现代管理学在查档高峰中的应用

■邢常秀王增强

现代管理学在查档高峰中的应用

■邢常秀王增强

本文借鉴现代管理学的方法，将查档高峰分为事前、事中、事后三个阶段，分别阐述档案机构在各个阶段应注意的事项。

现代管理学查档高峰查档高峰管理

随着我国经济社会的快速发展和人民群众档案意识的不断增强，各地档案机构查档高峰出现的频率呈上升趋势。近几年，全国多地综合档案馆和部分单位综合档案室就先后迎来了原民办、代课教师与原村党支部书记和村委会主任等多个群体的查档高峰，短期内档案机构接待查档人数和查阅档案数量达到了之前几年甚至十几年的总量。如何妥善应对查档高峰，让查档者满意而归，成为档案部门不得不面对的一个新问题。本文借鉴现代管理学的方法，将查档高峰分为事前、事中、事后三个阶段，分别阐述档案机构在各个阶段应注意的事项。

一、查档高峰事前管理

现代管理学认为，一项工作的管理是一个系统化的动态过程，只有每一个环节都得到了有效管理，才能实现结果的最优化。对于一项持续时间较长，程序较为繁琐的工作而言，有效的事前管理是确保工作顺利开展的必要前提。在查档高峰期间，短时间内会有大量查档者涌进档案馆，工作量是平时的数倍。如果只关注事中，在查档高峰到来后才开始谋划管理，档案机构必然会在查档高峰到来之时陷入不同程度的混乱，造成查档效率低下，查档活动进展缓慢，进而使群众满意度下降。因而查档高峰的管理，必须延伸到事前，也就是查档高峰到来之前。具体而言，档案机构可以从以下几个方面着手开始准备工作：

1.及时了解政策变化，对查档高峰有所预判

我国各级档案馆和相关单位综合档案室出现的查档高峰有相当一部分是由国家和地方政府针对某一特定群体出台的政策所导致的，比如，各地干部选拔考试往往会伴随报名考生集中到组织人事部门和档案馆查档的现象；全国多地档案馆和相关单位综合档案室最近出现的原民办、代课教师与原村党支部书记和村委会主任两次查档高峰也是由于政府相关政策所导致；2014年，“单独二孩”政策实施后，由于办理相关手续时需要出示夫妻一方的独生子女证，引发了一轮独生子女档案查阅高峰。这些查档高峰的出现都是源于政府部门针对某一群体所推出的新政策。有鉴于此，各地档案馆和各单位档案部门应及时了解国家和地方的政策变化，对查档高峰有所预判，这样就可以有的放矢，及时做好准备。

2.合理制定查档计划，并及时告知公众

查档高峰对档案机构而言是一项非常繁重的工作，如果没有计划，必将影响查档高峰期间的正常工作。如果档案部门关注政策变化，并对查档高峰有所预判，档案部门就可以有比较充足的时间来制定查档计划，在高峰到来之后再根据实际情况调整。如果档案部门没有根据政策变化对高峰做出预判，也可根据查档人数及查档问题的变化，判断查档高峰的出现。档案机构可以将查档者按某种标准（如所属区域）分为多个批次。制定计划之后，档案机构还应通过下发通知、乡镇和村广播、电视媒体等各种可能的方式，将查档计划告知每一位查档者，方便查档者做好时间安排。

3.掌握需要查阅档案的种类和数量，做好查档人员培训

查档高峰期间，档案机构需要提供查阅种类和数量都非常庞大的档案，接待的人数是平时的数倍。如果查档人员对这些档案不熟悉，势必影响查档的效率。档案机构应在查档高峰到来之前，充分掌握需要查阅的各类档案的信息，并对查档人员做好培训。这样可以极大地提高查档效率，保障档案机构顺利度过查档高峰。

二、查档高峰事中管理

科学的事前管理为查档高峰的到来做好了充分的准备，但查档高峰本身带有很多不可预见性因素，这就要求档案机构事中管理要精细化，确保查档高峰期间出现的每一个问题都能得到妥善解决。

1.合理分配人员，为查档者提供耐心、细致的服务

我国各级档案馆和单位综合档案室都不同程度面临人员不足的情况，这对其应对查档高峰造成了一定的影响。因而在查档高峰期间，档案机构应合理调度人员，使每个环节都有人负责，同时充分发挥每个人的优势，使合适的人处在合适的工作岗位上，为查档者提供耐心、细致的服务。在必要的时候，可以抽调其他相关部门的工作人员协助查档，这样既可以缓解档案部门人员不足的问题，也有利于新政策的解释和落地工作。

2.在利用形式上逐步以电子档案代替纸质档案

查档高峰期间，大量查档者涌入档案机构，如以纸质档案为媒介，多人频繁翻阅，极易造成档案丢失、损毁，且查阅效率低下，容易漏检，而电子档案则具有查阅方便、不易损毁、效率高的特点。这就要求档案机构要积极争取条件，将馆藏档案数字化，并尽快掌握相关的查阅、维护技术。在经费不足的情况下，应优先将就业、社保等民生档案数字化。

3.与相关单位合作，及时沟通工作进度

由于查档高峰多数与政策的变化有关，因而往往会涉及多个不同的部门，档案机构只是作为档案的提供方，在中间发挥服务的作用。因而，档案机构应与相关单位和部门合作。在查档过程中，档案机构应及时与相关单位沟通工作进度，以保障整体工作的有序开展。

4.及时总结工作中遇到的难点和问题

查档高峰有很强的不可预见性，档案机构不可能在事前将每一种情况都预料到。在查档过程中，档案机构随时可能遇到新的难点和问题。这就要求档案机构在查档过程中及时总结，并寻找对策，以解决这些难点和问题，保障查档工作正常开展。为此，档案机构可以建立查档人员定期交流、汇报工作的机制，以及时发现并解决问题。

三、查档高峰事后管理

每一次查档高峰，都需要档案机构动用大量的人力、物力，在这个过程中会产生很多经验、教训，这些都是档案工作的宝贵财富，对档案机构以后的工作具有很大的借鉴意义。档案机构应在事后及时对查档高峰进行总结和评估。具体而言，主要包括下面两个步骤：

1.个人和部门自查，撰写工作报告

查档高峰是对档案工作者体力、耐力、思维等多种能力的集中检验，也是提高自身工作能力的一次绝佳机会。在查档高峰结束后，参加查档工作的人员和部门要及时自查，总结个人和部门在查档高峰期间的经验教训与心得体会，并形成书面的工作报告，为之后的全体会议做好准备。

2.召开全体会议，探讨经验得失，总结查档规律

在个人和部门自查的基础上，档案机构应及时召开全体人员会议，交流个人和部门工作报告，根据查档高峰之前制定的工作计划，探讨此次查档高峰的经验得失，推广先进经验，批评错误做法，总结查档规律，为今后的档案工作提供参考。

查档高峰对档案机构而言是挑战，也是机遇。长期以来，我国各类型档案机构的档案利用率都处于比较低的水平，档案工作因而陷入比较尴尬的境地。妥善应对查档高峰有助于档案机构改善自身形象，提高档案工作者社会地位，同时查档高峰也是培养和提高人民群众档案意识、塑造政府形象的绝佳机会。档案机构应充分认识查档高峰的重要性，做好事前、事中、事后每一个环节的管理工作，为查档者提供最满意的服务。

[1]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008.

[2]刘熙瑞.现代管理学[M].北京：高等教育出版社，2007.

[3]嘉定区档案馆.嘉定区档案局馆数措并举应对查阅高峰[EB/OL].[2015-12-30].http: //www.archives.sh. cn/zxsd/201405/t20140513_40788.html.

[4]韩纪元.山西省档案馆查档规律分析[J].山西档案,2003（4）.

[5]王增强.新时期县级档案馆查档规律探析[J].山东档案,2014（1）.

作者单位：诸城市国土资源局诸城市档案馆