网络化环境下电子文件的现状及问题

【摘要】伴随着科学技术的发展，电子文件的信息化、网络化趋势不可抵挡。其加速了无纸化办公的进程，传统以纸质为载体的文件逐渐呈现递减的趋势，取而代之的是大量的电子文件，因而电子文件的管理就成为当前工作的重中之重。然而高端的技术却给电子文件的管理带了巨大的挑战，同时也是一个绝佳的机遇，在电子文件的管理过程中其信息安全问题也日益凸显出来，并且迫在眉睫。

【关键词】网络化；电子文件；安全问题

90年代经济的全球化，促进了高科技信息的飞速发展。无纸化的办公环境逐渐发展起来，并日益成熟，纸质文件的社会功能和属性逐渐弱于电子文件的功能，电子文件呈现出日新月异的变化，甚至占据了主导地位。

一、新形势下的新挑战——环境的网络化

1、计算机和网络技术的发展

计算机和网络技术的应用给社会文化带来的变迁，大力推进了信息技术的发展。信息技术是人们用来获取信息，传输信息，保存信息和分析、处理信息的技术，是可拓展人的信息器官功能，协助人们进行信息处理的一类技术。

在电脑与信息技术迅速发展的今天，信息技术对现代化管理带来了巨大的冲击，新的技术环境要求管理思想、组织结构、管理技术、管理策略发生深刻变革，使其管理系统与信息技术变革相适应，以获得相关的信息技术效益。信息技术的应用使其变革成为现实并且得到发展，甚至成为壮大祖国的软实力。

2、电子文件的“崛起”

随着计算机和网络技术的发展，人们对信息的需求越来越大，文件工作逐渐迈入了电子文件的新阶段，并在文书部门和档案部门得到广泛应用。电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理，按一定格式存储在磁盘、磁带和光盘等介质上，并在计算机网络上传送的数字代码序列的一种文件。纸质文件以文字和符号为记录形式，组成形式单一，但是电子文件的组成“丰富多彩”，其包括图像、文字、声音、影视等信息，并且具有灵活、存储量大、易于传输、便于修改等优点，因而在与纸质文件的角逐中逐渐凸现出来，并且得到了广泛的发展。

二、电子文件管理中出现的问题

1、网络技术问题

电子文件总要经过一定的网络系统来传输，那么网络的安全隐患必然会威胁到电子文件信息的安全，导致威胁的因素主要有：网络攻击、病毒入侵等。

（1）网络攻击

网络系统具有复杂性、多样性、开放性等特点，这既是优点也是弊端，在电子文件与其融合的过程中，不可避免的就造成了电子文件信息的不安全。所谓“道高一尺，魔高一丈”，随着高科技的发展，黑客攻击技术也在飞速发展，甚至逐渐成为威胁电子文件信息安全的最大隐患。虽然，黑客攻击的目的各不相同，但是不管他们出于何种目的都会对电子信息的安全构成威胁。黑客攻击的手段也是多样的，如：密码破解、IP嗅探与欺骗、攻击系统漏洞、端口扫描、突破防火墙等。

（2）病毒入侵

病毒的入侵是造成电子文件泄密的的另一因素，它会对计算机造成有意或无意的破坏，进而威胁到电子文件的安全，常见的病毒主要有：1號病毒、生物病毒、黑色星期五、小球病毒、CIH病毒等。病毒入侵主要是指恶意程序的入侵，病毒一旦被激活，数据就会受到严重破坏，而且病毒拥有极强的传染性，快速的传播甚至会造成整个系统的瘫痪。造成病毒入侵的原因主要有两个：（1）通过电子文件的信息载体造成的病毒入侵，如：磁带、磁盘、光盘、优盘等；（2）通过网络媒介等造成的病毒入侵，如：电子邮件，在日常工作中我们多数是通过邮件来收发文件，并且这种病毒不易发现，令我们防不胜防。

2、工作人员的管理问题

（1）管理人员的问题

电子文件从产生到归档要经过复杂的过程，经手的人员也较多，因此很容易产生一些管理上的漏洞。首先，由于工作人员缺乏安全意识，无意之中会造成信息泄密，如：文件管理混乱，对其不进行保密措施，甚至随便借与他人查看、拷贝等；其次，因为管理不严，发生安全隐患，由于没有严格的管理制度，导致工作人员缺乏责任意识，认为即使自己泄密了也没什关系，最多不过被领导批评几句，天塌下来，“高个子”顶着呢。

（2）电子文件管理的问题

①外界自然因素

在电子文件的管理中，自然灾害如：狂风、疾雪、雷电、暴雨、地震、洪水等都会对电子文件的安全造成不同程度的影响，许多文件材料，工作人员付出的努力可能毁于一旦，甚至会化为灰烬。不适宜的温湿度、光照也会造成物理或化学变化，使存储载体变质，性能降低，结构强度减弱、易磁化、易发霉，这些都会破坏信息的存储，导致数据丢失或声像失真。

②内部人为因素

电子文件介质本身随着使用次数的增加，其结构性能就会有一定程度的降低，不正确的操作往往会使盘带损伤，从而引起光盘、磁盘读出错误的信息，磁带卡带等现象。光盘在使用过程中，如果发生强行弹开光驱，磁盘读写过程中突然停机等情况，则会加重光盘的磨损。另外，对光盘、磁盘、磁带等质地轻薄的存储载体要轻拿轻放，否则极易造成其破损而丢失信息。

（3）电子文件自身的问题

电子文件由于其自身所具有的特性，也会对电子文件的安全带来一定的威胁。一方面随着科技的进步、制作载体的材料和科技也在不断进步，而电子文件承载信息的载体又具有特殊性和变化性，所以载体本身的忧患对电子文件的安全性极为重要。另一方面，电子文件的内容与载体的可分离性，导致电子文件信息内容容易被复制、改动。在如今的网络化环境下，其信息扩散的速度是难以控制的，所以我们要加强对电子文件载体材料和文件的管理。

①文件载体的忧患

电子文件存储的载体为光盘、软磁盘、磁带、优盘等，有故障或有病毒的光盘，不能读出信息甚至会造成信号强烈不稳定，或者导致许多误码，有些信息即使在驱动器上也读不出来。软磁盘、磁带质量不好或过期失效也同样会导致电子文件信息丢失。载体的质量也会影响文件保存的寿命，高质量的电子文件载体在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量的载体往往不到一年就出现了各种毛病，所以在购进办公用品时一定要严把质量，做好电子文件信息安全的第一步。

②存储过程的忧患

电子文件以电子的形式存在，具有虚拟性与动态性，人们只要通过键盘、鼠标、扫描仪等工具就可以进行存贮、删除、发送给他人，同时还可以进行修改、编辑，所以就容易产生电子文件信息被修改、复制等问题。

在21世纪的今天，大量的电子文件与纸质文件汇成了巨大的信息流，并且成为社会创新，经济建设，市场发展的宝贵资源，如果对这些电子文件管理不善，将是我们的一大损失，因此，我们应该加强对电子文件的监管，利用先进的科学技术将可能出现的安全漏洞扼杀在摇篮里，规范电子文件的管理制度，建立健全管理体系，最大程度的发挥其作用，促进社会和经济的发展。

【参考文献】

[1] 安 琪. 电子文件及其管理[J]. 中国档案， 1998（2）.

[2] 李桂兰， 王少先. 计算机网络安全问题初探[J]. 辽宁工程技术大学学报（社会科学版）， 2004（4）.

[3] 冯惠玲. 认识电子文件[J]. 中国档案， 1998（2）.

【作者简介】

张德艳（1995—），女，甘肃省民勤人，本科学历，单位：西北师范大学文学院，主要研究方向：语言文学。