浅析烟草商业企业人事档案管理中存在的问题及思考对策

王亚玲

（陈仓区烟草专卖局（分公司），陕西宝鸡 721300）

浅析烟草商业企业人事档案管理中存在的问题及思考对策

王亚玲

（陈仓区烟草专卖局（分公司），陕西宝鸡 721300）

人事档案是人才信息的重要载体，人事档案代表单位组织和上级领导对个人进行全方位的跟踪监督，相伴终身，是个人从事政治、军事、经济、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。烟草人事档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。人事档案工作是行业整体工作的基础性工作，搞好新时期的档案工作，对烟草的可持续发展有着十分重要的作用。档案与管理相辅相成密不可分，人事档案完善了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分，人事档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志。随着烟草商业企业人事用工收入分配制度改革力度的不断加大，单位员工人事档案管理显得更为重要。笔者主要就烟草企业员工人事档案管理工作中存在的问题与对策略作探讨。

企业 人事 档案 管理

烟草企业人事档案管理在现代烟草企业管理中具有重要作用，特别是在从严治党、从严管理干部工作的深入开展中，人事档案管理在管理中的作用越来越突出，但在实际管理中却仍然存在很多问题。在全球烟草市场激烈竞争条件下，企业要重视对人事档案管理工作的领导，将这项工作摆上重要议事日程。由主管领导亲自抓，加强对人事档案管理工作的领导和协调。主管人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，建立烟草档案信息网络平台是适应烟草经济高速发展的现实需要，也是走向全球烟草市场竞争的需要。基于此，分析讨论新时期烟草行业人事档案管理存在的问题和相应的解决策略，以期促进现代烟草企业人事档案管理水平的不断提升，确保人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。

1　烟草企业人事档案管理工作中存在的问题

近几年来，在上级部门的正确领导下，烟草企业人事档案管理工作能规范有序地进行管理，但与上级要求还有一定差距。少数部门对人事档案工作不够重视，档案工作相对于前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。一些单位档案室办公条件及设施离档案规范要求还有差距，有的档案材料填写格式不规范，纸张不符合要求，有的存在内容填写前后不一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，也使人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。通过对人事档案的整理审核，依旧发现问题的存在，那说明我们的工作还不够严谨，存在一定的漏洞，今后的工作，我们还需更细心，更规范，特别是对新进人员的档案应及时审核，发现材料缺少可及时追回。面对新形势新任务的要求，下一步打算就是要在人事档案的信息化管理上下功夫，完善所有人员的相关信息，并认真对信息逐项复核，使人事档案的信息化管理更精确、到位、规范、科学，不断提升档案人员的信息化管理的能力和技术水平。

2　新时期烟草企业人事档案管理工作的对策与思考

（1）强化管档意识，提高地位作用。要进一步强化管档意识，提高对人事档案工作地位和作用的认识，坚决避免出现“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象，还需要定期了解工作情况，积极研究并解决发现的问题，加强监督、检查与指导。为了进一步完善人事档案管理工作的机制体制，及时成立了以主要领导为组长的人事档案管理工作领导小组，由分管干部档案工作，并配备专职工作人员，具体负责日常管理工作，将人事档案管理工作作为组织工作的一项重点工作来抓，通过召开人事档案工作专题会议，向各部门负责人讲清人事档案管理工作的重要性和必要性，提升“一把手”关注、支持人事档案管理力度。同时将人事档案管理工作纳入局办公会议研究议题，定期研究协调工作，及时督促整改薄弱环节，做到了档案工作有计划、有安排、有督促、有检查、有落实，逐步形成了“档案工作无小事、部门联动齐配合”的工作格局，从整体上提高了人事档案管理工作的水平和质量。

（2）把好两个关口，保证档案质量。首先要从材料来源入手把好“入门关”。在接收人事档案时，要严格审核，该由原单位负责的材料要求原单位负责收集，尽量减少、避免历史遗留问题的影响。在审核和鉴别归档材料时，要达到“完整、真实、精练、实用”的要求，避免形成新的遗留问题。将人事档案工作所需经费列入部门财务计划，先后投入资金，规范软硬件设施建设，配置防盗门窗、灭火器、空调、控温控湿等设施，安装防盗守护系统，保证档案室的防光、防火、防盗、防虫、防潮和防高温，确保了档案安全，库房使用铁质新档案箱和新型档案卷夹，统一购置新型干部档案专用档案盒，对在职干部档案进行全面改版装订。同时配备了切纸机、打孔机等整理档案设备，使档案日常管理更加制度化、标准化、规范化。铁质档案柜、防盗防火、控温控湿等设备，人事档案库房“六防”措施得到落实，日常管理和业务工作正常运转。

（3）加强制度建设，规范管理程序。建立健全一套完整科学的人事档案工作规章制度，使工作有序、有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。各部门确定综合素质好、爱岗敬业、工作细致的党员同志专门负责人事档案资料的收集、整理和报送，组建起一支管理员队伍。综合办公室牵头抓好人事档案管理人员队伍建设，经常与各部门档案管理员加强沟通联系，开展指导培训，帮助解决业务问题。同时，利用随机调研、党建工作月抽查季检查等机会对各部门人事档案管理工作进行检查指导、督促整改，提升交接、转存、整理、归档等工作的质量和效率。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。

（4）注重管理创新，提高利用效率。建立健全工作人员职责、查（借）阅制度、收集补充制度、鉴别归档制度、保管保密制度、检查核对制度、转递制度和档案室“六防”管理制度，完善档案移交、借（查）阅、（5）注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。通过对烟草企业档案管理工作流程的信息化改造，能够发现现存工作流程中存在的不足，通过及时改进后从而有效提升档案管理水平。将有利于档案管理人员的档案管理工作依据一定标准作业流程进行自然分解，也将极大地提升工作人员的工作规范化程度，降低工作人员岗位交接的管理和数据风险，为烟草企业知识资源的完整提供了有力保证。硬件上要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件，使人事档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更加高效化。

转递、接收等制度，建立健全各类台帐和登记薄，切实做到名册与档案相符，人员与内容相符，内容与要求相符。同时对人事档案实行了动态化管理和维护，按照《档案管理制度》、《档案查、借阅制度》等规章制度，坚持按制度办事，使档案工作有章可循、有据可依，实现了档案工作的制度化、规范化。档案部门要围绕机关工作，积极挖掘档案信息，在服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设上下功夫，把档案变成可利用的信息资源，通过档案资料的充分利用，使档案的价值得到充分的体现。

屈原云：“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”。总之，烟草商业企业要发挥干部档案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部档案的服务功能还体现在能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据年龄凭证、任职凭证、工资变动凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。我们应该抓住时机，从制度上和观念上更新，按照“四定”工作的要求，切实采取有效措施，积极探索新形势下人事档案管理工作的新模式、新方法，为人事用工收入分配制度改革的顺利推进奠定坚实的基础。烟草企业档案管理信息化是现代的企业整体信息化一个重要环节，在推进过程中，固然可能遇到种种困难，但是我们围绕着烟草企业中心工作，坚定不移，稳中求进，积极探索，在不远的将来，烟草企业档案管理信息化必将成为企业整体信息化助推器。