电子科技档案建设与管理机制研究

文/陈注文

电子科技档案建设与管理机制研究

文/陈注文

电子科技档案建设，就是以科技档案为核心，以计算机、网络、信息技术为手段，以现代管理学为理念，对传统的档案进行数字化处理，并收集现有的数字形态的电子档案，最终形成综合性的档案信息资源体系，以服务于本单位、全行业的一种新型工作模式。电子科技档案作为电子档案的一个子集，其管理模式也与电子档案类似。不过，由于科技工作中广泛应用了计算机技术，产生了大量的电子技术文件，如计算机编制的技术方案、程序、绘制的电子版图纸、计算机处理的数据和图表、实验结果以及鉴定报告等技术材料，其建设与管理工作又有所不同。

国外针对电子档案的管理，主要采用两种模式：档案馆的集中管理模式和档案存放机构的自行分散式管理模式。如美国和澳大利亚等国采取了档案馆的集中管理模式，而日本的大多数机构则选择了机构自行分散管理模式，电子档案都放在形成部门。相关研究指出，我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式。在机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅。目前，电子科技档案建设管理工作属于机构分散式管理模式，具体的建设与管理工作处于起步探索阶段，而相关研究尚处于空白阶段，需要开展理论与实操相结合的建设与管理机制研究。

1　电子科技档案特点

传统的纸质科技档案是手工填写或编制的。而电子科技档案是以计算机代替手工操作形成的，包括设计的图纸、编写的技术文件、编制的项目验收文件、打印的其他科技项目电子文件材料、存贮数据和程序的存贮介质、系统开发运行中编制的各种科技文档及其他科技项目信息资料等，电子科技档案有如下特点：

（1）电子科技档案的间接阅读性。

电子科技档案信息的间接阅读性是指其信息不能通过人工用肉眼直接读取。电子科技档案是在计算机系统中产生和使用的，其信息形态是数字化的，输入到计算机系统中的任何科技项目信息都将被转换成二进制代码，即用0和1的排列组合来表示和存贮、运算管理，用0和1代码记录的科技项目信息。即使是高级计算机人员也无法全部直接识读，人们对电子科技档案的识读管理只能借助于计算机系统。平时我们在计算机屏幕或打印到纸上看到的由文字、字母、数据和图形等构成的电子化的科技项目电子文件，是计算机系统通过代码转换，将0和l的组合转换显示为人们能够直接识读的文字、数据、字母、图形等科技项目信息形态，其实只不过是电子化后的科技项目文件某种输出形式而已。因此电子科技档案同可直接识读的纸质科技电子科技档案文件相比，间接阅读性是电子科技档案的突出特点。

（2）计算机技术为电子科技档案提供技术支撑。

电子科技档案的信息文件从生成、运算、传输到存贮都是通过计算机系统实现的，这就决定了电子科技档案对计算机设备和技术的依赖性。没有相应的计算机系统，电子科技档案不仅没法被识读，更不用说被处理、运算、传输和利用。电子科技档案的这个特性也决定了对其管理、保管和使用的独特性，即在保管电子科技档案的同时，还要保证计算机系统的可靠与安全运行。

（3）电子科技档案复制传输的可靠性。

电子科技档案从一个载体复制到另一个载体，或从一台计算机传递到另一台计算机，实际上是在计算机内部进行数字信号的传输处理。这种处理与传统的纸质科技项目文件的复制或缩微胶片的拷贝有着根本的区别。后者属于模拟量的处理，不可避免地出现清晰度下降、变形、信息失真或丢失等问题。而电子科技档案的复制传输．由于是数字化的信息处理，所以完全不存在清晰度下降、变形、信息失真或丢失的现象，其复制件、传输到其他计算机上的副本同原件完全一致，没有任何差别。

（4）电子科技档案信息内容可重写性。

计算机存储器如磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体的可重写性，计算机存储器的随机读写功能，以及科技项目电子文件与载体的分离性使得电子化后的电子科技档案文件信息内容增、删、改十分方便，且不留痕迹。这就为日后电子科技档案真实性、原始性鉴定和电子化文件的保密管理增加了难度。

（5）电子科技档案载体的不可靠性。

目前，电子化科技项目文件大多存储在硬磁盘、磁带、光盘等几种主要介质上。这些磁性介质与传统的纸张相比，可靠性较差，在常温常湿环境里容易发生结构变化，而且对磁场和有害气体、灰尘等也相当敏感。载体结构稍有变化，存储在其中的电子科技档案文件信息便会丢失或无法读出。因此电子科技档案载体的不可靠性对电子科技档案文件保管提出了更高的要求。

2　电子科技档案建设与管理机制

电子科技档案建设工程具有技术密集、时间长、建设工作复杂等特点，为确保建设工作质量和档案资料的完整、真实、系统、规范，建设单位要依法治档，严格执行《档案法》及国家有关部门对档案工程项目的规定，严格执行档案工作与项目建设工作三同步制度，对设计、施工、监理单位实行统一领导、统一管理；对电子科技档案管理工作要实行统一领导、统一制度、分级管理、集分结合的档案管理体系。

2.1建立电子科技档案管理责任体系

（1）将电子科技档案管理工作纳入各参建单位质量行政领导人责任制。 各参建单位要依照《档案法》和《国务院关于加强基础设施工程质量管理的通知》要求，建立和落实建设电子科技档案工作领导责任制，按照项目所属关系，将档案工作纳入工程质量行政领导人责任制和参建单位工程质量领导人责任制，把建设电子科技档案工作确实抓紧抓好。

（2）将电子科技档案管理工作纳入项目责任单位经济责任制和年终绩效考核内容之中，是对建设单位内部档案工作的约束和控制手段。建设单位每年将档案管理目标、年度归档计划、整编要求、利用成果、系统运用情况等细化成系数，列入到项目责任单位经济责任制年终绩效考评的内容，根据考核结果兑现奖惩。

（3）将电子科技档案管理工作纳入各级领导、业务人员职责范围之中。工程电子科技档案是工程质量管理的有机组成部分，各级领导、工程技术人员在工程建设管理期间，同时更要注重对工程档案的同步管理，将档案工作纳入各级领导和工程技术人员年终目标考核之中，严把督导关，应用职能手段提前控制。

（4）利用市场经济手段确保工程档案的质量。建设单位在工程项目与设计、施工、监理单位签定合同时，合同条款必须明确归档要求及质量，电子科技档案验收不合格，档案部门不审签、财务部门不予结算，运用经济手段超前控制。

2.2建设电子科技档案采集与管理平台

（1）电子科技档案信息采集平台建设。

数字化电子科技档案信息采集平台建设分四步进行：

第一步，对档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。建立的档案目录应包括档案所有的信息内容，不仅要对档案精细、科学地分类，同时要能够反映出纸质档案存放的地址以及每一部分内容所在的书册和所在的页码范围。

为了电子科技档案的真实、完整、可靠与可用，电子科技档案系统应按照《可交换图像文件格式》标准要求，自动在数字图像头文件中写入4个元数据值，并确保写入信息不丢失。4个元数据写入要求如表1所示。

第三步，将形成的各类电子化档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。对第二步完成的各类电子化档案汇总成册，在汇总的过程中进行数据检查审核工作，确保电子档案信息的准确性，同时完成纸质档案的归档工作。

表1　数字图像元数据格式

第四步，对电子化档案建立科学的检索方法。在完成纸质档案数字化、电子化后，将其中的内容与目录科学地联系在一起，建立科学、高效的检索方法。

（2）电子科技档案信息管理平台建设。

该平台主要功能包括电子档案接收、档案资料编目、在线检索利用、库房动态管理、档案资料征集、档案信息编研、数据报表打印、档案数字化、系统维护等功能。

（3）电子科技档案应用平台建设。

以往人们查阅历史档案信息需要亲临档案馆，通过阅览摘录、复制或者拍照等形式来获取所需信息，如果实现电子科技档案之后，档案资源以数字化形式存在，数字化网络平台为档案信息的快速获取提供便利条件。数字化档案信息在传递过程中可以同时进行多项传递，形成传递网络，而且可以通过网络方便地进行远程协助，利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间、任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。

服务对象扩大化和服务方式多样化使得电子科技档案馆与其他档案信息机构及用户之间的联系更加普遍和广泛，其用户范围也突破局域网限制。用户范围扩大化也带来用户需求的扩大化，从而用户需求信息类型也更加多样化、内容更加广泛化。

式中:I0为红外光源入射光强,I为有气体吸收时出射光强,k(λ)为CO2气体吸收系数,l为红外光光程,C为CO2气体的体积比浓度,单位为×10-6。

2.3建立子科技档案资源的开发、利用体系

（1）阅览服务。

档案部门设置现行文件阅览室和档案资料阅览室，向各单位、部门提供现行文件服务。阅览服务具有简便、快捷、质量、直接的特点，是最基本、最普遍、最简便的现行文件和档案资料服务形式。

（2）网络服务。

建立文档信息系统，实现网上办文、流转、借阅等功能。网络服务具有传播速度快、利用方便、不受地域限制、内容更新快的特点，是一种现代化的服务方式。

（3）编研服务。

为了更好地为各项管理工作服务，档案部门利用信息资源按专业、时间、行文单位进行编研，满足利用需求。编研服务是一种较高层次的现行文件、档案资料服务方式，具有周期长、主动性、系统性、时效性、史料性强，技术含量高等特点。

（4）咨询服务。

文书、档案人员根据利用者的要求，以现行文件和档案资料为依据，通过综合分析、以解答问题的形式，为利用者服务。

3　结语

根据电子科技档案的形成特点，采取相应的措施．切实加强电子科技档案管理工作，这是新时期科技项目研究或实施领域技术人员与档案人员需要共同研究和探讨的重要课题。本文探讨了电子科技档案建设与管理机制，希望能为电子科技档案建设工作起到一定参考与帮助作用。

陈注文（1964-），男，经济师，大专，任职于广东省科学技术情报研究所，从事科技管理研究工作。