企业底图档案的归档管理

文/郭建华

企业底图档案的归档管理

文/郭建华

底图档案是企业进行生产、经营活动最原始的依据，又是翻晒蓝图的基础，底图缺失或破损严重将会给生产和科研带来无法弥补的损失。因此，围绕企业发展大局，将底图的收集纳入合同，实施全过程控制，利用光盘丰富底图资源，从而保证底图档案的齐全完整和归档质量，健全和完善企业档案信息建设，提高档案的管理水平

底图档案是企业在基本建设、设备维修改造、产品设计研制活动中形成的最原始图样，是复制蓝图的基础，是企业进行科技活动的重要依据。缺失或破损严重将会给生产和科研带来无法弥补的损失，因此，保证底图档案的齐全完整和归档质量，对保证企业科技创新、可持续发展非常重要。

一、纸质底图档案的特点

底图材质较为特殊，是用油、蜡等物质浸透过的透明纸张。为了晒制蓝图，会在晒图机高温条件下工作，而且要反复使用。造成底图的机械强度和耐久性日趋降低，极易发黄脆裂破碎。

为了复制出准确、清晰的蓝图，通常对底图采取两种存放方法：平放和卷放，两者各有优缺点。平放能保证底图平整，取放方便但占用面积大。卷放适于幅面较大的底图，优点是可以节省面积，缺点是易造成底图不平整，影响晒图且不易查找。

二、目前底图档案管理存在的问题

现在企业普遍重视科技档案蓝图的归档管理，却忽视底图的归档管理，不利于企业档案信息资源建设，应引起大家深思和警醒。以本企业为例。从2006年开始，公司为了增加综合实力，投资数十亿，进行了多项国家参与投资的重大项目建设，引进许多国内外先进设备，科技档案归档量显著增加，但底图档案的归档却存在较大问题：

（一）归档的数量不足

企业外部提供底图数量大大减少，尤其是设备底图。相对于公司重大项目建设工期，经统计2006年-2015年十年间，档案室共接收基建底图3987张，全部来源于本公司内部设计部门，外单位设计的基建底图没有归档。而设备底图因为大多是引进设备厂家随机提供,仅有2595张，尤其是后5年，只归档248张，数量稀少。

从接收的设备底图和蓝图统计数据看，差距悬殊。以已竣工验收的两个项目为例：“板材生产线技改项目”，投资1亿3千万元，归档的设备图纸蓝图3781张；底图918张；“提升装备制造能力项目”，投资1亿元，归档的设备蓝图图纸418张；无底图。

（二）底图归档质量不高

1、图号编制欠准确。底图号的编制，是企业底图管理的基础，对底图的检索、保管、统计和利用起到关键作用。图纸项目编号和档案项目分类编号方法不统一，容易造成今后检索利用时查找困难。经过认真分析，主要原因是部分设计人员，不了解公司下属单位的机构变迁过程，对《企业档案分类规则和分类编号方法》里基建工程号及子项工程号不熟悉所致。

2、图纸质量不合格。移交的底图存在折痕现象，个别破损严重。底图禁止折叠。折叠后的底图会出现折痕，影响晒图的清晰度，也往往成为日后底图断裂、破损的隐患，影响底图的寿命。

3、图纸目录不规范。归档的底图与目录数量不符，即有目录无图纸，多数未作更改标注。工程施工图纸根据实际情况，经常发生变更和修改，导致取消了设计没出图纸。出现这种情况应该在目录里做出更改标注，且相关技术人员要签字，无签字手续，利用时会失去凭据作用。

三、改进措施

为了适应企业生产经营和可持续发展需要，加大底图档案收集力度，完善底图档案管理，是保证档案质量的关键。

（一）明确责任，提前管控

应将底图的收集纳入合同，健全档案资源体系。现在多数公司和厂家以技术保密或节约成本为借口，很少提供底图，在今后进行厂房、设备维修改造时，如果蓝图在使用中破损，将无法复制蓝图，会给企业留下重大隐患。建设部门应加强统筹协调，通过企业各相关职能部门协同管理，在进行项目建设、设备购进订立合同时，明确规定设备厂家和设计部门提供质量合格、签字手续齐全、符合国家规范的底图。

（二）实施全过程控制，确保质量

企业应对内部项目设计人员组织档案培训，提高档案意识，掌握本公司《企业档案分类规则和分类编号方法》，使设计图纸的编号统一。档案管理人员在接收归档时，仔细核对图号编制是否准确。发现问题，及时更正，保证底图科学化规范化管理。

档案管理人员在接收档案时，应认真检查底图是否平整，字迹是否清晰，图面有无污迹。督促设计单位采取保护措施，对底图应进行扎边或包边处理，对有裂口、裂纹的底图应及时用透明胶带修补。如果纸张破损严重，要重新出图更换，确保归档底图质量。图纸目录发现缺失现象，应及时与归档人员进行沟通，督促其在图纸目录上注明，并履行签字手续。

（三）利用光盘丰富底图资源。随着技术进步，目前一些设计部门和设备厂家不再提供底图，仅提供光盘。由光盘打印的白图和蓝图相比，易修改、不易保存，不符合档案管理要求，建议相关部门管理层安排本部门人员依据光盘制成底图，移交档案室，丰富底图信息资源。各单位人员应具有大局意识，及时将光盘移交档案室，任何部门和个人不得据为己有。如拒绝归档，应根据企业《经济责任制综合管理考核细则》，对相应单位和责任人进行处罚。确保底图档案的齐全、完整。

2016年是国家“加强档案资源信息体系建设年”。档案管理部门面对企业发展的新形势、新问题，要与时俱进，围绕企业发展大局，采取有效措施，健全和完善企业档案信息建设，把握住归档关键，将工作做细做实，提高底图档案的管理水平。

（作者单位：宝钛集团有限公司档案室）