移交资料协同管理探索

秦亮+陈书军+刘继武

【摘要】本文将协同管理理论应用于工程移交资料管理中，提出移交资料协同管理模型，同时设计移交资料协同管理界面。移交资料协同管理模型可以有效解决移交资料中资料缺失及不准确的问题，同时可以大大提高移交资料的效率，对于探索移交资料高效管理模式有重要意义。

【关键词】移交资料；协同管理

0引言

协同管理是将系统的无序的各个单元（例如建设工程中各个参建方等）集合在一起，使之能够相互协作，使之发挥整体效益大于各个部分效益之和的累加，最终实现最大目标的一种管理模式。工程资料是在工程施工中形成的历史记录，包括文字，图片及影像等多种形式。工程资料如实反映了工程的过程及整个建设项目所实施的具体情况，对于工程的竣工验收以及后期的项目运营，出现质量问题责任认定及维护有着非常重要的参考意义。因此移交资料是整个工程建设中重要的环节。在实际的建设工程中，移交资料主导是建设单位，施工单位需要按国家规定向建设单位移交资料；如果实现的是总分包制，负责各个专业的承包企业需要向总承包施工企业移交施工资料；对工程项目的质量进行监督的监理企业将工作中的施工情况总结向建设单位移交资料。建设单位在总结汇总资料之后，向当地的城市建设档案馆移交工程建设的所有档案。由于目前建设项目的规模越来越庞大，参建方数量较多，在实际工作中，要提高移交资料的效率，保证资料完整，准确需要对移交资料管理模式进行探索。本文探索将协同管理的思想应用于实际移交资料中，对于解决移交资料中出现的问题进行有益的探索。

1协同管理概念及优势

1.1协同管理概念

协同管理是在一定的管理机制下，复杂系统中各个单元在机制下能够互相利用信息，相互配合协作完成复杂任务的一种工作模式。协同管理在最大管理者的调节下，通过对于系统中各个子单元进行时间，空间及功能结构的重组，产生一种具有“竞争合作协调”能力，其产生的效益远远大于各部分之和累加。

在建设工程资料移交的过程中，建设单位起着主导作用，类似于协同管理模式中的管理者。建设单位制定的管理机制能否有效的在各个被管理者（各参建方）之间有效运作，对于移交资料的协同管理有着重要作用。

1.2协同管理在工程建设项目移交资料中应用中優势

协同管理理论应用于工程实际移交资料中，主要有以下几点核心优势。

（1）协同管理有助于确保移交资料完整及准确的目标实现。协同管理模式不同于单向管理模式及双向管理模式，协同管理主要以难以具体化，明确及预测的复杂系统为主要研究对象，通过协同管理的思想使系统内各单元能够相互协作，促进信息的传递，最终圆满完成移交资料的工作。

（2）协同管理可以有效平衡各方利益。工程建设中存在风险项目，部分参与建设的单位不愿意承担相关的风险，不积极主动配合资料的收集。在“竞争一合作一协调”运行机制下，协同管理可以对资料移交中存在的利益相关方开展针对性的协同活动，从而有效达成完整准确移交资料的目标。

（3）协同管理可以使移交资料工作更具有组织性，提高移交资料工作效率。资料的收集工作由各个分散的参建部门组成，不同参建部门对于资料的种类和要求不一样。协同管理对于各个部门进行协调管理，加强整个移交资料工程的组织性，可以提高移交资料的工作效率，节省人力物力成本。

（4）协同管理可以对移交资料的过程进行动态控制。工程项目的规模越来越庞大，施工的环节越来越复杂，项目历经立项决策、设计及施工安装等环节，还会出现设计变更等设计施工变化状况的出现，因此需要时刻对于施工资料进行收集整理，动态处理好各个参建部门之间的协调工作，可以对资料移交完整及准确性起到关键作用。

2移交资料协同管理概念模型

总结协同管理的相关理论，以目标协同为上层建筑，配合过程、组织协同，在信息协同的基础上，结合工程项目的实际情况，构建了工程项目移交资料的基本模型如图1所示。

图1移交资料协同管理模型

2.1目标协同管理

移交资料的高效，准确、完整是进行协同管理的根本目标。运用协同管理的方法，对于移交资料中存在的问题进行分析研究，确定移交资料的类型及数量的程度，帮助建设单位做好参建单位的具体资料转移的制定工作。资料的收集过程中，利用各参建方之间的联系进行协同优化，将协同优化的目标任务分解到过程协同及组织协同过程的中去，制定相应的更加详细的目标。同时，在资料收集过程中，根据工程建设出现的突发情况，不断调整资料收集的种类与数量，动态监控与分析收集资料中的各个具体工作目标的制定，从而对于工程建设资料的收集由被动的事后整理转移为过程中的动态管理。工程移交资料的转移目标协同是开展协同管理的基础，没有目标就会失去协同管理的方向。同时目标协同也是协同管理的最终达成的目的，一切协同管理的最终所要达成的结果在于目标协同。因此协同管理在整个移交资料协同管理体系中起着至关重要的作用。

2.2过程协同管理，组织协同管理是进行移交资料协同管理的手段

协同管理中目标协同的实现离不开过程协同管理及组织协同管理的有力开展。过程协同管理和组织协同管理的顺利实施是实现移交资料目标协同的有力保障。

过程协同就是要求在工程的决策，设计及施工阶段要把握每一个环节的资料收集于转交工作。特别是施工阶段，建设规模大，施工程序复杂，要求对于每一个施工环节，特别是关键部位的施工做好资料的收集转交工作，确保资料的准确，完整及翔实，同时资料的类型能够反映建筑施工的实际情况，将资料转移由事后被动转移变成过程动态转移，有利于把握资料的完整度及准确性。

组织协同指在建设单位的指挥下，各个参建方的主动进行配合，提供相关环节的资料进行有效的资料完整准确收集与移交。减少由于缺乏组织性造成的资料不完整及拖延内耗现象的发生。

2.3信息协同是进行协同管理的联系者

建设工程的复杂性使得在参建各方中信息的传递显得尤为关键。没有信息协同，各个参建方的消息不通顺，存在之后现象，就会带来资料收集的困难与不准确。只有各个参建方共同享有信息传递的内容，进行信息协同，才能是使得协同管理带来巨大的管理价值。因此在进行资料移交的信息协同过程中，要注重建设中各类信息的内容与传输途径的建设，确保各个参建方可以及时了解信息，对于资料的收集，提供以及最后的移交带来便利。

3资料移交协同管理界面设计

资料移交协同管理界面主要围绕以下四个部分为主要的工作对象：施建协同（施工单位与建设单位的协同）；监建协同（监理单位与建设单位的协同）；专总协同（专业承包单位与总承包单位的协同）；建地协同（建设单位与地方档案馆的协同）。工作对象中各个单位之间必须加强协作，从系统的高度对于在资料转移过程中存在的资料缺失，不完整及不准确等情况进行改进与消除，缩短资料转移的时间，提高资料转移的质量，逐步探索出在工程资料转移管理的高效方法。资料转移协同管理界面如下图所示。

图2资料移交协同管理界面

4结语

工程建设的规模逐渐庞大，涉及的参建方的数量也逐渐增多，如何保证工程资料在各个部门之间高效，完整及准确的转移，是维护建设单位利益，保证工程项目后期经营和维护的保障。本文将协同管理引入资料移交管理中，提出资料移交协同管理的新理论，为后面探寻解决资料移交中出现的问题打开新的思路。

参考文献：

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