高校学生档案管理的监督工作

林 琳

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

高校大学生是日后社会发展的主控者，大学时期的档案是他们学习、生活以及实践活动的真实记录，展现了个人的现实表现及成长经历，是人事档案的前期材料。随着高等教育的不断改革发展，学生档案管理手段和服务方向都有了新的突破，学生本人在升学、就业以及人才的培养、选拔、流动等方面把握主动权，学生档案管理在顺应时代要求的同时，加强和完善其监督工作势在必行，而且日趋常态。

一、高校学生档案管理的监督作用

（一）高校学生档案的管理现状

目前，高校学生档案的管理存在集中统一管理、分级管理和分散管理等现状。根据《高等学校档案管理办法》，2010年3月，武夷学院的学生档案归并学校综合档案室集中统一管理，并配备了专职档案工作人员。学生档案的存在虽然是独立的，但不是完全独立，而是与其他类别的档案相互依存、互为补充，是学校档案资源的重要组成部分。学生档案的管理内涵在于挖掘和提炼，高度集中可以提高管理效率，通过各类档案的管理和利用，结合学生档案自身特点，寻找探索有效的管理途径，形成新的管理理念，并将这种理念贯穿学生档案管理的始终，形成良性循环，促进档案管理的共同进步和发展。

（二）学生档案管理部门的监督作用

武夷学院综合档案室作为学生档案的管理部门，对学生档案材料的形成、收集、鉴定、归档、转递等工作环节具有监督指导作用。对学生档案管理的监督工作可以概括为四方面的内容：一是对学生档案材料的完整性、真实性和一致性进行监督。学生档案材料以表格形式居多，基本信息是由学生本人填写，或许对表格款项的理解误差，或许是相关信息掌握不全面，或许在填写过程中的随意性等原因，致使表格信息存在偏差，档案管理部门采取前期安排、中期抽查、末期普查等形式进行督促检查，不但使学生信息内容真实完整，而且要保持个人信息的一致性；二是对学生档案材料形成过程的监督。对于办理完毕的档案材料要求手续完备，载体材料和书写材料统一规范。学生档案特殊性在于形成者是学生本人，而档案材料的办理过程有学生、老师等自然人参与，形成的档案材料千差万别，以至于“复印件代替原件、书写材料使用不当、形成日期填写不详、印章加盖不完整”等情况时有发生，学生档案管理部门要明确监督职责，发现问题及时纠正，确保档案信息记录的有效性；三是对学生个人材料的归档监督。学生档案是以个人姓名为特征组成的专卷或专册，其内容和材料成份只能是同一个人的有关材料，一个人的材料不能分散，也不能混杂他人卷中。在归档过程中按类别、按时间进行归卷入档；四是对学生档案的“动态”过程进行监督。高校学生档案与其他类别档案相比，尽显其动态特性，涵盖学生档案的收集、鉴定、归档、转递等各环节，档案管理部门要注重观察“动态”过程，充分把握“动态”规律，按时收集，随时整理，及时归档，统一发放，使学生档案管理形成良好的循环过程。学生档案的发放包括“毕业季的批量转递”和“平时的零散转递”两个方面，发放过程严格按照档案转递的规范要求进行，做到转递“出口”统一，转递“途径”归一，保证学生档案发放的规范有序。

二、监督工作是提升管理水平的基础

管理是通过选择，科学、合理、优化配置要素资源，以最优的投入获得最佳的回报；监督是察看并督促，使结果达到预期目的，二者在过程范围、对象和目标上有一定的区别，但也有一定的联系，监督之下，管理结果可以达到最佳的预期目的。督查是提升学生档案管理水平的有效方法，依靠完善的监督机制，促进学生档案管理水平的不断提升。

（一）完善的监督体系提高管理效能

完善的监督体系，重点是对学生档案的管理工作的监督检查，内容包括：一是对档案的收集、鉴定、归档等基础工作安排是否达到要求，管理任务要与高等教育改革状况相适应；二是工作效率。是否做到高质量高效率地完成工作，提倡积极上进的工作态度，应做尽做，运用现代技术手段，提高工作效率；三是档案内容的甄别。防止盲目追求数量，取之有据，舍之有理，不能武断和草率；四是归档材料的质量。加强对档案质量的检查，防止卷内混杂、张冠李戴，做到文字清楚、对象明确、手续完备；五是加强主体的监督。档案管理人员作为学生档案管理的主体，具有档案管理的责任，也具有监督指导作用，除档案机构内部监督外，由上级主管部门牵头，建立二级学院、辅导员、学生等参与的外部监督机制，随机或定期进行监督检查；由于辅导员的管理模式和学生主体意识二者是互相制约、互相促进的关系[5]，通过完善的内部监督体制，提高工作效能。

（二）健全的监督机制保证管理质量

建立健全学生档案管理共同配合的监督机制，明确学生档案归口管理机构，履行职责：统筹协调，安排学生档案接收进馆的时间，执行计划接收、登记造册；对接收方式的变更、档案材料质量等事项进行审查；转递出校的学生档案，分别建立“明细账”，汇总待查；学生档案管理有关信息的发布管理；学生档案进馆和转递过程形成的登记簿与台账等材料归档保管；保管信息统计汇总和分析。

全面加强管理监督 ，提高管理质量，发挥档案管理部门的监督作用，强化对管理行为的约束，切实做到严格认真，避免和杜绝违规现象。着力推进学生档案管理由监督导向性向结果导向性转变，对管理状态、管理程序、管理结果实施动态监管。注重学生档案信息服务的建设，加强对学生档案的需求、利用效果的管理，确保学生档案价值所在；不断探索新形势下的新方法，提高管理质量。监督工作要探索适合自身发展的新思路，针对以往的方式方法要不断改进，持续提高，保证学生档案管理质量。

（三）科学的监督方式促进职业道德素养及专业水平的共同提升

加强学生档案管理的监督，突出监督工作重点，强化对档案形成者和档案管理人员的道德教育，促进职业道德人格不断发展完善。档案管理者在管理工作实践中，认识职业道德的内容和意义，通过管理工作中监督指导的约束，加强自身修养，进而升华为内在的道德情感、意志信念和外在的道德行为，形成一定的道德品质。严格依法依规办事，确保管理工作的稳定性。一方面加大学生档案管理执行过程的监督审查力度，另一方面惩防并举，促进管理人员的精神境界的提升。档案管理工作需要专业化，新的设备或技能的出现，需要加强提高专业的水准，加强专业知识的学习，在学习中求发展，在实践中求进步，丰富管理经验，不断提高组织协调能力。档案管理人员要坚持不懈地进行道德品质修养，掌握相应的专业知识，以便更好地适应我国经济建设和高等教育发展需要的品格和专业水平。

三、学生档案管理监督工作的路径

（一）监督运行方式的拓展

随着社会的进步，监督运行方式发生了很大的变化，人们的思维方式也有了不同程度地改进。在日常工作中，发现的问题越来越多，而且与现代社会的科技进步息息相关，新的技术、新的设备、新的技能赋予学生档案管理新的课题，也给管理监督工作带来了新的挑战。科学技术的发展，电子文件占据了主要领域，学生档案的电子化使档案信息载体发生了变化，从单一的纸质档案向着电子档案的方向发展，学生档案管理的监督运行的方式向着电子档案监督、网络传输监督等方面不断拓展，运用先进的科学技术和网络的传播功能，探索建立科学的监督网络。在职权范围允许的情况下，监督工作形成学生自律监督、老师责任监督、相关单位职责监督的监督机制，实现监督工作的运行程序由事后监督向事前监督、事中监督的方面转化，进行全方位约束和规范，起到防范性的作用。

（二）建立内部监督控制体系

高校学生档案管理需要不断强化管理手段，提高管理水平，构建内部监督控制体系，建立有力有效的行政许可实施权的监督机制[1]，夯实管理基础。内部监督控制体现了学生档案管理部门实施监督控制的意愿，符合学生档案管理在高校提高自身竞争力的要求，具有十分重要的意义。内部监督控制可以概括为：学生档案材料的真实、完整；规范管理行为；纠正错误，消除隐患；防止徇私舞弊，保护学生档案的安全；确保学生档案转递及时、准确，渠道流畅。科学的内部监督控制体系在建立初始，就赋予了一定的约束性，主要研究在监督工作的实施下对学生档案内部管理活动所产生的结果。内部控制体系是一个有机整体，监督是这个体系中重要组成部分[2]，建立内部控制体系，开展监督工作。档案材料的形成指明了学生档案的来源；档案材料的收集说明是处理完毕的具有保存价值的文件材料；档案材料的鉴定就是甄别真伪；档案材料的归档是档案工作的基本任务；学生档案的转递是改变学生档案管理单位的途径，这些工作环节直接影响学生档案的质量和本质属性。内部监督控制体系的约束性说明现阶段监督作用的有限性，受到自身知识、能力、素养的影响，同时随着社会的进步和科技的发展而提高。

（三）学生档案管理的诚信问题

诚信是道德范畴，是诚实和信用的合成，以真诚之心,行信义之事。近年来，诚信受到了严峻的挑战。在高校学生档案管理工作中渗透诚信教育，是当今社会赋予的重要管理功能[3]。高校学生档案的诚信问题，关系到高校的教育职责，关系到档案价值的实现[4]，是建设诚信社会的需要。诚信教育从三个方面入手：首先，学生档案形成过程的诚信问题。新形势下，学生从高考报名、志愿填报到大学录取都采用了远程互联网技术，其过程贯穿学生的诚实和信义，如实填写个人信息，不随意登录他人账号，甚至篡改相关信息；其次，学生档案管理者的诚信问题。诚实守信是学生档案管理者的人品标志，理应以身作则、诚信履约，在监督学生诚信的同时，做到诚信自律，以适应新形势下素质教育、和谐社会建设的需要；再次，建立诚信档案。开展学生档案管理诚信建档工作，对学生档案管理过程中的诚信信息进行收集、管理，将学生及学生档案管理者纳入诚信道德教育的范畴，加强对诚信信息的管理。

四、学生档案管理监督工作的必要性

学生档案管理，要有自己的管理特点，不但要加强管理的科学性和规范性，而且要强化监督在学生档案管理中的作用，特别是科学技术飞速发展的今天，监督的作用就显得尤为重要。新的经济时代，有思维方式的转变和管理手段的变革，也有经济成分的诱惑和主体利益的驱使，这些社会问题对学生档案的管理都会产生不同程度的影响，造成管理上的疏漏。档案管理人员应站在更高的角度，置身更高的层面，在日常工作中发挥监督作用，杜绝管理上的漏洞，并建立长效的监督机制，形成监督阵营，将学生档案管理的基础要求、制度规范、政策法规通过监督管理传授给教师、学生及相关工作人员。监督更强，制约管理优化的许多障碍得到消除，提升了档案管理的整体形象；监督力度更大，既可以消除制度方面的障碍，又可以增强管理意识，有利于提高档案管理的影响力。

虽然学生档案管理的监督工作已初见成效，但监督工作任重道远。目前还存在一些不完善的地方，仍然需要不断地探索和提升。比较而言，目前采用的监督内容有可操作性，作为档案管理机构，其监督的直接性和强行性使得档案管理质量不容否定，档案管理的自律监督应成为档案管理监督的必要延伸，通过档案管理自律监督提高档案管理水平，避免监督部门的刚性惩罚。随着社会的发展，科技的进步，档案管理的监督工作在实践中通过始终坚持与持续完善必将日渐成熟，在档案事业发展中发挥重要的作用。

[1]廖原.在宪法体制的架构下完善行政许可监督体系[J].云南大学学报,2015(3):27-32.

[2]王卫星,赵刚.高校内部控制评价指标体系的构建与应用[J].审计与经济研究,2008(6):93-97.

[3]江小华.在高校学生档案管理工作中渗透诚信教育[J].南昌教育学院学报,2012(4):51-54.

[4]刘秀芬.浅谈高校学生档案管理中的诚信问题[J].黑龙江档案,2009(6):98.

[5]杨朝霞,褚静静.学生主体意识与高职院校辅导员管理效能提高探究[J].现代经济信息,2016(11):421.