网络智能办公系统的建设与实现分析

王瑾瑜

（呼和浩特职业学院，内蒙古　呼和浩特　010051）

网络智能办公系统的建设与实现分析

王瑾瑜

（呼和浩特职业学院，内蒙古呼和浩特010051）

网络技术的应用可以让高校对市场的需求变化更加了解，从而可以根据市场的需求调整教学方向。文章主要阐述了新型办公系统的建立和实现，并分析了这种高效的办公系统，以促进学校办公方面的长远发展。

网络技术；智能办公系统；高校

许多高校在传统的办公模式下进行信息的传递，但是信息的传递速度慢、办事效率低。这不仅影响了学校业务的展开，而且在一定程度上对学校的发展产生了制约。因此，加强对学校办公系统的改革是推动学校发展的重要前提，需要充分利用网络的智能性来实现对学校办公系统的转型。

1　对新型办公系统的概述

1.1网络智能办公系统的功能

新型办公系统是以网络技术为基础形成的办公系统，最大的特点就是能够利用网络智能技术来对界面进行控制。它是利用网络技术与传统办公自动化系统相结合构成的一种新型办公系统，两者互相补充，对不足之处进行重新的调整与规划。这种系统还有一个特点就是对权限的设置，并不是所有的信息都能进行共享。除此之外，这种新型办公系统的功能也格外多，它集成了大多数办公系统的功能图标，用户可以根据权限等级对相应功能进行应用。如图1所示，一般学校的智能办公系统的功能主要有工作流转、文件管理、内部通讯等。这些功能的存在能够大大提高学校的办公效率。用户想要访问有关文件，必须要经过系统管理员的同意。传统的办公系统没有这么好的保密性，安全指数也比较低。由于文件经常被反复利用，如果没有储存在固定的地方，就会造成文件的丢失。

图1　智能办公系统功能分析

1.2网络智能办公系统的结构分析

1.2.1表示层

表示层是用户直接接触计算机的层面，主要接受用户的指令以及数据，并提交给系统中心，再反馈给用户结果，具体通过客户端实现这个目的。这种Web客户端对不同的业务逻辑进行抽查，通过业务逻辑层表示出来，保证每一个客户端在应用的时候不会受到干扰。

1.2.2业务逻辑层

业务逻辑层的主要内容是接受表示层传递过来的数据请求，再对每一个请求进行逻辑性的检查，并对其分类，使得不同的数据请求能够进入不同的数据层进行分析、操作，从而得出结果，最终将处理结果反馈给表示层。从结构的角度来看，办公系统内部不同业务的组件相加起来共同构成了业务逻辑层。但是对于这些零散的组件来说，在不同的环境运行时，又会体现出相应的组件管理特性。以不同标准来分类，业务组件可以划分为各种组件包，在这些组件包的帮助下，子系统能够被有效隔离，从而减少各组件之间相互干扰的情况，对系统模板分离的实现有一定的帮助。

1.2.3数据层

这一环节的主要任务是根据数据请求在大量的数据库中搜索用户所需要的内容，从而得出相应的结果。数据层体现了较好的业务数据存储能力。其在对数据进行存储时，根据对象来选择数据库，即账套。不同的业务体可以选择同一个数据库，其具有一些优势。首先，存储具有独立性。学校作为一个独立的核算体系存在，不同的科目体系有着不同的核算方法和各自的数据库，通过数据层可以将数据存储到对应的数据库中，在使用的时候比较方便。其次，这种方法产生的性能比高。对于规模大的学校来说，所有账套都储存在一个数据库中，随着账套的数量增多，数据表也会膨胀，这种方式比较简便。但是如果对象是规模比较小的学校，那么这种方式将会带来一定的负面影响。所以，采用每一个账套对应唯一的数据库可以避免这种情况发生，且有利于数据层的分布。所以，无论从哪个方面考虑，账套分离的做法用于处理数据层都是有利的，而且能够不断完善其性能。

2　网络智能办公系统的建设研究

2.1网络智能办公系统的特点

这种新型的办公系统具有一些优势。办公系统中所采用的数据库为MySQL，比传统的Oracle数据库更加有效率，得出的结果也更准确。网络办公方式不受地域限制，可以随时随地对事务进行处理，节省了时间。采用浏览器、服务器等操作方式代替传统的操作模式，提高获取数据的速率和可靠性。系统的进入需要密码检验，体现了办公系统的安全性。

2.2建设网络智能办公系统的技术特点

2.2.1系统先进

采用先进的B/S操作模式，降低操作难度，让用户能够更快适应，并利用其处理学校事务。Web技术的应用可以让用户不受时间和空间的控制，在任何联网的计算机上都可以进行操作。简单的人机界面减少了培训时间支出，大多数用户不需要培训就可以应对自如。

2.2.2高度集成化

新型的办公系统实用性极强，可以同时给几百个用户发邮件、发短信。系统集成化的特性在网络会议等方面存在较好的优势。系统本身集合了多方面功能，如：资金自动汇总，实用信息库等功能，加强了工作与个人之间的联系，使得计算机成为个人的移动办公桌。

2.2.3系统升级、维护方便

网络版模式的系统应用在进行升级、维护时减少了许多麻烦，不用经过多层程序进行检修。用户可直接进入网络信息中心，删除一些不常用或者不需要的信息，减少内存的占用。系统的维护升级工作只需要在服务器端进行，不用对每一个客户端进行升级，同时也为学校节约了一大笔支出。

2.2.4安全保密性强

这种系统的用户名是唯一的，不可能在同一个系统中找出相同的用户名。用户名与用户密码是一一对应的，用户之间进行交流需要实名制，只有这样才能保证信息的安全保密性。对于一些垃圾信息也能够过滤掉，加强对有用信息的保密。在进入系统时，需要经过用户、密码的登录验证才能获得相应的权限。

3　网络智能办公系统的实现分析

3.1系统目标的设定

系统的目标设置要根据单位的实际情况来分析。对于一般学校来说，以下几个目标的实现是必须的。第一，内部通讯平台的建立需要统一。学校拥有一个统一的内部通讯平台可以增加用户之间的密切交流，加强内部的凝聚力对各部门之间的事务处理有一定帮助。第二，建立信息交流平台。在这个平台上，属于同一个学校的用户可以进行资源共享，提高用户对实用信息的查询效率，加快对业务的处理速度。第三，以人为基础来设计系统。系统的设计要考虑到大多数用户的能力，不能设置难度过高的计算机界面，造成学校管理人员难以开展业务。并且如果系统界面太特殊，每一位用户需要经过培训才能正常操作，需要的培训时间过多，对学校的办公系统有一定影响。因此，系统的设计要体现人性化特点。第四，实现信息移动传递。即使不在同一个地方也能进行信息传递，这是网络信息技术最大的一个优势所在，提高了学校的办公效率。

3.2功能模块的设置

网络智能办公系统的功能模块内容有很多，集合了许多办公系统的功能，如：日程安排、网络会议、电子邮件、各种信息库的查询等。网络化办公的模式不仅能够提高信息的利用率，而且对信息的变化可以及时作出反应。

3.3系统的优点分析

3.3.1简捷的工作流程

用户可以根据自己定义的文件格式来决定相应的流程。不同的文件格式有不同的审批流程。在传统的模式里，任何工作流程都是固定的，如果流程发生改变，就要相应地修改程序，任何变动都要实现同步化，系统才能正常运作。但是网络智能办公系统改变了这一模式，工作流程可以随时按照用户的需求进行调整，形成一种全新的信息交流方式。

3.3.2实现远程办公

互联网之间进行实时对接，学校可以通过这个渠道对异地的分校进行指导实现信息的交流，技术上的支持。学校的高层管理者可以对分校的事务进行远程办公，处理业务。

4　结语

综上所述，随着网络信息技术的不断发展，智能办公系统在学校的办公领域也逐渐占领了一片天地。网络智能办公系统的出现对学校的发展提供了极大的帮助。就我国目前的水平来看，这种办公系统的发展还不够成熟，还需要进行不断完善，系统开发者要根据各所高校自身的特点对系统进行升级、修改，这样才能实现学校内部和外部的双向发展，推动学校整体的管理效率和办公水平。

［1］丁亮.“互联网+”在江苏省国土资源厅机关移动办公系统建设中的应用探讨［J］.国土资源信息化，2015（2）：29-31.

［2］吴广昌.智能办公通信系统的设计和实现［J］.商品与质量，2015（36）：20-21.

［3］黄琳.基于OA网络智能办公系统平台的图书馆信息服务［J］.科技传播，2016（12）：145，165.

［4］高军英.网络智能办公系统在施工企业中的实际运用［J］.中外企业家，2014（8）：63.

［5］于海涛.试论网络智能办公系统的建设与实现［J］.华章，2011（13）：20-22.

［6］董睿.学校智能网络办公系统的设计与实现［D］.济南：山东大学，2011.

［7］孙雪莲.和田师专智能办公系统的设计与实现［D］.成都：电子科技大学，2012.

Analysis on construction and implementation of network intelligent offce system

Wang Jinyu
（Hohhot Vocational College， Hohhot 010051， China）

The application of network technology can make the changes in the demand on the market more clearly learned by colleges and universities， so as to timely adjust teaching direction according to the market demand. The article mainly elaborated the new offce system establishment and implementation， and the effcient offce system was analyzed to promote the long-term development of the school offce affair.

network technology； intelligent offce system； colleges and universities

项目名称：高职院校基于B/S架构依托CRP系统下的网络智能评教系统开发；项目编号：NJZY16453。

王瑾瑜（1974— ），女，内蒙古呼和浩特，硕士，副教授；研究方向：计算机。