基于馆室一体的数字档案室建设探析

韩亚洲/上海大学图书情报档案系

数字档案室建设指在档案信息化建设的大环境下，综合运用信息技术和网络技术并按照档案工作的新要求、新特点，应用文档管理一体化的理念对传统档案管理模式、流程和体制进行变革，对电子档案管理模式、流程和体制进行新的定位，以期实现档案管理和档案服务的现代化、数字化、网络化的工作[1]。从档案室到数字档案室的变革，是档案工作“收”“管”“用”的全方位变革，建设数字档案室需要转变工作思维，运用新观念全面变革档案管理方式和利用方式，从而形成全新的档案工作体系。

1 数字档案室的建设模式

数字档案室建设模式主要分为两种，即档案馆、档案室独立建设和档案馆、档案室一体建设。其中，馆室独立的数字档案室建设是指数字档案馆与数字档案室根据各自的理念和方法独立开展资源体系、管理体系、利用体系建设，构建电子档案工作体系。在该建设模式下，数字档案室和传统档案室工作内容存在诸多相同之处，负责档案室阶段的数字档案收集、管理和利用，以及购买软件、建设网站、进行技术维护、负责安全保障建设等，整个档案室阶段的电子档案管理工作都由档案室独立完成。馆室一体的数字档案室建设是指数字档案室建设借势并融入区域数字档案馆建设，由数字档案馆统一管理电子档案，包括通过搭建网上查档模块的方式接管数字档案室的档案利用工作，而数字档案室主要负责资源建设工作。在该建设模式下，数字档案室将档案信息发布模块建在区域数字档案馆的网络服务上，网站空间、技术维护、数字资源存储、安全保障、标准制定全部架构于区域数字档案馆平台，数字档案室无须购买软件、服务器、存储器等。

馆室独立的数字档案室建设使馆室建设呈现出明显的文件生命周期痕迹；馆室一体的数字档案室建设将文件的运动过程视为一个连续统一体，文件生命周期的阶段痕迹不再明显，适应了电子文件管理的需要。

2 数字档案室建设模式分析

2.1 馆室独立的数字档案室建设存在问题

馆室独立的数字档案室是数字档案室建设和运行的初级阶段，也是我国现阶段数字档案室建设的主要模式，但这一模式存在诸多问题，其中“碎片化”问题最为明显。具体来说，馆室独立的数字档案室建设问题主要体现在以下三个方面。

第一，资源分散。在传统档案管理体系中，各机关单位形成的档案必须按照相关规定定期向本单位档案室移交，由档案室进行集中统一管理。这种管理体制在传统环境下基本满足了本单位档案利用需要，但当前很多工作并非由某个单位单独完成，而是需要多个单位协作开展，馆室独立的数字档案室建设使该阶段的档案分散在档案室的小圈子内，致使档案资源过于分散，导致大量的“信息孤岛”问题，无法实现档案信息效益最大化。

第二，投入过大。在馆室独立的数字档案室建设模式下，档案室需要自行建设网站、购买软件设备、维护设备、制定标准、建立安全保障体系等，在这一过程中投入了大量的人力、物力、财力。而馆室一体的数字档案室建设模式则可以把网站建设、设备维护、信息安全保障等工作交给档案馆来做，档案馆也只要建设一个网站、一套标准、一套安全体系就可以满足该区域的需要；并且数字档案室的档案可以直接归入数字档案馆，这样档案馆不必重复进行数字档案资源和系统建设、不用担心数字档案的格式等问题。相比而言，馆室独立的数字档案室建设无法发挥档案室承前启后的作用，投入过大造成了资源浪费。

第三，利用困难。馆室独立的数字档案室建设模式使得一些单位档案室存在自我封闭、自给自足思想，这极大地束缚了档案工作的发展；档案室各自为政、片面追求“小而全”的室藏体系，阻碍着档案资源的利用工作[2]。另外数字档案分散保存在各单位的数字档案室内，存在软件系统不同、硬件设施不一、数据库结构不相同等问题，造成数字档案室之间、数字档案室与档案馆之间不兼容，致使档案利用困难重重。

2.2 馆室一体的数字档案室建设具有优势

第一，能满足数字档案管理的要求和保障数字档案的安全。馆室一体的数字档案室建设以数字档案馆为依托，在确保数字档案与传统档案管理模式的有机衔接下，充分发挥现代信息技术优势，把数字档案室与数字档案馆建设成为统一的有机整体[3]。数字档案室的档案目录与档案内容可随时向数字档案馆查询和移交，且移交后档案形成部门与档案室仍可以随时随地调阅数字档案馆的数字档案，这不仅突破了传统的档案管理模式，还突破了馆室独立的数字档案室管理模式。在电子文件时代，文件的运动规律可能会产生逆向，后一阶段的文件有向前一阶段运动的可能，所以馆室一体的数字档案管理模式适应了数字档案管理的要求。另外，馆室一体的数字档案室建设要求档案馆统一保障数字档案安全，相较于由数字档案室独立保障数字档案安全的做法，由档案馆保障安全的做法更能确保数字档案的安全。

第二，实现档案资源的整合和共享。在传统的工作模式下，单位内部档案分散保管，且档案室的服务对象一般局限于本单位的各个部门，很少对外开放利用。馆室一体的数字档案室建设有效整合了分散在各单位档案室的档案资源，由数字档案馆对这些档案资源进行统一保管，在此基础上可建立该区域统一的档案信息资源服务网。另外，档案信息资源在区域内实现整合后，会产生规模效应，利用者利用档案时可以在数字档案馆内统一检索，得到该区域内的所有相关档案，从而促进档案信息资源的共享，更好地满足利用者需求。

第三，确保档案数据的规范性。馆室一体环境下制定的相关制度和标准，为归档到数字档案馆的数字档案提供了规范格式，确保了档案数据的规范性；对电子文件进行管理，不仅要收集电子文件，还要收集相关的元数据，确保电子文件信息的原始和真实，这也是保证档案数据规范性的重要手段。如果采用馆室独立的建设方法，档案馆要收集电子文件和元数据就非常困难，常常是收集纸质档案后再进行数字化处理，这样既增加了工作量，也不能确保档案数据的规范性。

3 馆室一体的数字档案室建设中的馆室分工

3.1 档案室工作

在馆室一体的数字档案室建设环境下，档案室的主要工作是开展数字资源建设。数字资源建设是数字档案室的核心工作，主要包括四个方面的内容。第一，档案目录数据库建设。按照室藏档案的相关标准建设档案目录数据库，可以提高档案检索效率，更好地利用档案。第二，专题档案数据库建设。根据实际工作需要，围绕某一专题进行数字档案的收集和整理，形成便于利用并能够发挥规模效应的专题档案数据库。第三，传统载体档案的数字化。运用扫描、转换等技术，对传统档案载体进行数字化加工。第四，电子文件的积累和归档。对文件形成部门在办公过程中形成的文件进行收集、鉴定、整理并加以保存[4]。

3.2 档案馆工作

一方面，从基础设施建设角度来看，主要包括三部分：首先是网络建设。由于档案工作的特殊性，网络建设要具有相对独立性，在相对隔离的环境下开展档案数据整理加工和存储管理。换言之，数字档案室的档案数据网要与数字档案馆和单位办公系统的数据网联为一体，并与互联网隔断[5]。其次是硬件设施建设，硬件设施主要包括数字档案信息采集设备、数字档案存储设备和综合管理设备[6]。需要指出的是，档案馆的硬件设施由档案馆负责，档案室的硬件设施由档案室负责。最后是软件设施建设。软件设施由档案馆统一采购或研发，然后在馆室一体建设的范围内推广使用。

另一方面，从档案服务体系建设角度来看，建设完善的档案利用服务体系是数字档案室建设的目标，在馆室一体的背景下，数字档案室架构于数字档案馆内，对外提供利用服务要通过数字档案馆的系统进入，所以服务工作由数字档案馆统一负责。

3.3 档案室与档案馆的联动机制

第一，顶层设计。通过对比不同数字档案室建设，发现数字档案室在定位上、制度和标准建设上、工作实践上存在很大差异。因此，数字档案室建设的顶层设计和整体规划显得尤为重要。

第二，制度建设。制度建设是数字档案室健康发展的保障，档案馆需要建立健全本系统内的数字档案室管理制度，以保证数字档案室工作有序开展。制度建设包括三类：一是电子文件归档制度，包含电子文件归档范围、格式、程序、方法和质量要求等要素；二是档案数据管理维护制度，包含数字档案修改、删除、销毁等操作、方法和要求等要素；三是档案安全制度，包含安全职责要求、系统权限、使用范围要求等要素；四是利用服务制度[7]。

第三，标准制定。制定标准时，要确保国家各类标准规范能够得到贯彻落实，保证数字档案资源的对口移交和报送，最大限度地实现档案信息资源的共享。由此形成完整的标准体系，对数字档案室的文件和档案进行连续管理，保证档案的真实性和完整性[8]。

4 结语

馆室一体的数字档案室建设模式是一种优越的数字档案室建设模式，可以使档案室与档案馆在明确分工的基础上，减少双方的工作量，进一步提高工作效益，避免资源重复建设，最大限度地发挥档案信息资源的规模效益，是一种值得探讨和推广的数字档案室建设模式。

注释与参考文献：

[1][4]梁绍红．如何建设基层数字档案室建设[J]．浙江档案 ,2009(6):50-51．

[2][7]杨智勇,何宏甲．基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J]．档案学通讯,2012(6):68-71．

[3]王凤敏,蒋海琴．数字档案室建设实践与思考[J]．中国档案 ,2012(1):58-61．

[5]吴新宇．数字档案室建设的要求与内容[J]．浙江档案,2011(8):48-49．

[6]杨智勇,何宏甲．集成式数字档案室管理系统的构建[J]．档案与建设,2012(9):15-18．

[7]黄东霞．高校数字档案室建设探索与实践[J]．档案学研究,2008(2):23-25．

[8]唐玲．数字档案室建设[J]．经营管理者,2012(5):111．