档案管理现代化中存在的问题与解决措施

宋颖

[摘 要]实现档案管理的现代化对经济的发展和社会的进步具有重要的作用，文章总结了目前档案管理现代化中存在的问题，并提出了相应的解决策略。

[关键词]档案；现代化管理；问题与办法

随着经济的发展和社会的进步，档案管理的作用越来越凸显。作为事务管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，如何实现档案管理的现代化，为政府排忧解难、完善服务，是每一个档案工作者应当深思的问题。笔者结合自身多年的档案管理工作实践，总结目前档案管理现代化中存在的问题，并提出相关的解决途径。

一、档案管理现代化中存在的问题？

1.档案管理现代化的意识不强。当前，由于社会上对“档案”的概念和作用，知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的现代化认识不足，许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法，严重影响了档案管理的现代化进程。

2.缺乏现代化的档案管理人才。实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段。

3.资金短缺，档案管理设备和技术相对落后，信息化程度较低。档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，档案管理信息化程度很低，同时也造成人才引进困难，甚至人才流失。

4.基础工作太差。档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化、标准化。目前机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具。许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。

5.档案标准化、规范化工作有待提高。档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。

二、解决途径

1.增强档案管理现代化意识，加强人才培养。第一，增强现代化意识。在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。第二，加强对人才的培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

2.加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。现代技术手段在档案管理中的应用还很不尽人意，我们要在树立档案信息资源共享意识的前提下，加快设施（设备）和技术现代化步伐，全面提高档案管理的现代化水平。要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

3.重视档案管理的标准化。为防止档案管理中出现无章可循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，档案管理现代化首先要实现档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理学。

4.正确处理手工操作与现代化管理的关系。实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。我们必须正视这个现实、不能讲档案管理现代化就放弃传统的手工操作。因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

5.积极引进先进的档案管理技术，建立大型数据库云端。实行电脑管理自动化和档案管理的信息化。采用计算机来提高档案管理水平，创建档案信息检索系统和档案信息使用系统，加上人事档案原件管理系统。使得档案查询者可以通过检索系统在不接触到原件的前提下得到自己的查询结果，既保证了人事档案的保密和安全，又提高了查阅和检索的速度。

6.加快档案信息化进程，提高工作效率。当前档案管理工作的一个重要课题就是如何充分利用计算机技术实现网络化管理来对档案信息存储检索。为了档案尽快实现网络化，信息化，亟待对档案进行完整的数据库建立工作。还有，明确的规定好实用权限后，依据所拥有的权限的不同，将部分信息对相关人员开放，明确方向，建立公开、透明的档案管理机制。长此以往，人们的档案意识必然逐步增强，同时，透明化的操作也增强了人们对档案工作的支持和信任，更为人力资源工作奠定了坚实信息基础。

7.加强正面引导，积极处理好档案管理人员的管理问题。加强宣传工作的进展力度，认真审核已经收集到的各种材料，要确实收录些真实完善的人事或是其他类的档案，严格把握所收集到的材料的质量。我们在鉴定所收集到的档案时，档案管理人员要保持严肃认真的态度，必须要保证整个资料的真实可靠性，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不推陈出新，更新工作模式，这样一来档案管理工作的工作效率自然而然就提高了，进而相关的业务质量也会提高。我们在辨别这些资料时，要实事求是，杜绝虚假信息，要知道真实性、可靠性、完整性是我们的首要保障。

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（编辑/穆杨）