机关工作如何克服忙乱现象

文/解放军空军空降兵学院参谋系 胡细木



机关工作如何克服忙乱现象

文/解放军空军空降兵学院参谋系 胡细木

【摘要】忙乱是机关工作的大敌。克服忙乱现象应注意提高自身素质和效率，弄清领导意图，加强工作预见性，利用好时间和现有成果，积累工作经验和资料。

【关键词】机关工作；克服忙乱

经常听到一些机关工作的同志抱怨工作忙。忙与乱并不存在必然联系，但处理不好，就会因忙生乱，或因乱更忙。造成忙乱的因素比较多，主要还在自身。忙乱是机关工作的大敌，克服忙乱现象应注意以下几点：

一是努力提高自身素质。提高自身素质，是提高工作效率、克服忙乱现象的基础。面对大量的机关工作，在人员不增、任务不减的情况下，唯有提高工作效率。提高效率是建立在科学安排和提高自身素质的基础之上，否则就会欲速则不达，提高效率只是一个良好的愿望。提高素质要靠勤学苦练，钻研提高业务水平，丰富自己的知识面，清楚工作内容、程序、标准，样样工作拿得起。有了这样的素质，即使工作多一些，也可以应付。而如果干啥啥不行，一小时能干完的工作却要半天，写篇几百字的公文也要返几遍工，当然会造成忙乱。为此要求机关人员要爱岗敬业，把工作当成事业。

二是弄清意图再干。机关工作大量的是围绕贯彻领导意图、实现领导决心而进行的组织计划工作。如果不清楚领导意图，或把领导意图理解错了，就会造成白忙乎。西方有一句谚语：目标正确的跛子胜过方向错误但健步如飞的人。用这句话说明搞清单位领导意图的重要性是非常贴切的。当领受一项任务后，不要匆忙动手，要首先把领导的意图搞清楚，把任务的性质、目的、要求搞清楚，把事情的来龙去脉搞清楚。有的同志对领导意图似懂非懂，也不多问，凭想当然，结果事情办完才发现与领导的要求南辕北辙，只好重新开始，怎不忙乱？有的同志了解领导意图既快又准，而有的翻来覆去不明白，差距在于对全局工作的了解、重点工作的把握、历史与现状的了解、业务的熟悉程度，对领导思想、工作和思维习惯的掌握。这一切，都取决于平时是否用心和努力。为了确保理解意图的准确性，可在受领任务之后，简要地口述自己对任务的理解，得到领导的认可再干。

三是增强工作的预见性。产生忙乱现象的原因，有时并不是由于工作太多，而是因为工作缺乏预见性，感觉来得突然，没有思想准备，因而措手不及，陷入忙乱状态。增强工作的预见性，要注意三点：一要注意收集各方面的情况，进行科学归纳整理和综合分析，预想可能出现的问题和处理预案。二要掌握本单位、本部门工作的季节性特点和规律，主动作为，提前进入情况、准备资料、考虑方案，防止临时“抱佛脚”，造成被动应付。三要根据领导风格把要做的工作想在领导前，做在领导前。不同的领导有不同的工作习惯，有的注意提前打招呼，有的不注意提前打招呼，不要则已，一要就很急，预有准备，就会忙而不乱。

四是科学利用时间。上班期间零散时间不少，但有的同志不会科学利用，因时间不够而造成忙乱。科学利用时间就是通过统筹安排自己的时间表，充分利用上班的每一分钟，把工作干完，不要无限制地向八小时以外要时间。统筹安排好自己的工作，按照需要集体完成和自己个人完成的工作一一列表，区别上级布置、例行、下级请求工作三个层次和轻重缓急，计算并安排好完成时间，并为不可预见的工作留出时间，还要尽可能留出一点阅读文件、书报和积累资料的时间。对个人担负的例行性工作（如情况的汇报上报等），要尽可能提前准备；对需要集体完成的工作，要积极参与，充分发挥作用。每天上班前，要把当天必须办的事情列个清单，排一排顺序，划分一下时间。整块时间处理大的工作，小块时间处理小的工作，充分利用零星时间，最大限度地减少无所事事的时间。对于临时性工作，有的要即到即办，来一件办一件，有的则需要适当集中一下，一块办理。科学利用时间方法很多，要注意从实践中摸索、体验，不断提高自己的时间利用率。

五是充分利用已有成果。机关内部各部门间的工作是有联系的，这就要求机关人员在工作中要注意利用他人或相关部门已有的工作成果，而不必每项工作都从零开始。比如，针对某项工作甲部门已经作了系统调查，并且写出了调查报告，乙部门需要这些情况时，就可直接向甲部门借阅调查报告，然后根据需要有针对性地进行补充调查，避免重复性劳动。为此应注意与机关其他部门的同志保持业务上的联系，随时了解其与本部门相关工作情况，收集有用信息；同时应经常向相关部门通报本部门工作情况，征询工作意见。这对于提高工作效率，发挥综合效益是非常重要的。

六是注意经验和资料的积累。总结经验、积累资料是机关人员提高工作效率、减少忙乱现象的有效措施。有的同志完成任务后不重视或不善于总结经验、积累资料，两手空空，下次受领类似任务，一切从头开始，效率可想而知。而有的同志则相反，下次受领类似任务后，很快就能进入情况，有现成经验和资料可以利用，提高了工作效率，减少了忙乱。因此经验和资料的多少与克服忙乱现象有着密切的关系，机关人员要十分重视总结经验和积累资料，随着工作时间的增长，经验逐渐丰富，完成任务就不会忙乱。