数字化环境下档案信息资源管理的问题及对策

程文芳

(安徽大学管理学院 合肥 230601)

数字化环境下档案信息资源管理的问题及对策

程文芳

(安徽大学管理学院 合肥 230601)

随着计算机和网络技术的飞速发展，全球加速迈入了信息化时代，信息化和网络化已渗入到社会的各个领域。档案工作作为各行各业的一项基础性工作，也面临着新的挑战和改革。档案与每个人的生活息息相关，任何人不能脱离档案而存在，因此，重视档案工作，加强档案管理，增强档案意识，深化档案改革，保证档案信息资源的安全性，成了新时期应对新技术的冲击必须亟待解决的重大任务。在数字化环境下，必须改变传统的管理模式，紧随时代潮流，充分发挥计算机和网络等现代化技术去管理和利用档案，使档案管理的方法和水平符合社会发展的需要，推动档案事业不断向前发展，更好地服务于社会。

数字化 档案管理 信息化 问题 对策

档案管理关乎着国家档案事业的兴衰与成败，从档案管理的本质属性和基本作用角度分析，它是一项兼管理性、服务性、政治性于一体的工作。档案管理的落脚点在于为个体或单位提供所需的档案信息，促进其工作或活动顺利进展。

当今社会，科学技术飞速发展，云计算、大数据、“互联网+”已成为现阶段社会的代名词，信息化和网络化彻底改变了人们的生产、生活方式。随着计算机网络技术的推广，网络化办公已成为社会主流，数字档案的实现不可逆转。为了跟上时代步伐和满足工作需求，必须尽快把信息技术引入档案管理工作中，更新档案设备。目前，我国的档案机构虽改变了以往单纯地依靠传统的手工整理、存储、统计、查阅、管理的模式，但总体水平依旧很落后，档案工作未能充分搭上信息化快车，不能完全满足用户的需求，档案检索、查阅功能较差，用户使用档案依然很不方便，常常受到时间和空间的限制[1]276。因此，必须加快实现档案信息资源的信息化，利用数据库信息技术和网络技术来存储和管理档案，促进档案工作朝着数字化、标准化和快速化方向深度发展。

一、国内外档案信息资源管理的研究现状

1.国内研究现状。近年来，信息技术革命的浪潮铺天盖地，我国档案事业的现代化进程也在改革中不断前进，采用计算机网络技术管理档案基本在全国推广，数字档案馆的建设已成为时代趋势。尤其是在21世纪，国家和政府不断加大财政支出，旨在促进档案事业信息化的快速发展。目前，我国档案机构不断正规化，管理规范化，并引进了大量高科技的档案设备，档案界出现了一派新气象。但是，在档案事业大发展的同时，问题也越来越尖锐，档案信息资源管理的信息化程度不高，服务的深度和广度不够，用户利用档案仍以被动为主，档案保护技术还需进一步改善，数字档案馆的检索、存储等各项功能仍不完美。总之，我国的档案信息资源管理还处于初期，要全面实现数字化档案馆，未来还有很长一段路要走，这就需要所有档案工作者的共同努力，借鉴其他国家先进的管理理念和技术合力推动。

2.国外研究现状。国外尤其是一些发达国家，他们较早接受新思想和新事物，注重理论与实践的结合，数字化档案馆建设较早，基础好。英、美等一些国家尤其重视人才的培养，重视学习新技术，倡导为各行各业输入高素质的人才和整个国民素质的提高。档案馆作为一种基础的文化产业机构，必然会接受信息化革命的洗礼，一大批接受新思想，拥有高超的计算机网络技术和档案专业知识的复合型人才相继步入档案界，为各国档案事业的辉煌发展出谋划策，不断改善技术和设备，并较早建立了数字档案馆，实现档案资源共享。如今，国外的档案信息资源更趋向于国际化发展，并把信息安全问题摆在瓶颈位置，倡导通过法律渠道维护信息安全。此外，他们善于利用社交媒体这一新的服务媒介为档案信息资源的服务与发展提供广阔的天地。

美国档案事业就是紧跟时代需求，通过各种社交媒体促进档案信息的传播与利用，加深公众与档案的联系，增强公众的使命感，使他们自发地为档案的发展贡献自己的力量。此外，美国的档案馆除了提供传统的档案之外，还是提供着多种信息服务的综合性机构[2]16。

二、我国档案信息资源管理存在的不足

近年来，尽管我国的档案事业获得了大发展，数字档案馆、档案网站相继建立，档案信息资源实现了合理化管理，并朝着多元化、标准化、多层次化方向发展，档案工作逐步跨入到信息化时代。但事实证明，科技越进步，档案信息资源管理的缺陷也就越明显。

1.数字档案馆覆盖率较低。纵观全国来看，数字档案馆的发展极不平衡，建设水平也存在很大差异，仅在一些发达地区成长较快，不少偏远地区或较落后的地区成长缓慢甚至没有萌芽，且缺乏个性化[3]16。此外，数字档案馆的发展仍处于初期，各方面不够完善，可用信息比较匮乏。

2.档案信息资源的检索功能带来的弊端。（1）用户使用受限。在大数据环境下，档案信息资源信息化、数据化，用户习惯了传统的纸质档案的查阅，思想上也一直偏重于纸质档案，面对档案网站强大的检索功能，限制了文化层次较低的用户的使用，用户很难在较短时间内准确获取所需的档案，同时也降低了档案的利用率，不利于档案价值的实现[4]66。（2）检索功能较差。检索功能是数字档案馆发展的基础和关键。我国档案信息资源的检索功能虽然一直在改进，但检索方式仍然很单一，缺乏多样化的检索通道，检索工具较落后，检索速度慢，数据少，检索界面复杂，不少档案馆只提供站内检索，不提供站外检索。上述这些问题将导致用户在检索所需档案时，耗费大量的时间和精力[5]167。

3.缺乏用户与档案工作者的在线交流与互动功能。任何一项工作或者设施等事项，都是在不断地批评与改进中向前发展。档案工作的最终目的是为用户提供信息服务，因此，档案工作是否符合用户需求是档案工作者最基本的追求。但是，很少的档案馆有用户互动这个功能，大大限制了用户与档案工作者的沟通与交流，用户的建议、信息需求和意见无法及时传达给档案工作者，无法进行信息反馈，用户没了表达自身想法的渠道，最终将失去对数字档案馆的信任，数字档案馆的发展也受到了限制。

4.数字档案信息资源管理存在安全隐患。电子档案离不开计算机和网络的操作，离不开档案工作者素质和专业技能的提升，更离不开技术的支撑。但是，一旦这些没有被好好利用，不仅不会促进电子档案的发展，很可能会给其发展带来安全隐患，甚至带来重大损失。计算机的操作办公系统、软件应符合数字档案资源的要求，馆员应定期检查计算机电源、存储和检索等功能是否可以正常工作，如果这些方面出现问题，很可能会造成电子档案的丢失或无法存储，用户检索不到相关信息。在存储档案的过程中，如果没有采取合理的措施进行存储和保管，也会出现大量安全隐患。存储时，如果没有对存储介质进行检查，一旦损坏，就会造成数字资源的丢失，没有保存的档案有可能彻底无法找回。在存储中，必须抵制黑客的攻击，若未能成功阻止，他们有可能篡改和伪造数据，导致档案数据不真实。电子档案的发展还需要技术支持，现在是互联网的时代，先进的计算机网络技术和存储检索技术可以有效地保管电子档案，若技术存在缺陷，档案信息将会泄露。

5.工作人员素质的影响。档案工作者的素质与档案的安全隐患息息相关。如果档案工作者素质差，专业技能低，安全意识薄弱，有的甚至没有接受岗前培训，他们很难在短时间内适应该工作。他们体会不到档案工作的重要性和保密性，对安全隐患没有清晰的辨析能力，很容易造成严重的后果[6]162。在馆内，个别工作人员缺乏责任意识和职业操守，不遵守规章制度，不履行职责，甚至为了个人利益，不惜借助自身条件和便利出售相关档案信息，危害我国信息安全。

四、改善我国档案信息资源管理的措施

目前，我国数字档案信息资源的管理存在着很大的不足和安全隐患，我们应采取各种措施，发挥各方力量，提高管理水平，健全相关法律法规，让不足得到改善，让危害降到最低，发挥一切有利因素，保障档案信息资源实现最大化的效益和利益。

1.国家财政支持。在大数据环境下，数字档案馆的建立不可逆转。但迫于经济和地区因素，发展极不平衡，这就需要国家财政加大对落后地区的投入和支持，完善软硬件设备，改善馆内环境，提供更多的信息资源，提高档案工作者的福利待遇，创造一切有利因素促进各个地区档案馆的发展。

2.完善检索功能。档案工作人员应进一步改进检索技术，简化检索步骤和检索界面，提高检索工具易用性，逐步实现检索方式和途径多样化，让用户选择自己喜欢的通道检索信息。工作人员也应不断提高自身技能，研制先进检索技术加快检索速度，实现站内、站外检索相结合，引进各个领域的档案资源，不断增加数据库信息量，促进检索功能向便捷化、速度化、精确化方向发展。

3.建立互动功能。互动功能是用户与档案工作者之间沟通的桥梁。因此，互动系统的建立要符合用户的使用要求，遵循和谐、简便的设计原则，将语音、文字编辑、图片、视频、录音有效地融为一体。用户可将遇到的问题和建议通过此窗口反映给馆员，工作人员收到消息后，经过处理反馈给用户，如此反复，在提升用户满意度的同时，也促进了数字档案资源管理的改善。

4.维护档案信息资源安全。在信息化时代，数字化档案信息资源由于其特殊的形式和载体，往往被不法分子抓住空隙，被肆意篡改、窃取和伪造，严重危害了档案信息的安全。因此，必须尽快建立健全法律法规，加强监督管理力度，实现档案立法，建立档案安全保密技术，提高馆员安全防范意识。

5.提高工作人员素质和技能。高素质人才能够为组织和机构的发展注入新鲜的血液，档案信息资源的管理也需要高素质的复合型人才的加入。因此，档案馆应提高用人标准，引进具备扎实的专业知识，良好的道德素养，敏锐的安全意识和良好的职业操守的人才的加入，这是时代发展的迫切要求。此外，档案馆应顺应时代要求，定期组织培训活动，加强对工作人员各方面能力的培养，从而提高档案馆管理的整体水平[6]163。

档案是社会发展不可或缺的重要参考依据和凭证，保管好档案是任何时期档案工作者必须尽全力做好的本职工作。档案信息资源作为一种重要的资源，在社会中占有举足轻重的作用，关系到社会的发展和进步。研究在数字化环境下如何管理好档案信息资源，有利于促进档案工作朝着数字化和信息化方向发展，提高档案管理工作的效率和服务水平，有利于促进档案工作者不断学习新技术，提高计算机应用水平，从而带动整个团队素质的提升，更好地服务于档案工作。另外，做好档案信息资源的管理工作，是加快实现档案信息化进程的重要途径，是促进电子档案的推广和发展的首要工作，有利于不同国家和地区档案资源的共享。最后，推动档案信息资源的可行性管理，是社会发展的必然要求，也是顺应时代背景下应对数字化潮流的重要举措，有利于档案事业稳步健康发展。

[1]白宇楠.试析网络管理机制中档案信息资源的收集与保存[J].黑龙江科技信息,2016（36）:276.

[2]张楠雪.基于社交媒体的档案信息服务优化研究[D].吉林大学,2016.

[3]顾玉萍.高校档案网站建设问题与对策研究[D].华东政法大学,2016.

[4]王兰成.新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用[J].中国档案,2017（1）:64-66.

[5]张丹.档案网站信息资源建设[J].中国管理信息化,2017（2）:167-168.

[6]江鸿.数字化档案信息利用模式研究[J].中国管理信息化,2017（2）:162-163.

G271

A

2017-04-05

程文芳为安徽大学档案学在读硕士研究生。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.29