浅谈新时期高等院校二级学院行政办公室管理工作特点与改革思路

朱家璐

（南京邮电大学信息材料与纳米技术研究院，江苏 南京210023）

浅谈新时期高等院校二级学院行政办公室管理工作特点与改革思路

朱家璐

（南京邮电大学信息材料与纳米技术研究院，江苏 南京210023）

高等院校发展方式由规模扩张逐渐向质量提升的转变给高校二级学院行政办公室管理工作提出了更高的要求，工作量和服务对象的增加需要工作人员适时对管理工作的思路进行革新以适应不断变化的高校环境。本文首先对高校二级学院行政办公室管理工作特点进行了简要概括，然后提出了二级学院行政管理工作改革的几点建议，以期对学院办公室行政工作研究和实践提供一些借鉴。

高校二级学院；行政办公室；行政人员

校、院两级管理是当前我国高等院校的常见管理模式。二级学院行政办公室是高等学校的基层管理部门和综合办事机构，承担着教学、科研、实验辅助管理和行政服务等重要职责，也是链接学校、学院和学生的纽带。在高校教育改革的大背景下，各高等院校的发展模式由传统的规模扩张逐渐转向质量提升，学院行政工作面临新的问题和挑战，这也就对行政管理人员提出了更高要求。本文在简要概括高校二级学院行政办公室管理工作特点的基础上，提出了二级学院行政管理工作改革的几点建议。

1）二级学院办公室行政工作具有辅助性

近年来，随着高校教育与管理体制改革的深入进行，越来越多的专家学者走上了管理岗位，担任领导职务。这些教授、学者在任职初期可能会因为缺少相应经验在行政管理方面无法做到面面俱到，从而需要学院办公室提供必要的辅助服务。行政人员应时刻把握好学院各方面工作的动态和进展，协助领导熟悉教学、学生管理、科研、人事工作的各项章程、政策和要求，对领导布置的任务进行及时的跟踪和处理，对紧急事项及时向院系领导层请示报告。

2）二级学院办公室行政工作具有繁杂性

办公室行政人员既需要处理日常的行政事务，承担着协调、沟通和联络的任务，又担任着院系领导的助手，服务的对象面向全院师生，行政事务非常繁杂。除上述职责外，办公室涉及的日常事务还包括收文发文，重要文件整理和归档，会务筹备与接待，人事管理，固定资产登记与管理，会议纪要整理及相关新闻报道撰写，院系网站建设、更新和维护，办公设施的日常维护，办公用品采购等。行政办公室每天都有大量的事务性工作，常需要做到多任务处理。

3）二级学院行政办公室承担着上传下达的重要职责

二级学院行政人员在传达贯彻学校的工作精神，保障学院正常工作及联系院系领导和各部门以及师生方面起着不可或缺的作用。办公室需做好学校重要公文、资料、信息的宣传报道工作，担负着上情下达，下情上报的职责，是联系广大学生与校院教学机构，广大教职员工与学校管理机构的重要桥梁和纽带，还需加强对外联络，树立良好的社会形象。

4）二级学院办公室行政工作具有可预见性

高校常规行政工作具有一定的规律性和反复性。例如每年的新生入学、毕业生就业离校等学生工作，科研项目申报，职称评审，教职工年终考核，人事招聘等事务都是在特定时间进行。这类工作的政策精神、指导思想往往具有一定的一贯性和持续性，可按照既定步骤和章程进行办理，因此相应的行政工作具有一定的可预见性。

5）二级学院办公室行政工作具有突发性

办公室工作面向广大师生及上级管理部门。因此，日常实践中常会遇到突发状况或接到临时性紧急任务，这需要行政人员具有奉献精神和良好的应急反应能力。

6）二级学院办公室行政管理工作的重要性易被忽略

高校教师根据职责不同，一般可分为教学岗，科研岗，实验技术岗，行政管理岗等。行政管理工作也往往容易招致误解和忽略。办公室行政人员应主动加强与广大师生的沟通与协作，强化服务精神，提高工作效率，减少因忽略行政工作重要性而引起的误解和矛盾。

针对二级学院办公室行政工作上述特点，结合实践中的具体情况，提出以下改革建议，以供参考和讨论：

1）实现行政工作现代化管理

“办公自动化”的普及已成为行政工作的常规模式。如今高校办公室行政工作所涉及的数据量巨大，使得传统的纸质和纯人工办公已经无法满足日常工作需求。准确、高效的行政工作需求要求高校行政人员不断提高自身对信息化设备的掌握水平。计算机、手机、电子邮件及办公自动化系统将行政人员从繁杂低级的文字处理及文件报送等体力劳动中解脱出来，用网络传输代替了人工传输，让得他们能够更加集中精力处理手头亟待解决的工作任务，极大提高了整个单位的工作效率。

2）提高信息化安全程度

信息化办公系统一般都存储着大量的机密数据和信息，若这些信息通过明文传送，易被拦截从而引发安全隐患。提高行政办公系统的数字身份认证安全性，对机密的数据和信息进行保密处理，对涉密电脑采取必要保护措施。

3）不断提高行政人员的综合素质

行政人员的综合素质既包括政治、文化素质，也包括业务素质和心理素质。在实践中常有一种观点误认为相较于教学科研岗而言，高校行政岗工作在技术层面没有什么含金量，从事行政工作的人员并不需要专业知识储备。然而，行政人员如果不能主动学习上级部门下达的相关政策和文件，不掌握相关业务技能，就无法为高校教职工提供较好的辅助工作。因此，行政人员在日常工作中需要不断学习和提高自己的业务技能。此外，行政人员每天需要面对的工作非常繁杂，如何做到稳中有序，疏而不漏，就需要行政人员具备很强的统筹协调能力：需要先对手头工作的轻重缓急进行区分，明确规划，优先处理亟待解决的主要矛盾；同时还应学习如何对不同性质的工作任务进行归纳和分类，集中力量解决相同或相似类型的工作。概括而言，办公室工作虽然繁琐，但是有章可循，行政人员应根据某一类型工作的特点，建立科学详细的工作制度，从而适应办公室行政管理工作的各项需求。

4）落实行政人员定期培训

高校行政人员的工作绩效和业务水平极大程度关系到整个学校的发展和学生的利益。学校所制定的方针政策只有通过行政办公室才能够高效地传达到各二级学院，再传达给教职工和学生；与此同时，办公室也需要对信息进行汇总和反馈。因此，行政人员尤其是关键岗位的行政人员需要定期接受相关培训，包括对工作人员的专业知识、职业素养、业务水平及管理水平进行有计划的培训；定期组织行政人员分批外出参加学习，强化工作人员的责任感和服务意识。

5）建立健全行政管理工作绩效评估体制

学校领导层要重视和认可二级学院行政人员的贡献，目前，重科研成果、轻行政工作的现象还普遍存在于很多高等院校。由于没有认识到行政队伍对学院和学校建设的重要性，在很长时间内，行政工作被误解为替代性很强的纯事务性工作，这就造成人员配备上良莠不齐的现象时有发生。如果要提高行政队伍的工作水平，就需要一定的激励措施，需要对行政管理工作进行绩效评估。但由于高校办公室的行政工作具有复杂性和不确定性，难以直接进行工作成绩的量化评估，因此，需要将定量指标与定性指标相结合进行评估，建立立体的绩效评估体系，让更多的相关人员参与到评估中来，才会使评估结果更加准确和客观。

院系办公室行政人员的工作繁琐又平凡，但每一件工作都关乎院系师生的切身利益，他们的业绩直接体现在院系的日常工作能够正常高效进行。本文只是对高等院校二级学院办公室行政管理工作的特点和改革建议进行探讨，由于管理人员的诸多素质需要与他所服务的岗位相匹配，根据各院校不同的发展情况，行政人员可能还需具备许多特定的素质。总之，行政人员需要牢记自己的岗位职责，全面了解工作特点，不断提高自身素质，为学院的发展做出更大贡献。

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［责任编辑：田吉捷］