新时期办公室档案管理规范化

2016-05-30 20:17陈骞
决策与信息·中旬刊 2016年8期
关键词:规范化办公室档案管理

陈骞

【摘要】由于社会经济的快速发展,我们对办公室档案管理工作的需求越来越大,办公室档案管理规范化已经受到了大家的重视。在单位的发展过程中,办公室档案管理规范化是办公室工作的主要内容,它能够体现出单位发展情况,有效地提升办公室工作的工作效率,加强对单位的内部管理。在此背景下,本文对办公室档案管理规范化进行研究,提出相应的对策,希望能促进档案管理的规范化。

【关键词】办公室;档案管理;规范化

一、前言

办公室档案管理的规范化在各个事业单位中越来越受到重视,能够有效地提升办公室的工作效率。而档案管理是一项系统性非常强的工作,从档案的查阅到保存的整个流程都需要有专门的管理人员进行,并且对档案进行装订、存档等工作。在这过程中,每个步骤都需要有规范标准,不能出现错误。所以,办公室档案管理的规范化建设十分迫切。

二、办公室档案管理的规范化建设的必要性

(一)有利于提高单位的管理水平。办公室档案管理是企业的运营情况与人事变动的资料与证明,提高对办公室档案的管理能够提升企业内部管理的水平,提高整体的工作效率与办公室服务。档案管理经过对单位各种事件的记录与保存,能够让办公室的工作人员有相应的借鉴与经验。提高对办公室档案管理的重视,能够在和其他的单位、企业沟通、合作时让彼此用最简单的方式沟通,查找相关合同、文件,省去了很多时间成本,提升了工作效率。同时在出现问题时,也是最有效地证明。所以,办公室档案关了跌规范化发展能够促进事业单位发展的进程,提升事业单位管理水平。

(二)有利于丰富管理形式。由于我国科技水平的不断进步,在如今的信息时代下,办公室的档案管理也越来越信息化,让办公室档案管理的形式越来越丰富。目前,使用计算机对办公室的档案进行管理,和传统的方式相比能够大大提高工作效率,让办公室档案管理工作更加系统、规范、科学,对于办公室档案管理的规范化有着十分重要的促进功能。使用计算机可以快速的对档案信息进行收集、管理、储存、使用,提升了内部信息交流的效率,让档案的管理与利用率得到提升。另外,使用信息化的办公室档案管理,能够减少工作人员的工作时间,减少工作压力,从而提升管理人员的工作质量。

(三)提升工作人员的综合素质。办公室档案管理的规范化能够提升工作人员的综合素质,推动管理工作的持续发展。在我国单位或企业的档案管理工作中,工作人员都需要选择作风端正的工作人员,保证管理工作的健康发展。由于时代的进步,单位或企业中也经常对工作人员展开培训,加强其知识储备,提升了档案管理人员的综合素质。

三、当前办公室档案管理工作中存在的问题

(一)缺乏健全的管理机制。在新时期,单位或企业在进行档案管理工作时没有健全的管理机制,从而降低了办公室工作效率,影响其发挥自己的作用。在传统的个档案管理工作只是简单的对资料进行整理与存档,没有注重它的分类与使用。这些都是因为没有健全的管理机制导致的,让办公室的工作人员没有规章制度,很多档案资料混乱、丢失,影响了档案管理的进一步发展。

(二)档案管理设备落后。目前,很多单位和企业在办公室档案管理这个工作中的投资较少,很多高新科技产品不能及时的引进其中,让档案管理的设备较为落后。在工作过程中,只能使用原本传统的工作模式进行,这就大大提升了管理人员的工作量,这也是让档案管理工作变得较为混乱的主要原因。

(三)专业人员缺乏。办公室档案管理人员在单位中有着非常重要的作用,但是在目前的实际情况中,很多管理人员都没有重视这项工作,进而导致相关的工作人员专业水平较低,没有使用新技术、接受新知识的能力,还是在使用传统的旧模式进行档案管理工作,进而影响其开发潜力、充分发挥自身的工作职能。

四、办公室档案管理的规范化建设的对策

(一)重视对办公室档案管理的规范化。在单位与企业的办公室档案管理工作的过程中,相关工作人员要重视起对资料的規范化管理,提升工作效率。办公室档案管理的工作人员要认真的对内部的信息与资料进行收集、整理、储存等工作流畅,并且在平时的工作过程中要注重保证资料的正确性、安全性与全面性。在办公室档案管理工作中,要建立一个建议的工作流程标准,在减轻工作人员工作压力的同时,提升工作的效率与工作的质量。

(二)加强办公室档案资料的信息化管理。由于计算机技术的不断发展,信息化在每个行业中的应用都变得愈加广泛。信息化管理对办公室的档案管理工作规范化也有着很大的促进作用。所以,单位与企业要重视计算机在此项工作中的使用,让办公室档案管理的工作人员改变传统的工作观念与方式,提升自身的计算机使用水平,最终达成办公室档案的信息化管理,从根本上提升办公室档案管理的水准。

(三)加强对办公室档案管理人员的素质。如今社会的竞争力主要表现在人才方面,在档案管理工作中也是如此,单位或企业要加强对于档案管理工作人员的培养,只有让工作人员的综合素质得到提升,才能更好地进行档案管理工作,让其更加规范,提升工作质量。所以,可以定时的对相关工作人员进行培训教育,不断加强新知识的学习,提升他们的专业水准与职业素质,促进档案管理工作人员的全方位发展。

五、结论

综上所述,办公室的档案管理工作是单位或企业想要进一步发展的重要环节。所以,我们要加强办公室档案管理的规范化建设,提升管理水平与工作效率。在日常的档案挂历工作中,要按照规范的流程进行,提高办公室档案资料的信息化管理、让工作人员有终身学习的能力,在新时期下,让办公室的档案管理工作更加规范。

参考文献

[1]丁峰.新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J].办公室业务,2014,13:75.

[2]李华.试论新时期办公室档案管理的有效性[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——如何建立科学决策机制理论研讨会”论文集(上)[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院:,2015:1.

猜你喜欢
规范化办公室档案管理
办公室减肥日常
办公室迷惑日常
办公室搞笑日常
档案管理中的电子档案管理
档案管理与企业内部控制关系的思考
价格认定的规范化之路
狂犬病Ⅲ级暴露规范化预防处置实践
高血压病中医规范化管理模式思考
满足全科化和规范化的新要求
健康档案管理的“云”前景