及时收集创业发生变化的有关资料、资金投入变化等，采取动态管理的方法，确保信息的完整和准确，及时记载、编辑和统计，并将有关信息及时传递给相关部门，了解和掌握大学生创业和就业的真实情况，更好地为大学生创业就业服务，使他们能够及时制定出相应的政策。

[1]宋姣.以就业为导向的大学生档案建设研究[J].兰台世界.2014,(32).

[2]周淑清.论高校学生创业档案的建立与管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊).2011,(3).

[3]周春男.创业型高校视阈下的大学生创业档案的建立[J].山西档案.2015,(11).

[4]贺智阳.大学生档案与毕业就业的关系[J].企业改革与管理.2016,(19).

G647；F241.4

A

1005-9652（2016）05-0081-03

(责任编辑：魏登云)

左飞（1981-），男，江苏盐城人，盐城师范学院，硕士，讲师，研究方向：思想政治教育研究。