信息化背景下高职院校资产档案管理系统的建设研究

石中叶+杨伟元

【摘要】高校的资产是高校办学的物质基础，高校的资产管理工作关系到高校的办学水平和健康发展。本文分析了当前高职院校资产档案管理工作存在的问题，并开展探讨，就信息化背景下高职院校资产档案管理的建设工作提出了合理建议。

【关键词】高职院校;资产档案管理工作

高校资产档案管理是高校资产管理、档案管理的重要组成部分，是提高办学水平，提升核心竞争力的重要举措，也是高校管理活动的重要内容。随着社会对高技能型人才的需求的加剧，我国各高职院校进入了高速发展期。在国家加大投人，社会企业捐资助学，高校自身的统筹发展，高职院校各方面条件都得到了很大的改善。随着高职院校教育教学改革的深入，高职院校资产的增多，其档案管理落后问题凸显。各高职院校急需加强高职院校资产的管理，改变传统的管理模式，提高资产利用的效率。

随着资产种类、数量的增多，高职院校资产档案管理工作更加复杂化。信息化技术的高速发展对各行业领域带来了革命性的变革，落后的资产档案管理模式严重制约了高职院校的发展，信息化技术的应用已经成为高职院校资产档案管理的主流趋势。

一、当前高职院校资产档案管理现状分析

1、高校资产档案管理指导思想不明确

由于高校的非营利的性质，高校建设资金主要依靠于国家和政府的财政拨款，受该体制的影响，高校资产管理形成了难以突破的固有的思维模式：重资金投入，轻日常管理，管理方法和模式滞后。另一方面，传统高校资产管理是一种静态的管理，由于高校固定资产的种类繁多，数量庞大。这种管理只能简单的记录资产的数量、价格、型号等信息，而在实际使用中，则不能及时有效地反映资产的周转环节、流动以及报废、折旧等等信息。动态管理的缺乏不能有效反馈资产使用情况。

2、管理的责任主体缺位

高校资产档案是伴随着资产的产生、使用而形成的一种专业性档案，具有关联主体多、专业性强、产生过程漫长、信息量大等特点。其管理工作涉及部门多，人员广。学校档案管理部门虽对学校所有的档案管理工作具有管理和指导职责，但人员和资产管理专业知识的缺乏，无法关注到资产档案产生的每一个环节和所有对象，无法承担直接的管理责任;国有资产管理部门是资产形成的主导者，其主要职责是规范采购、合理配置、安全管理资产，但缺乏资产档案的管理知识与责任意识，也无法独立系统地设计和管理资产档案;其他资产责任单位一般只负责职责范围内资产所产生档案信息的相关管理工作，更不可能全面负责资产档案的建设与管理工作。高职院校资产档案管理的特性决定了其责任主体非单个单位所能完成，这直接造成资产档案管理的无序化，导致大量档案信息遗失、变形，严重影响资产档案信息的真实性，造成效能低下。

3、高校资产档案管理缺乏专业的管理人员

高校档案工作人员除综合档案室或档案馆人员为专业专职人员外，资产档案管理人员大多为非专业兼职人员，资产档案管理非其主要工作，其档案工作知识技能主要靠实践摸索和自学提高，专业水平参差不齐。且兼职档案人员流动性大，岗位人员流失严重，一定程度上加剧了资产档案人员整体素质的下降，而档案业务培训工作在高校很难像干部、教师培训一样得到应有的重视，缺乏常规化培训机制，资产档案人员业务素质的提升也难以得到实现和保障。

二、信息化背景下高校资产档案管理的建设的途径

1、加强资产管理的系统性建设

高校资产管理实践活动有自己独有的运行机制、管理制度、内容体系、人员队伍和技术标准，是一项规范的系统性工程。相应的，高校资产档案管理作为资产管理活动的映像反映，本身就不可避免的具有系统性。只有以系统整体目标的优化与实现为准绳，科学分析、协调各子系统的相互关系，才能促进事物的整体平衡发展。因此，各类高校的档案工作者应高度重视资产档案管理工作，树立系统意识，强化系统建设与管理，促进资产档案建设水平的整体提高。

2、提高高校资产档案管理的效能

高校资产档案管理应遵循管理的效能性原则，通过创新管理理念，完善管理内容，改进管理手段和方法，更好地发挥档案管理效能，真实地反映高校资产的使用状态，为改革资产管理方法和手段提供依据，从而促进高校资产使用效能的再提高。资产档案效能管理的核心是分析和利用资产档案中的资产使用数据，而传统的纸质档案恰恰最不利于相关数据的统计与分析。因此，我们要提高资产档案的管理效能就一定要加快档案管理的信息化建设。

3、加快资产档案管理的信息化建设

信息化时代的到来给人们的工作和生活带来无限的便利，同时也改变了传统的工作模式，实现高校资产档案管理信息化可以加强对资产档案管理工作的监督，必定能促进各项管理措施的有效实施，同时也会给资产档案管理者带来方便，可以简化繁琐的工作流程。

以数字化、智能化校园建设为契机，推行资产档案编制、接收和保管的数字化、多媒体化，实现技术创新。加强资产档案管理人员的信息化能力培训，推行数字化馆藏建设，实现藏、阅、利用智能化，编研工作网络化。高校应开展国有资产档案的数字化和网络化实现档案信息资源的共享，以便为学校规划决策及时提供准确的基础数据，更好地为教学科研服务。同时，根据所归档的档案资料建立信息网络，建立统一规范的国有资产档案信息数据库，实现信息资源的开发和利用。

三、结束语

资产档案管理信息化是资产档案管理的必然发展趋势，顺应时代发展潮流。高职院校要转变观念，树立现代化的管理理念，建立完善的资产档案管理信息化制度，提高管理人员的综合素质，建设统一标准体系，实现档案信息共享。作为高等院校的资产管理工作者和档案工作者，要针对高校资产档案管理中存在的问题，切实加强管理，使资产档案工作更好地服务于学校的科学发展，确保资产的安全完整，实现资产的合理配置，提高资产的使用效率，共同为推动高等教育事业的健康发展做出应有的贡献。

【参考文献】

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