论企业电子档案管理

杨琪

【摘 要】现代信息技术发展，企业电子档案数量大量增加，本文从电子档案的特点、电子档案归档工作面临的问题，提出如何提高企业电子档案工作的措施等方面进行论述。

【关键词】电子档案；档案管理；企业

【Abstract】With morden information technology development， the electronic archives increase. The paper discusses on the characteristics of electronic archives and the problems of filing them.Whats more， the paper sugesses how to improve on filing electronic archives.

【Key words】Electronic archive； Archive management； Enterprise

企业档案是企业在生产经营、科学研究、发展规划及其他活动中直接形成的对企业变革和社会的发展有保留意义的文字、图片、录像等。[1]随着网络普及、计算机技术的飞快发展以及办公自动化的广泛应用，现在档案的载体也发生了巨大的变化，除了传统的纸质档案以外，电子档案以其独特的优越性，在企业档案中所占的比重也越来越大。关于电子档案的研究也得到了快速发展，特别是国外关于电子档案的研究越来越成熟。据研究分析，近10年国外研究电子档案理论方面的文献共有125 篇，约占近十年文献总数的13%。[2]随着现代信息技术的发展，企业电子档案的数量会越来越多，成为企业必不可少的档案载体。

1 电子档案特点

1.1 电子档案通过计算机产生、输出、传递和共享，所以与传统的纸质档案相比，电子档案具有方便查找、容易储存、便于携带，能够在网络上供许多相关人员阅读并且下载。它能快速提高办公室工作人员的工作效率，大大缩短文件传递时间，能节省大量人力、物力和财力。

1.2 电子档案的安全性比较差

电子文件在制作过程中最突出优点就是修改方便，并且不留下任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。而且电子文件存贮在电脑、光盘、U盘或者网络空间，使文件内容与其载体分离，与传统的纸质档案相比，电子文件在传递过程中或者更换到其他载体时，电子文件被改动、被复制更加难以被人发现和鉴定。其次，电子文件在网络环境中储存和传递易受到病毒感染、木马盗取，黑客攻击，造成信息无法查阅或被篡改等不良后果。一旦发生这类问题，就会给电子档案安全性造成重大威胁，带来无法估量的损失。

1.3 电子档案难以收集齐全

近十年来，无纸办公蓬勃发展，许多情况、决策、信息存储在电脑和网络中，但企业办公人员对电子文件档案的意识还不够强，很多企业还没把电子档案以及电子档案的管理归档工作纳入档案管理工作的轨道。电子档案从原始的记录开始到形成归档的资料往往要经历多个部门，并且有些部门上级主管部门可以直接通过软件发送相关资料到相关单位的科室，这改变了原来由办公室统一接收文件，办公室保留一份有价值原件的方式，这给电子档案的收集带来很大的困难。

2 电子档案归档工作面临问题

电子档案的制作过程、载体以及存放空间等方面都有其独特之处，所以电子档案与传统纸质档案在收集、归档以及管理等方面都有很大的区别，电子档案归档工作面临的问题要引起大家的重视。

2.1 电子档案不容易保管

电子档案的存储一般是以中间设备为主，例如硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘，这些载体与纸张相比，性能都不稳定、不耐用，在常温环境里就易发生结构变化，而且对磁场和有害气体、灰尘等也相当敏感，一旦载体发生变化，里面存储的信息就被破坏，所以它们对存放环境要求比较高。

2.2 电子档案管理软件不统一

电子档案从生成、传输到存储都是离不开计算机， 离开电子计算机软硬件平台，电子档案将就无法阅读、处理、传输和利用。另外，电子档案的运作环境对标准化的要求很高，无论是信息加工、存储、传递、检索，还是软件的运行、载体的更换都会受到标准的制约。如果不遵守标准，或者是标准不健全、不统一，就会出现电子档案在其他设备环境下、或在原设备更新时不兼容而无法读取，以及不同载体之间难以互换等情况。但是我国现在计算机软件研制还大大落后于硬件的发展， 远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

2.3 电子档案的收集、归档法律制度有待进一步健全

现在我国的电子档案的管理和归档工作正处于起始阶段，国家还没有建立一系列关于电子档案相关标准的制度，来促进了电子档案的保管利用的规范化。很多企业还没有参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件归档管理办法》。所以，电子档案的收集、归档和管理工作做到有法可依成为一项迫切的工作。

3 提高电子档案管理工作水平

3.1 加强对档案工作人员的培训，建立一支既精通档案专业知识又精通计算机网络技术的复合型人才

信息技术的快速发展，电子档案越来越多，培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是各级档案管理部门的当务之急。现代档案管理人员必须掌握现代化技术，熟练应用计算机对电子档案进行收集、整理、管理和鉴定，确保电子档案的安全和完整，促进电子档案走上规范化有序管理。电子档案管理的每一个环节都离不开现代先进信息设备，所以培养高素质的电子档案管理队伍是电子档案质量保障的关键。如果档案管理人员不精通计算机网络技术根本无法同各种危害电子档案安全和真实性等行为作斗争，维护电子档案的完整与安全。

3.2 制定一系列标准、制度和措施来保障电子档案的安全性

电子档案安全性包括两方面：一方面，是电子档案载体的安全性，另一方面，是电子档案内容安全性。由于电子档案案载体存在难以保存的特点，一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境、规范保管条件，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等，延长电子档案寿命。必要时还可以打印输出件或制成缩微品，这是最为稳妥的永久保存方法。第二，在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、删除的可能性，因此，必须制定严格制度和采取必要的措施来保障维护电子档案的原始性、真实性。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。还可以采取加密技术、身份验证、防写措施、签署技术、防火墙等先进技术来保障信息内容的安全性。

3.3 建立科学的电子档案工作标准和规范

电子档案产生的时间不长，企业员工对电子档案的意识不强，电子档案分散在企业各个部门，造成了电子档案收集工作比纸质档案收集工作更加困难，这就迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范，把电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式各个工作环节，用标准和规范确定下来，使电子档案能得到科学、有序、规范地管理，这是档案部门迫切需要解决的基础性工作。

3.4 研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件

电子档案从形成、使用到保管各个环节，都离不开计算机软件和硬件。但我国在电子档案管理软件方面的建设还是空白，没有统一的标准和格式，每个企业各行其是，不利于电子档案资源的共享。建议由国家档案局牵头，研制开发适应档案管理现代化的软件，并在全国档案系统统一推广。

【参考文献】

[1]侯婧.谈企业电子档案的归档管理[J].档案管理，2015（5）：91-92.

[2]王萍，张帅，张诗敏.国外近十年电子档案研究述评[J].档案学通讯，2011（3）：58-61.

[3]王萍，王强，王志才.电子档案安全保护措施的局限性及对策分析[J].档案学研究，2007（5）：56-58.

[4]陈剑.电子档案的安全维护[J].现代情报，2005（9）：143-145.

[5]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部，2009（16）：166+163.

[6]于英香.电子档案与纸质档案保护之比较[J].档案学通讯，2004（5）：74-77.

[7]施维.高校电子档案管理工作初探[J].山东省青年管理干部学院学报，2010（3）：159-160.

[责任编辑：杨玉洁]