内部控制是企业生命之基石

姚文霞

内部控制是企业生命之基石

姚文霞

企业自依照相关法律注册成立后，法律就赋予了企业生命的特征。有的企业如同参天大树，根基牢固、枝繁茂生、硕果累累，有的企业还没等到成材，便中途夭折。我们的经营者都是育树人，而内部控制就如同给“树木”浇水、梳理、施肥、除害，让树根舒展、牢靠，使养分得以充分循环。笔者从事会计职业30多年，接触了国有大型兵工企业、事业单位、事业单位企业化管理、事业单位投资的国有企业，也接触了很多的私有企业，耳闻目睹了参差不齐的内控制度。现实给笔者的感受是“内部控制是企业管理的灵魂、生命之基石”。

笔者有幸在大型兵工企业工作13年。兵工企业组织结构复杂、多级下属机构、人员众多、业务分布广泛、产品种类多、工作程序繁琐且全方位协调与配合。很难想象，这样一个全民国有企业，如果缺乏有效的内部控制度会造成的混乱不堪。也许是国家监管力度较大的缘故，笔者所就职的兵工企业，从内部控制环境到风险的评估、控制活动、信息的沟通、内部监督，都环环相扣，设计合理，基本做到了遵守国家法律法规，维护了资产的安全，保证信息质量的真实和一定的经营效率和效果。内部控制有效地把可能发生的风险降到了最低点，尽管内部控制无法规范人们的道德水平，无法绝对杜绝贪腐、浪费行为，如材料领出后的浪费和采购中的回扣、多报。但它已经较好地实现了，把人性的弱点锁在制度的牢笼，用监督的眼睛盯着，除非你愿意名声扫地。最让笔者感触到企业文化的魅力，一种无形的力量影响着职工思维和行为方式。在兵工企业就职的财务工作环境中，笔者体会到了制约、监督、程序化的协调配合。无论是财务科室各个不相容岗位的内控设置，还是从销售环节、生产环节、供应环节与相关部门的牵制配合，还是财务部门与人事、计划、生产部门、车间的业务配合关系，都设计得较为科学合理。深感在这样的会计环境中工作，财务人员只要按照流程和制度办事，自己稍加用心努力，每个人的成长是必然的。人随着制度走，而不是制度随人变。笔者曾经工作过的兵工企业已经走过了40多个春秋，如果不是受时代和政策的影响，笔者想，它应该犹如茂盛的老树一般，枝繁叶茂、屹立不倒。在兵工企业财务工作的10年经历是笔者会计人生中的一笔宝贵财富，现在良好的工作作风和习惯就是从那时形成的。我们当年的财务处室工作人员，今天已经散落在全国的各行各业，但走到那里都是骨干力量，传播制度、理念、作风。自2003年开始，笔者在科技孵化器工作，入住笔者孵化器的企业百家之多。由于科技孵化器的服务宗旨“以科技型创业企业为服务对象，通过开展创业培训、辅导、咨询，提供研发、试制、经营的场地和共享设施，以及政策、法律、财务、投融资、企业管理、人力资源、市场推广和加速成长等方面的服务，以降低创业风险和创业成本，提高企业的成活率和成长性，培养成功的科技企业和企业家”。［1］笔者所服务的客户大都是中、小企业，笔者见证了部分企业的发展壮大，也目睹了众多企业由生到死的过程，由内控薄弱导致企业倒闭的不乏少数。部分企业领导人认为内部控制有些作茧自缚，还要增加管理成本，得不偿失，甚至有人认为帐越乱越好，税务也难查，浑水摸鱼，使跑冒滴漏随处可见。其实，没有内控的企业犹如千里之堤毁于蝼蚁，所有的研发、生产、开拓市场的辛苦都会毁于一旦。人性的弱点造成人有侥幸心理，没人监督往往容易使人贪心泛滥。有些企业主为了避免漏洞，只好家族化和任人唯亲，关键岗位通常都是家人或朋友担任，这样治标不治本。笔者见过出纳卷款逃跑的事实，官司赢了，也难于追讨，打官司的成本和强制执行的麻烦让你只好弃之，还有采购人员吃回扣、销售人员截留收入等舞弊，最终结果是亲人反目为仇，损失的亲情更是无法用金钱衡量。如果企业杜绝一个人单独处理某一项业务的全过程；如果出纳、会计、记账、保管等不相容的职务相互分离、监督；如果企业采购和销售过程中，从合同订立的编号、盖章、执行、收款、付款就分人管理、监督和控制；如果能做到及时沟通信息，及时发现问题，营私舞弊等漏洞就会少侵蚀些企业。现在的企业在市场中竞争激烈，人员流动频频，一个人或几个人的离去便可使企业处于瘫痪，何不建立有效的内控制度，让企业成为铁打的营盘流水兵。

如何才能建立一个有效的内部制度呢？财政部从2008年开始相继出台了《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》，从企业层面和业务层面，分别为企业建立内控制度提供了指导方针。企业性质、大小、经营内容和形式各不相同，建立的内控制度也有所不同，但需共同遵守的原则就是全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则。第一，董事会高度重视后，全员群策群力，以风险为导向，对企业的每一环节进行一下风险评估，将容易出现的贪腐、漏洞、浪费一一摆出，用制度、程序、监督、多人经手等等环节加以控制、责任到人，建立一套行之有效的内控制度，让内部控制镶嵌于整个企业管理当中。第二，加强对内部的审核和监督。企业负责人带头重视内控制度，并自觉接受审核和监督，要确保内部制度被切实地执行，切勿将内控制度束之高阁流于形式，且行且完善，使制度逐渐达到科学、有效、经济的程度。第三，组织实施有效的控制活动。控制措施包括不相容职务分离控制、授权审批控制、财产保护控制、预算控制、营运分析控制和绩效考评控制等，使各个环节保持独立性，没有独立性就没有监督一说，尤其重视三重一大的集体联签制度，防止一权独大。第四，建立信息与沟通系统，明确内部控制相关信息的收集、处理、传递程序，确保信息及时沟通，使公司的管理层及时掌握信息，并做出决策和调整方案，让各项规章制度以及变更的条例深入员工人心，提高员工的风险意识，最大地发挥集体的智慧。第五，逐步形成自己公司的企业文化，让员工具有归属感，与企业荣辱与共，明确自己工作的重要性，充分发挥每个人的主观能动性，共同维护企业的内部制度和企业精神。

在企业内控制度中，尤其要发挥财务部门的核算和监督作用。财会部门处于企业的中心环节，它与生产部门、人事部门、销售部门、管理部门关系密切，业务范围辐射到企业的每个角落，所有内部控制的成效与否都会在财务部门有所反映。只有内部控制完善、有效，才能保证企业财务数字；才能真实可靠；才能让企业、社会、投资者、债权人真实了解企业的财务状况和经营成果，以便于管理层的决策分析和必要的融资分析。财务部门的内控制度要严格依《会计法》等相关法规来建立，同时要结合企业管理的要求。例如，企业对一些重要的设备或机器等要严格管理，财务报销的过程中，就要依次对立项、合同、购置、使用、责任人、维修台账等严格把关，甚至对各种资产的说明书等资料都要办理入库等。财务人员应注重道德的修养，以严肃认真的态度对待每一笔业务，保证会计账账相符、账实相符、账表相符，保证资产的安全。建立会计的轮岗制度、档案制度，注重不相容职务的分离，如银行的对账工作，避免由出纳完成。

内部控制贯穿于整个企业管理，与其他管理体系相辅相成、密不可分。它犹如一条线可以将管理制度串起来，纲举目张，有效的内控制度可以提高管理的效率和效果。它的建立会受到管理者的认识不足、私心或成本的限制。但从企业长期利益出发，它的建立定会促进企业的可持续发展，是企业在激烈市场中立于不败的基石法宝，除非你就想当一个肉烂锅里的企业主。否则，建立内控制度是企业发展的必经之路。目前还没有建立内控制度的企业，赶紧重视起来，磨刀不误砍柴工，向管理要效益。

（作者单位为北京中关村京蒙高科企业孵化器有限责任公司、内蒙古自治区火炬高技术产业开发中心）

［1］ 科技企业孵化器认定和管理办法［S］.